Надстройка Smartsheet для Outlook

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Добавлять комментарии к элементам Smartsheet в надстройке для Outlook может любой пользователь с разрешениями владельца, администратора или редактора.

Надстройка Smartsheet для Outlook (ранее — приложение Smartsheet для Outlook) позволяет создавать и редактировать задачи Smartsheet, а также вести совместную работу над ними в режиме реального времени, — и всё это в папке "Входящие" в Outlook. Вы можете добавлять электронные письма и файлы, прикреплённые к ним в виде вложений, прямо к строкам или обсуждениям в своей таблице, где они будут видны и доступны всем соавторам.

Перед началом работы

Надстройка Smartsheet для Outlook работает в сочетании с поддерживаемой учётной записью Microsoft.

Поддерживаются перечисленные ниже версии Outlook. 

  • Outlook 2013 или более поздняя версия для Windows
  • Outlook 2016 для Mac
  • Outlook для iOS
  • Outlook для Android
  • Outlook в Интернете

Поддерживаются перечисленные ниже типы учётных записей.

  • Учётные записи Outlook.com
  • Office 365 бизнес 
  • Office 365 бизнес премиум
  • Office 365 профессиональный плюс
  • Office 365 корпоративный E1
  • Office 365 корпоративный E3
  • Office 365 корпоративный E5

Локальный сервер Microsoft Exchange не поддерживается.

Делегирование доступа к учётным записям Outlook не поддерживается. При попытке использовать этот тип учётной записи с надстройкой Outlook для Smartsheet возможно возникновение ошибок.

 

Установка надстройки и подключение Outlook к Smartsheet

Для работы с надстройкой её сначала нужно установить из Магазина Microsoft Office (https://store.office.com) и подключить к учётной записи Smartsheet. После того как вы или администратор учётной записи Microsoft установите надстройку, необходимо подключить учётную запись Outlook к учётной записи Smartsheet.

ПРИМЕЧАНИЕ. Надстройку нужно установить только на одном устройстве. После этого она будет доступна на всех устройствах, где вы войдёте в систему.

Установка надстройки на компьютер

Чтобы установить надстройку Smartsheet для Outlook на компьютере, выполните указанные ниже действия.

  1. В Магазине Office откройте страницу надстройки Smartsheet для Outlook и нажмите кнопку Добавить.
  2. Когда будет предложено, войдите в поддерживаемую учётную запись Microsoft. (Адрес электронной почты должен совпадать с адресом, который вы используете в Outlook.)

Установка на платформу iOS или Android

Чтобы установить надстройку Smartsheet для Outlook на устройстве под управлением iOS или Android, выполните указанные ниже действия.

  1. В приложении Outlook для iOS или Outlook для Android выберите Параметры > Надстройки.
  2. Коснитесь значка «плюс» возле Smartsheet.

Инструкции по установке надстроек см. на странице службы поддержки Outlook для мобильных устройств.

Связывание учётных записей Outlook и Smartsheet

Чтобы связать учётную запись Outlook с учётной записью Smartsheet, выполните указанные ниже действия.

  1. Запустите Outlook в Интернете (https://outlook.office365.com/) и откройте письмо, отправленное на адрес поддерживаемой учётной записи Microsoft.
  2. Щёлкните логотип Smartsheet логотип Smartsheet в правом верхнем углу письма, чтобы открыть панель надстройки Smartsheet.

    Outlook в Интернете

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если в правом верхнем углу письма не отображается логотип Smartsheet, убедитесь, что просматриваете сообщение, отправленное на адрес поддерживаемой учётной записи Microsoft.

    В правой части окна Outlook появится панель надстройки с запросом разрешения на установку Smartsheet для Outlook.
     
  3. На панели надстроек выберите Установить, чтобы разрешить подключение к учётной записи Smartsheet.

    Установка Outlook
     
  4. На панели надстроек в правой части окна Outlook выберите Подключиться к Smartsheet.
  5. В открывшемся окне войдите в учётную запись Smartsheet и щёлкните Разрешить.

Вот и всё! После установки и подключения в надстройке Smartsheet для Outlook открывается домашний каталог учётной записи Smartsheet. Надстройка сразу станет доступна на всех совместимых версиях Outlook, в которых выполнен вход в поддерживаемую учётную запись Microsoft.

Использование надстройки Smartsheet для Outlook

Вы можете добавлять электронные сообщения в новые или существующие строки таблицы по мере того, как отслеживаете ход работы, не покидая папку «Входящие» в Outlook. Из Outlook вы можете открывать таблицы для просмотра данных в Smartsheet.

Доступ к Smartsheet для Outlook из различных версий Outlook

После установки надстройка будет доступна из любой версии Outlook, которая используется в сочетании с поддерживаемой учётной записью Microsoft. Процедура добавления сообщений в таблицу с помощью надстройки Smartsheet для Outlook зависит от вашей версии Outlook.

Smartsheet для Outlook в Интернете

Чтобы воспользоваться Smartsheet для Outlook в Интернете, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте сообщение, отправленное на адрес поддерживаемой учётной записи Microsoft.
  2. Чтобы открыть панель Smartsheet в Outlook, в правом верхнем углу окна сообщения щёлкните логотип Smartsheet логотип Smartsheet.
    Outlook в Интернете
    В зависимости от количества надстроек вам может потребоваться перейти в раздел надстроек в электронном письме и выбрать Smartsheet.

    Раздел надстроек

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы не видите надстройку Smartsheet для Outlook, возможно, её необходимо установить.

