Melhores práticas com o Resource Management

O agendamento de um projeto antecipado oferece percepções em tempo real sobre a rentabilidade do projeto. É importante que o custo de um projeto totalmente agendado esteja exatamente alinhado com o orçamento antes de começar, portanto, quando você agenda o projeto, mapeia o plano de trabalho do projeto com a taxa real que você estimou.

Por exemplo, se houver um orçamento de US$ 96.000 e você agendar duas pessoas por dois meses, em período integral a US$ 150/h, o valor futuro agendado deve coincidir com o orçamento.

Agora, à medida que sua equipe registrar suas horas, você poderá ver imediatamente o impacto no orçamento previsto.

Se você não tem certeza sobre qual é a equipe atribuída ao seu projeto, configurar um recurso temporário para a área ou o departamento relevante (como Designer Visual) pode ser uma estratégia útil. Esse recurso temporário pode ter uma taxa de cobrança que permita a você saber o impacto na agenda.

Quando você identificar a pessoa certa para este projeto, poderá atribuir o projeto a essa pessoa. Além disso, se você tomar decisões de agendamento semanais ou diárias, pode dividir a atribuição do recurso temporário, reatribuindo cada segmento para outra pessoa da equipe.

Determinar as taxas de cobrança

Ao definir suas taxas de cobrança, considere o seguinte:

• Custo do trabalho: inclui salários e benefícios dos funcionários, bem como custos gerais de pessoas não faturáveis, aluguel e outras despesas operacionais.
• Metas de utilização: a porcentagem de horas de trabalho consideradas como mão de obra direta (trabalho no projeto pelo qual os clientes pagam) em oposição à mão de obra indireta (trabalho que é considerado como despesa ou trabalho entre projetos de clientes)
  • A utilização difere entre organizações, mas normalmente fica na faixa de 50% a 75%. Uma utilização superior a 75% pode não ser saudável para uma organização durante um longo período.
• Metas de rentabilidade: a margem de lucro que a organização está buscando. Isso difere entre as organizações, mas normalmente fica na faixa de 15% a 25%.
• Taxa totalmente onerada: o custo real por hora de produção para cada membro da equipe. Você pode calcular exatamente quanto precisa cobrar por hora para que essa pessoa atinja suas metas de lucro bruto nos projetos. 
• Multiplicador de preços: você pode multiplicar a taxa horária pelo multiplicador de preços. Um multiplicador de preços típico fica entre três e cinco. Os multiplicadores variam muito e dependem do seu setor. Pesquise qual multiplicador faz mais sentido para sua equipe.

As despesas trabalhistas e as despesas gerais mudam com o tempo. Recalcule essa taxa uma ou duas vezes por ano para garantir que ela seja atualizada e ajuste as taxas de cobrança para novos projetos conforme necessário.

Calcular os custos estimados do projeto

Ao apresentar aos seus clientes um preço pelo seu trabalho, baseie sua estimativa e seus cálculos nesta taxa de cobrança externa. Descubra quanto tempo levaria para concluir o trabalho e multiplique esse tempo pela taxa horária. 

Pode ser melhor informar isso ao cliente como uma oferta fixa e não divulgar os cálculos de taxa horária que entraram no preço. Caso contrário, isso pode levar a situações em que você está negociando por cada hora, em vez do valor do trabalho realizado. Mesmo quando as durações do projeto são imprevisíveis, como no trabalho de desenvolvimento de software, por exemplo, você ainda pode calcular em blocos de tempo e com um limite de orçamento superior.

Configurar o orçamento do seu projeto no Resource Management

Projetos de oferta fixa

Para um projeto de oferta fixa, você se propõe a concluir um conjunto definido de trabalho por uma determinada quantia. Seu orçamento é o preço que você cobra do cliente.

Adiantamentos

Para um adiantamento, o cliente paga uma taxa por uma quantidade definida de trabalho, mas o escopo normalmente não é definido antecipadamente. Pode haver um acordo para não ultrapassar o orçamento. Com adiantamentos, o orçamento depende de como você quer dividir esse adiantamento.

Por exemplo, pode ser uma série de projetos ou fases de um mês ou um projeto de um ano. 

Tempo e materiais

Para projetos de tempo e materiais, você é pago por horas reais trabalhadas. Você pode deixar o orçamento em branco e simplesmente monitorar as taxas cobradas. Você também pode inserir um valor de meta ou o valor máximo definido. Para projetos de tempo e material, talvez seja necessário ajustar as taxas de cobrança para refletir a margem de lucro definida para as horas trabalhadas.

Se possível, mantenha as estimativas e propostas subsequentes em alto nível em vez de calcular cada pequena despesa antecipadamente.

O projeto abaixo mostra um designer e um desenvolvedor por dois meses, a US$ 150/h, totalizando US$ 96.000 em mão de obra faturada.

No Gerenciamento de recursos, você pode criar um novo projeto e, em seguida, atribuir pessoas (ou recursos temporários para funções e disciplinas) pela quantidade de tempo que você estima que o projeto levará. O valor programado futuro resultante é a estimativa para esse projeto.

Quando o projeto se torna realidade, essa estimativa se torna o orçamento. Quando você adiciona futuras atribuições ao projeto, o valor programado futuro resultante deve estar de acordo com o orçamento.

Ao atribuir pessoas ou tempo demais em um projeto, ficará imediatamente evidente que esse projeto irá ultrapassar o orçamento.

Se você não atribuir pessoas suficientes para um projeto, talvez não tenha os recursos certos disponíveis quando precisar.

Não monitore mais do que o necessário

O acompanhamento de tempo gera um fardo sobre a pessoa que precisa inseri-lo. É mais eficiente dedicar o menor tempo possível ao monitoramento para atingir as metas da sua organização.

Algumas empresas sequer acompanham o tempo. Elas presumem que o que foi planejado é o que realmente aconteceu. Essas equipes calculam horas e valores incorridos como horas passadas confirmadas e não confirmadas.

Outras organizações precisam de mais informações e registram apenas as horas necessárias para cada projeto. Elas definem o monitoramento do tempo em horas e minutos.

O monitoramento detalhado requer que sua equipe insira notas para cada entrada. Este método permite mais filtragem e análise das horas reportadas.

Permita a boa tomada de decisões

As pessoas que fazem o trabalho são melhores em determinar o momento ideal para isso, desde que as expectativas em torno dos prazos e tempo que deve ser gasto sejam claras.

É melhor fazer atribuições do mais alto nível possível; por exemplo, uma atribuição de uma semana de 20% da alocação de uma pessoa em vez de uma atribuição de um dia de oito horas, por exemplo. Dessa forma, as pessoas têm a capacidade de planejar a semana inteira em torno de expectativas de alto nível.

Analise os segmentos

Os relatórios permitem agrupar horas incorridas e futuras, orçamentos, utilizações e muito mais a partir de diferentes perspectivas. Você pode analisar as horas de um projeto, todas as horas agrupadas por cliente, disciplina, função ou mês, ou muitos outros pontos.

Analisar relatórios ajuda a fazer ajustes estratégicos. Você pode descobrir que algumas pessoas sempre precisam de mais tempo para trabalhar ou determinados clientes sempre ultrapassam o orçamento. Esses detalhes ajudam a ajustar suas estimativas. Por exemplo, aquele cliente que sempre extrapola? Você pode adicionar três semanas extras quando iniciar seu próximo projeto com ele.

Você pode criar modelos de projeto com orçamentos sugeridos para determinadas atividades. Os dados do relatório oferecem insights reais sobre como configurar esses modelos, melhorando seu planejamento básico a cada vez.