Dispare automações frequentes e baseadas em alterações em lotes

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Você pode configurar a frequência dos fluxos de trabalho baseados em alterações como de hora em hora, diariamente ou semanalmente.

Antes de começar

Aqui estão algumas coisas que você pode querer saber antes de configurar a frequência do seu fluxo de trabalho:

Existem algumas tarefas que você não pode fazer com fluxos de trabalho de hora em hora, diariamente ou semanalmente

Se o seu fluxo de trabalho estiver definido como De hora em hora, Diariamente ou Semanalmente, você não poderá usar nenhum destes tipos de ação:

  • Limpar valor de célula
  • Atribuir pessoas
  • Registrar uma data
  • Mover linhas
  • Copiar linhas
  • Bloquear linhas
  • Desbloquear linhas
  • Solicitar uma aprovação

Se você tiver algum desses tipos de ação em seu fluxo de trabalho, defina-o como De hora em hora, Diariamente ou Semanalmente e salve-o. O aplicativo solicitará que você execute uma destas tarefas:

  • Salve o fluxo de trabalho com a configuração Quando acionado ou
  • Retorne à edição do fluxo de trabalho.

Além disso, você não poderá usar espaços reservados para fluxos de trabalho executados de hora em hora, diariamente ou semanalmente.

Processando em lote os fluxos de trabalho para notificações e solicitações de atualização e de aprovação

Você só pode processar fluxos de trabalho em lote para executar de hora em hora, diariamente ou semanalmente para ações do tipo notificações e Solicitações de atualização e de aprovação sem as ações Se aprovado ou Se recusado.

Os fluxos de trabalho serão executados para cada linha que atenda aos critérios do acionador

Esse comportamento do aplicativo é acionado quando você ou outros colaboradores da planilha salvam alterações em várias linhas da planilha dentro do prazo da frequência do fluxo de trabalho.

Todos os usuários inscritos no fluxo de trabalho receberão apenas uma notificação com até 100 linhas em formato de grade.

Quando os fluxos de trabalho são executados?

Os agendamentos de fluxos de trabalho e mensagens de alerta dependem da frequência do fluxo de trabalho configurada:

Frequência do fluxo de trabalho Diariamente Semanalmente
Quando o fluxo de trabalho é executado e passa por alterações de planilha Das 00h00 às 23h59 Entre 00h00 da sexta-feira da semana atual e 23h59 da quinta-feira da semana seguinte
Quando o fluxo de trabalho entrega mensagens de alerta Das 00h00 às 04h00 do dia após a execução do fluxo de trabalho Entre 00h00 e 4h00 da sexta-feira da semana seguinte

Aqui está um exemplo de como funciona um fluxo de trabalho semanal: Você criou um fluxo de trabalho semanal em 16 de março de 2022 (quarta-feira). Ele será executado e avaliará as alterações de planilha de 18 de março de 2022 (sexta-feira) a 24 de março de 2022 (quinta-feira). Após passar pelas alterações da planilha, ele entregará a mensagem de alerta sobre as alterações da planilha no dia 25 de março de 2022 (sexta-feira).

Para configurar a frequência do seu fluxo de trabalho

  1. No bloco Gatilho, verifique se o campo Gatilho está definido como alguma das seguintes opções:
    • Quando linhas são adicionadas ou alteradas
    • Quando linhas são adicionadas
    • Quando linhas são alteradas

Você não verá as opções De hora em hora, Diariamente e Semanalmente se o Bloco de Gatilho estiver definido como Quando uma data for alcançada.

  1. Selecione qualquer uma destas opções para Executar fluxo de trabalho:
    • De hora em hora
    • Diariamente
    • Semanalmente

Defina seu acionador, que será acionado uma hora antes de a ação ocorrer. Isso garantirá que problemas técnicos não impeçam a ação de ocorrer a tempo.