Fórmulas: Referenciar dados de outras planilhas

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Módulo de aprendizado

Nível 3: Usuários avançados

Saiba como trabalhar em escala com conteúdos, projetos, painéis e WorkApps.

Execute cálculos nos dados armazenados em outra planilha com fórmulas entre planilhas.

Por exemplo, use a função VLOOKUP para localizar um valor em uma tabela de pesquisa em uma planilha diferente à qual você tem acesso. Ou use a fórmula SUMIF para obter a soma dos valores armazenados em uma planilha separada.

Para criar fórmulas entre planilhas, consulte Criar e editar fórmulas no Smartsheet.

Permissões Necessárias

Antes de aprender a trabalhar com fórmulas entre planilhas, analise o que cada usuário pode fazer nas planilhas de origem e destino:

Capacidade	Proprietário	Admin	Editor	Visualizador
Visualize e consulte os dados na planilha de origem	Sim	Sim	Sim	Sim
Insira uma fórmula na planilha de destino	Sim	Sim	Sim	Não
Edite uma referência na fórmula	Sim	Sim	Sim	Não
Exclua referências de planilhas usadas em fórmulas entre planilhas	Sim	Sim	Sim	Não

Se você tiver permissão para editar uma planilha, tenha cuidado ao excluir as referências da planilha. Qualquer referência de planilha que for excluída também será removida dos usuários que têm acesso ao arquivo que você alterou. Quando isso acontecer, os dados nas células com fórmulas entre planilhas serão afetados.

Antes de fazer referência aos dados

Pronto para trabalhar com fórmulas entre planilhas? Lembre-se do seguinte:

Cada planilha pode incluir até 100 referências distintas entre planilhas.
Um intervalo de referência pode incluir no máximo 100.000 células de entrada.
As seguintes funções não oferecem suporte para referências em outras planilhas: CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. O uso de uma referência de outra planilha com essas funções resultará no erro #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA na célula que contém a fórmula.

Dados de referência de outra folha

Você só pode referenciar dados de uma única planilha. Para extrair dados de planilhas separadas, crie referências múltiplas:

Na célula desejada, crie sua fórmula.
Por exemplo, digite =VLOOKUP(. Após digitar o nome da função e o parêntese esquerdo, o menu de ajuda da fórmula será exibido acima ou abaixo da célula em questão.
No menu de ajuda, clique em Fazer referência a outra planilha.
Pesquise a planilha onde os dados existem.
Nos resultados da pesquisa, selecione a planilha de origem.
Selecione o intervalo de células que contém os dados aos quais deseja fazer referência e clique em Inserir referência.

NOTA: Atualmente, apenas intervalos contíguos são permitidos.

DICA: Selecione o cabeçalho de uma coluna para fazer referência à coluna inteira, mesmo se linhas forem adicionadas ou excluídas na planilha de origem. Para fazer referência a várias colunas, segure a tecla Shift e selecione a primeira e a última coluna que deseja referenciar - todas as colunas intermediárias serão selecionadas.
Opcional: Na caixa de texto Nome de referência da planilha, digite um nome para sua referência. Se você não inserir um nome, a referência receberá um nome padrão com base no nome da planilha e no número de vezes que essa planilha foi referenciada.

Pronto! Agora você deve ver sua referência adicionada em sua fórmula. Aqui está um exemplo de como sua fórmula deve aparecer:

=COUNT({my_sheet1 Intervalo1})

Para evitar ciclos de aprovação infinitos, as células que contêm fórmulas entre planilhas ou links de células não acionarão automações que alteram a planilha (por exemplo, Mover Linha, Copiar Linha, Bloquear Linha, etc.). Para contornar isso, considere o uso de fluxos de trabalho automatizados recorrentes ou baseados em tempo.

Gerenciar referências de planilhas

Visualizar, modificar e excluir referências com o Gerenciador de referências a planilhas

Com o Gerenciador de referência de planilhas, você pode ver e modificar todas as Referências entre planilhas e Referências de link de célula em sua planilha. Para abri-lo, clique com o botão direito em qualquer célula da planilha e selecione Gerenciar referências…

Você será levado ao gerenciador de Referências entre planilhaspor padrão, mas pode alternar para o gerenciador de Referências de link de célula usando o painel esquerdo. Confira os Links de célula: Consolide ou mantenha a consistência dos dados para obter mais informações sobre os links de células.