Smartsheet для Outlook 2013 или более поздней версии (Outlook 2016 для Mac)

Чтобы открыть надстройку в классическом приложении Outlook, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте сообщение, отправленное на адрес поддерживаемой учётной записи Microsoft.
  2. В правом верхнем углу окна Outlook выберите добавить Smartsheet.
    Классическое приложение Outlook
    ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы не видите надстройку Smartsheet для Outlook, возможно, её необходимо установить.

Smartsheet для Outlook на iOS и Android

Чтобы открыть надстройку в приложении Outlook для iOS или Android, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте сообщение, отправленное на адрес поддерживаемой учётной записи Microsoft.
  2. Коснитесь значка надстройки Надстройка для мобильного устройства, затем выберите логотип Smartsheet «Добавить Smartsheet».
  3. Если вы не видите надстройку Smartsheet для Outlook, возможно, её необходимо установить.

Добавление электронных сообщений и вложений в строки

Чтобы добавить электронное сообщение (и вложения к нему) в новые и существующие строки Smartsheet, выполните указанные ниже действия.

По умолчанию в строку добавляется новый комментарий с текстом тела письма.

СОВЕТ. Щёлкните имя таблицы вверху панели надстройки, чтобы открыть её и приступить к работе в Smartsheet. Таблица откроется в новой вкладке браузера.

Чтобы добавить сведения из электронного сообщения в таблицу Smartsheet, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте сообщение, отправленное на адрес поддерживаемой учётной записи Microsoft.
  2. Нажмите на значок Smartsheet в окне Outlook. Дальнейшие действия зависят от вашей версии Outlook.
  3. С помощью одного из описанных ниже методов найдите и выберите таблицу, в которую хотите добавить содержимое из электронного сообщения через Outlook.
    • Введите имя таблицы в поле поиска вверху панели надстройки.
    • Перейдите к таблице через домашний каталог Smartsheet под полем поиска на панели надстройки.
  4. Добавить содержимое электронной почты в таблицу можно несколькими способами.
    • Добавление в виде новой строки: чтобы добавить электронное сообщение в виде новой строки внизу таблицы, выберите "Добавить строку" внизу панели надстройки.
    • Добавление в существующую строку таблицы: чтобы добавить сообщение в существующую строку, выберите её на панели надстройки.

      Приложение обновит внешний вид таблицы и отобразит все существующие данные в основном столбце строки. При добавлении новой строки в основной столбец будет подставлена тема письма.
  5. Щёлкните Сохранить в правой нижней части окна. Изменения будут применены немедленно.

При добавлении в таблицы содержимого электронных сообщений учитывайте перечисленные ниже моменты.

  • Чтобы просмотреть другие столбцы таблицы и при необходимости внести в них изменения, щёлкните Показать ещё.
  • По умолчанию в строку добавляется новый комментарий с текстом тела письма. При необходимости этот комментарий можно изменить.
  • Чтобы сообщение отображалось в столбце, а не в комментарии, скопируйте и перенести его из поля комментария в нужное поле, в затем удалите из комментария.
  • По умолчанию в строку будут загружены все вложения. Чтобы не добавлять их, снимите флажки рядом с именами вложений.
  • Щёлкните имя таблицы вверху панели надстройки, чтобы открыть её и приступить к работе в Smartsheet. Таблица откроется в новом окне браузера.

Доступ к существующим таблицам через Outlook

В Outlook вы можете искать таблицы, доступные вашей учётной записи Smartsheet, в новом окне браузера. 

Чтобы открыть таблицу из Outlook, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте сообщение, отправленное на адрес поддерживаемой учётной записи Microsoft, к которой подключена надстройка Smartsheet для Outlook.
  2. Нажмите на значок Smartsheet в окне Outlook. Дальнейшие действия зависят от вашей версии Outlook.
  3. С помощью одного из описанных ниже методов найдите и выберите таблицу, которую хотите открыть через Outlook.
    • Введите имя таблицы в поле поиска вверху панели надстройки.
    • Перейдите к таблице через домашний каталог Smartsheet под полем поиска на панели надстройки.
       
    Выбрав таблицу, вы увидите основной столбец, который к ней относится.
     
  4. Выберите имя таблицы вверху панели надстройки. Таблица откроется в новой вкладке браузера.

 


Данные Smartsheet, которые невозможно изменить через Outlook

Некоторые данные невозможно изменить через надстройку Outlook — для этого придётся перейти непосредственно в таблицу. К ним относятся:

  • все ячейки с формулами;
  • даты окончания и значения длительности в таблицах с включёнными зависимостями; при этом вы можете изменить дату начала и значение длительности, чтобы тем самым изменить дату окончания (дополнительная информация о зависимостях приведена в статье Включение зависимостей и использование предшественников);
  • столбцы со списком контактов, которые допускают добавление в ячейку нескольких контактов (дополнительные сведения см. здесь).

Устранение неполадок с надстройкой Smartsheet для Outlook

После установки надстройки значок Smartsheet не появляется в моих сообщениях.

  • Значок Smartsheet логотип Smartsheet отображается только в электронных сообщениях, отправленных на адрес поддерживаемой учётной записи Microsoft
  • При работе в Outlook в Интернете в зависимости от количества надстроек вам может потребоваться перейти в раздел надстроек в электронном письме и выбрать Smartsheet.

Как понять, что учётная запись Microsoft поддерживается?

Сведения о поддерживаемых учётных записях Microsoft см. здесь.

Как узнать, какую версию Outlook я использую?

Чтобы узнать, какая у вас версия Outlook, воспользуйтесь инструкциями из этой статьи службы поддержки Microsoft.