Выбор получателей оповещений и запросов

Вы можете управлять отправкой уведомлений и запросов в соответствии с положением пользователей внутри организации, а также предоставлять доступ к таблицам, которые служат источниками соответствующих уведомлений и запросов. Эти настройки можно контролировать на уровне учётной записи и таблицы.

Для отправки уведомлений и запросов в чаты (Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams) необходимо установить флажок в поле «Нестрогий» на уровне и учётной записи, и таблицы.

Настройки автоматизации на уровне учётной записи

Настроить отправку уведомлений на уровне учётной записи может системный администратор учётной записи в меню Учётная запись > Администратор учётной записи > Параметры учётной записи > Разрешения для автоматизации.

Дополнительные сведения см. в статье Глобальные параметры учётной записи.

Настройки автоматизации на уровне таблицы

Настроить отправку уведомлений и запросов на уровне таблицы может её владелец или пользователь с разрешениями уровня администратора.

Чтобы изменить настройки уведомлений на уровне таблицы, выполните указанные ниже действия. 

  1. Щёлкните Автоматизация > Управление автоматизированными рабочими процессами вверху таблицы, чтобы открыть окно «Автоматизация».

    Если кнопка Автоматизация отсутствует, щёлкните значок со стрелкой вниз в правом верхнем углу окна Smartsheet.
    отображение-строки-меню
  2. В правом верхнем углу окна «Автоматизация» нажмите на значок Параметры

    Параметры
  3. В открывшемся окне «Разрешения для автоматизации» выберите режим уведомлений для данной таблицы:
    • Строгий (по умолчанию) — уведомления будут получать только пользователи, которые могут просматривать соответствующую таблицу в Smartsheet.
    • Ограниченный — уведомления будут получать участники вашей учётной записи Smartsheet, а также пользователи, которые могут просматривать соответствующую таблицу в Smartsheet.
    • Нестрогий — уведомления будут получать все пользователи, даже не имеющие прав доступа к таблице.

      ПРИМЕЧАНИЕ. Если на уровне учётной записи установлен параметр Ограниченный или Строгий, некоторые настройки могут быть недоступны. Если вам не удаётся настроить параметры уведомлений и действий на уровне таблицы, обратитесь к системному администратору, чтобы внести необходимые изменения на уровне учётной записи.

Получено уведомление «В правиле автоматизации на уровне таблицы указаны недопустимые получатели».

Вы получили от Smartsheet сообщение о том, что один или несколько пользователей не будут получать уведомления? Вот несколько вариантов решения этой проблемы.

Предоставьте соответствующему получателю доступ к таблице

Если вы создали уведомление, которое должно отправляться пользователям с доступом к таблице, но система сообщает о невозможности доставить сообщение одному или нескольким получателям, целесообразно предоставить им доступ к таблице, если этого не было сделано раньше.

  1. Откройте таблицу и нажмите кнопку Поделиться справа вверху. Откроется форма «Совместный доступ к таблице».
  2. В поле Пригласить соавторов введите адрес электронной почты лица, которому требуется предоставить общий доступ к таблице.
  3. Укажите необходимый уровень доступа. (См. дополнительные сведения об уровнях разрешений совместного доступа.)

    СОВЕТ. В разделе Сведения о приглашении можно добавить личное сообщение с описанием таблицы.
     
  4. Нажмите кнопку Предоставить доступ к таблице.

Пользователи начнут получать уведомления и запросы сразу после получения доступа к таблице.

Установите менее строгие параметры.

Если вы создали уведомление, которое должно отправляться пользователям без доступа к таблице, целесообразно настроить менее строгий уровень рассылки оповещений и действий. Аналогичный метод подойдёт для отправки сообщений пользователям, которые утратили доступ к таблице.

  1. Откройте таблицу и выберите Автоматизация > Управление автоматизированными рабочими процессами.
  2. Щёлкните значок Параметры в правом верхнем углу диспетчера рабочих процессов.
  3. Выберите мене строгий режим рассылки (например, отправлять по всем указанным адресам).

Измените список получателей уведомлений

Это может потребоваться, если была создана копия таблицы с оповещениями, которые должны рассылаться определённым пользователям.

  1. Откройте таблицу и выберите Автоматизация > Управление автоматизированными рабочими процессами.
  2. Дважды щёлкните правило (красный текст сообщения означает, что получатель был удалён).
  3. В конструкторе рабочих процессов внесите необходимые изменения в список получателей.

Утвердите список разрешённых адресов электронной почты

Попросите системного администратора внести все необходимые адреса в белый список вашей организации.

Чтобы уточнить адрес электронной почты своего системного администратора в Smartsheet, щёлкните значок профиля в правом верхнем углу экрана и выберите Администратор учётной записи.