Collect data from budgets, people, and time, then group and filter that data into reports.
Вы можете создавать и сохранять часто используемые отчёты. Сохранённые отчёты доступны на личной странице и на странице аналитики. Resource Management reports help to answer questions such as:
- был ли мой проект прибыльным?
- где и с какой целью был превышен бюджет?
- что нужно будет сделать по-другому, когда мы будем работать с аналогичным проектом в следующий раз?
- как используются ресурсы моей команды?
Типы отчётов
Существует четыре типа отчётов:
Выбрать тип отчёта можно в левом столбце, в разделе "Представление".
Report components
Чтобы создать отчёт, нажмите кнопку Новый отчёт на странице Аналитика.
Отчёт содержит четыре компонента.
- Представление отчёта. Выберите данные, которые хотите просмотреть. Доступны следующие варианты: Время и оплата, Бюджеты, Использование и Расходы.
- Временной интервал. Вы можете использовать предварительно заданные временные интервалы или настроить нужный вам диапазон дат.
- Порядок группировки. Параметры группировки данных. Например, можно группировать данные по имени сотрудника, проекту или клиенту. Также можно настроить вспомогательную группировку. Например, сначала можно сгруппировать данные по проектам, а затем сгруппировать их по именам сотрудников, чтобы узнать, над какими проектами работает каждый участник команды и какова его загрузка.
- Показать. Выберите данные для отображения. По умолчанию Resource Management отображает все данные по всем проектам. Вы можете отобразить информацию только по одному проекту или сотруднику.
Выбрав нужные параметры, выберите "Выполнить отчёт".
Использование фильтров при работе с отчётами
С помощью фильтров в отчёте после его создания можно настроить, какая информация будет отображаться. Можно использовать фильтр по проекту или дисциплине или выбрать несколько фильтров, чтобы сосредоточиться на конкретных данных и оптимизировать результаты.
Чтобы выбрать позиции, по которым будет происходить фильтрация, отметьте их флажками или используйте параметры "Все" или "Нет" в верхней части поля фильтра. To locate a specific filter you're looking for, you can also use the search bar feature.
Если выбрать параметр, щёлкнув его название, а не флажок рядом с ним, то все флажки, кроме выбранного, будут сняты автоматически.
Потрачено (часы)
В зависимости от настроек отчётного периода в вашей учётной записи отчёты могут содержать данные за предыдущие дни и сегодняшний день или только за предыдущие дни (сегодняшний день считается запланированным временем в будущем). Если количество часов, отработанных вашей командой за сегодня, не влияет на количество потраченных часов и суммы в отчётах, то, скорее всего, для вашей учётной записи установлен отчётный период только за прошедшие дни.
Любой администратор ресурсов может изменить эту настройку, перейдя в раздел "Параметры учётной записи > Отчётный период". Здесь можно определить, должны ли потраченные часы и суммы для всей учётной записи включать только прошедшие дни или прошедшие дни вместе с текущим.
Расширенный отчёт
If your organization has a Business or Enterprise Smartsheet plan and uses Smartsheet authentication, then you can use advanced reports to take your data further. Advanced reports allow you to analyze, visualize, and share your Resource Management reporting data in Smartsheet.
Reports page
На странице "Аналитика" отображаются данные об активных проектах с цветовой диаграммой и прогнозируемым бюджетом. На этой странице также показано, кто из сотрудников будет доступен в течение следующих двух недель.
Кроме того, на странице "Аналитика" находится список сохранённых отчётов. Он виден пользователям с соответствующим уровнем доступа.
Поиск и устранение неполадок
Обработка отчётов, содержащих большие объёмы данных, может занять несколько минут. Перед запуском отчёта проверьте, правильно ли настроены параметры представления, дат, группировки и фильтрации. Это позволит сократить количество вычислений и повысить общую производительность.
Если вы попытаетесь загрузить слишком много крупных отчётов подряд, то можете столкнуться с предупреждением Идёт обработка нескольких больших отчётов.
Если запрошенный отчёт содержит слишком много данных (миллионы записей со значениями времени), на обработку и загрузку которых требуется более 5 минут, вы можете увидеть предупреждение Этот отчёт невозможно загрузить из-за его размера. В таком случае уменьшите область отчёта и повторите попытку.
Если вы не хотите сокращать область, вы можете получить данные по электронной почте. Чтобы получить ссылку на файл с полным набором данных, выберите Запросить исходные данные. Время формирования и отправки отчёта зависит от объёма отчёта и нагрузки системы. Для этого может потребоваться до 24 часов.
Функция "Запросить исходные данные" недоступна для отчётов об использовании.
Чтобы сузить область отчёта, выполните следующие действия:
- выберите меньший диапазон дат, например последние 30 дней, или настройте собственный диапазон дат;
- ограничьте число включённых в отчёт проектов с помощью фильтров; выберите конкретный проект, клиента, тип проекта (подтверждённый или предварительный) или другое свойство, объединяющее нужные вам проекты;
- используйте фильтры для ограничения числа пользователей в отчёте; выберите конкретный вид деятельности, роль или местоположение.