Выбор получателей оповещений и запросов

Вы можете управлять отправкой уведомлений и запросов в соответствии с положением пользователей внутри организации, а также предоставлять доступ к таблицам, которые служат источниками соответствующих уведомлений и запросов. Эти настройки можно контролировать на уровне учётной записи и таблицы.

Для отправки уведомлений и запросов в чаты (Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams) необходимо установить флажок в поле «Нестрогий» на уровне и учётной записи, и таблицы.

Настройки автоматизации на уровне учётной записи

Настроить отправку уведомлений на уровне учётной записи может системный администратор учётной записи в меню Учётная запись > Администратор учётной записи > Параметры учётной записи > Разрешения для автоматизации.

Дополнительные сведения см. в статье Управление глобальными параметрами учётной записи.

Настройки автоматизации на уровне таблицы

Настроить отправку уведомлений и запросов на уровне таблицы может её владелец или пользователь с разрешениями уровня администратора.

Чтобы изменить параметры уведомлений на уровне таблицы, выполните указанные ниже действия. 

1. В левом верхнем углу таблицы выберите Автоматизация > Управление рабочими процессами. 
2. В правом верхнем углу окна «Автоматизация» щёлкните значок параметров. 
   
   
3. В открывшемся окне «Разрешения для автоматизации» выберите режим уведомлений для данной таблицы:
   • Строгий (по умолчанию) — уведомления будут получать только пользователи, которые могут просматривать соответствующую таблицу в Smartsheet.
   • Ограниченный — уведомления будут получать участники вашей учётной записи Smartsheet, а также пользователи, которые могут просматривать соответствующую таблицу в Smartsheet.
   • Нестрогий — уведомления будут получать все пользователи, даже не имеющие прав доступа к таблице.
     
     ПРИМЕЧАНИЕ. Если на уровне учётной записи включен режим Ограниченный или Строгий, некоторые параметры могут быть недоступны. Если вам не удаётся настроить параметры уведомлений и действий на уровне таблицы, обратитесь к системному администратору, чтобы внести необходимые изменения на уровне учётной записи.

Получено уведомление «В правиле автоматизации на уровне таблицы указаны недопустимые получатели».

Вы получили от Smartsheet сообщение о том, что один или несколько пользователей не будут получать уведомления? Вот несколько вариантов решения этой проблемы.

Предоставьте соответствующему получателю доступ к таблице

Если вы создали уведомление, которое должно отправляться пользователям с доступом к таблице, но система сообщает о невозможности доставить сообщение одному или нескольким получателям, целесообразно предоставить им доступ к таблице, если этого не было сделано раньше.

1. Откройте таблицу и нажмите кнопку Поделиться справа вверху. Откроется форма «Совместный доступ к таблице».
2. В поле Пригласить соавторов введите адрес электронной почты лица, которому требуется предоставить общий доступ к таблице.
3. Выберите необходимый уровень доступа. См. дополнительные сведения об уровнях разрешений совместного доступа.
   
   СОВЕТ. В разделе Сведения о приглашении можно добавить личное сообщение с описанием таблицы.
    
4. Нажмите кнопку Предоставить доступ к таблице.

Пользователи начнут получать уведомления и запросы сразу после получения доступа к таблице.

Установите менее строгие параметры.

Если вы создали уведомление, которое должно отправляться пользователям без доступа к таблице, целесообразно настроить менее строгий уровень рассылки уведомлений и действий. Аналогичный метод подойдёт для отправки сообщений пользователям, которые утратили доступ к таблице.

1. Откройте таблицу и выберите Автоматизация > Управление рабочими процессами.
2. В правом верхнем углу диспетчера рабочих процессов щёлкните значок параметров.
3. Выберите менее строгий режим рассылки (например, отправлять по всем указанным адресам).

Измените список получателей уведомлений

Это может потребоваться, если была создана копия таблицы с уведомлениями, которые должны рассылаться определённым пользователям.

1. Откройте таблицу и выберите Автоматизация > Управление рабочими процессами.
2. Дважды щёлкните правило (красный текст сообщения означает, что получатель был удалён).
3. В конструкторе рабочих процессов внесите необходимые изменения в список получателей.

Утвердите список разрешённых адресов электронной почты

Попросите системного администратора учётной записи внести все необходимые адреса в список разрешённых в вашей организации.

Чтобы уточнить адрес электронной почты своего системного администратора в Smartsheet, щёлкните значок профиля в правом верхнем углу экрана и выберите пункт Администратор учётной записи.