Применить к
- Business
- Enterprise
Отслеживание распределения ресурсов в представлении ресурсов проекта
Who can use this?
Plans:
- Smartsheet
- Business
- Enterprise
Представление ресурсов позволяет в наглядном виде контролировать распределение пользователей (ресурсов) в рамках плана Smartsheet по проектам, над которыми они работают. Представления ресурсов помогают принимать решения о рабочей нагрузке на сотрудников.
Сведения о настройке и включении управления ресурсами см. в статье Управление ресурсами и их распределение.
Перед началом работы
Прежде чем просматривать ресурсы в представлении ресурсов, необходимо назначить участников рабочей группы таблицам проектов, для которых включено управление ресурсами, как описано в статье Управление ресурсами и их распределение.
Системный администратор Smartsheet также должен:
- назначить вас наблюдателем ресурсов в учётной записи;
- добавить в учётную запись всех пользователей, которых требуется отслеживать (в том числе не имеющих лицензии). Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями многопользовательского плана.
ПРИМЕЧАНИЕ. Эта функция недоступна для учётных записей с планом "Профессиональный". (Не знаете, какой у вас тип плана? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)
Просмотр ресурсов в представлении ресурсов проекта
- В таблице, для которой включено управление ресурсами, на панели инструментов откройте представление Ганта и щёлкните значок Представление ресурсов проекта (под кнопкой Предоставить доступ в правой части окна).
- В открывшемся представлении можно увидеть рабочую нагрузку всех ресурсов, которым назначены задачи в таблице.
- Чтобы просмотреть занятость ресурса по проектам, щёлкните его имя.
СОВЕТ. Чтобы открыть представление ресурсов проекта, можно щёлкнуть значок оповещения о превышении выделения .
Просмотр ресурсов в нескольких таблицах
Наблюдатели ресурсов могут просматривать распределение по всем таблицам, в которых включена эта функция. Для этого необходимо выполнить указанные ниже действия.
- Щёлкните значок меню в левом верхнем углу окна Smartsheet и выберите пункт Главная.
- Щёлкните правой кнопкой мыши элемент Представления ресурсов и выберите пункт Создать представление.
- Выберите таблицы или ресурсы, для которых хотите просмотреть распределение, и нажмите кнопку ОК.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если ресурс выделен задачам в таблицах, к которым вам не предоставлен доступ, выделение в рамках всех этих таблиц будет объединено и указано в разделе Другие таблицы в представлении ресурсов.
Рядом с каждой задачей, которой назначен хотя бы один ресурс с превышением нагрузки, отображается значок оповещения о превышении выделения . Прокрутите временную шкалу, чтобы просмотреть таблицы, в которых ресурсу назначены задачи, и попробуйте переназначить некоторые из этих задач другим пользователям.
Предоставление доступа к представлению ресурсов и его экспорт
Чтобы экспортировать представление ресурсов или предоставить доступ к нему, выполните указанные ниже действия.
- Откройте панель навигации, щёлкните Обзор и перейдите к пункту Представления ресурсов.
- В разделе представлений ресурсов выберите представление и выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы отправить представление ресурсов по электронной почте в виде вложенного файла Microsoft Excel (XLS), щёлкните значок конверта .
- Чтобы загрузить файл Microsoft Excel (XLS) с представлением ресурсов, щёлкните значок экспорта . Чтобы изменить временной интервал, отображаемый в представлении, щёлкните диапазон дат.
Создание пользовательского представления ресурсов
С помощью пользовательского представления ресурсов можно создать более релевантный набор данных.
- Откройте панель навигации, щёлкните Обзор и перейдите к пункту Представления ресурсов.
- Щёлкните правой кнопкой мыши элемент Представления ресурсов и выберите пункт Создать представление.
- Выберите нужный фильтр.
- Фильтр По пользователю позволяет отобразить все проекты, задачи которых связаны с указанными ресурсами.
- Фильтр По проекту формирует список ресурсов, связанных с задачами в указанных проектах. Представление включает другие проекты с участием этих ресурсов, что позволяет обнаружить все возможные проблемы с графиком работ.
- Фильтр По группам позволяет отобразить все проекты с задачами, назначенными участникам указанной группы.
- Нажмите кнопку ОК.