Use a tabela a seguir para obter detalhes sobre cada um dos recursos do gerenciador de Referências entre planilhas:

Use este recurso	Para fazer isso	Dicas
Pesquisar	Na caixa Lista de pesquisa…, digite as palavras-chave para encontrar as referências que você precisa usar.	Use uma estrutura de nomenclatura convencional para suas referências, como nome da planilha_colunas referenciadas.
Filtro	Clique na lista suspensa Todas as referências para definir o filtro como Ativo, Em processamento, Quebrada, Em uso ou Não usada.	Os filtros ajudam você a encontrar, categorizar ou revisar referências facilmente. Ativo: Referências atualizadas Em processamento: Referências ao carregar atualizações dos dados de origem Quebrado: Linhas, colunas ou células de origem excluídas Em uso: Referências que você está usando em fórmulas entre planilhas Não utilizada: Referências que não estão em nenhuma fórmula em sua planilha
Crie	Para criar uma nova referência, clique em + Criar.	Você pode usar essa referência posteriormente, ao criar novas fórmulas.
Editar referência	Etapas na edição de referências: Para exibir o ícone Menu , passe o mouse sobre qualquer referência na lista. Em seguida, clique em Editar referência para alterar o nome, o intervalo de células referenciado ou a planilha de origem.	Se a referência que você está editando estiver em uso, todas as suas instâncias nas fórmulas serão atualizadas em tempo real.
Duplicar referência	Para fazer uma cópia de uma referência, clique em Menu > Duplicar referência.	O nome da referência duplicada será Cópia do_nome da referência original.
Excluir referência	Para excluir uma referência, clique em Menu > Excluir referência.	Se a referência estiver em uso na planilha, as fórmulas podem retornar erros #INVALID REF.

Edite uma referência diretamente na fórmula

Você pode editar uma referência diretamente em sua fórmula sem abrir o Gerenciador de referências entre planilhas.

Você precisa ter permissões de Editor (ou perfil superior) na planilha para editar uma referência. Você também precisa ter permissões de compartilhamento em nível de Visualizador ou superior na planilha que contém os dados que você deseja referenciar.

Selecione a célula que contém sua fórmula. Um resumo da fórmula será exibido à esquerda ou à direita da célula.
Clique sobre o nome da referência que você deseja editar.

Quando estiver na caixa de diálogo Referenciar outra planilha, você pode alterar o nome de referência ou escolher uma nova planilha ou intervalo de células.

Quando você edita uma referência, todas as suas instâncias na planilha são atualizadas em tempo real.

Dicas para trabalhar com referências

Defina seus dados de referência. Depois de escolher uma página e ver o seletor de intervalo, você pode selecionar a célula individual, intervalo de células ou colunas completas que deseja referenciar.
Não inclua nenhum dado que não precisa ver na planilha de destino. Todas as informações no intervalo de referência estão disponíveis e podem aparecer na planilha de destino.
Certifique-se de que as novas linhas estejam no intervalo de referência. As linhas adicionadas abaixo do intervalo referenciado não serão incluídas na referência. Para incluir todas as linhas, selecione as colunas como referência.
Use várias referências para outras planilhas na mesma fórmula, se necessário.
Edite a fórmula para usar uma referência que você tenha criado. Você não precisa abrir a caixa de diálogo Referenciar outra planilha para usar uma referência existente. Na nova fórmula, adicione colchetes { } ; em seguida, digite ou cole o nome de referência neles.
As referências são únicas para a planilha em que foram criadas. Você tem que fazer novas referências para cada planilha.
Abra a caixa de diálogo Referenciar outra planilha por meio do help card on-line. Passe o mouse sobre o nome da referência ao editar uma fórmula. Em seguida, clique no link na seção Editar referência.
Organize ou limpe suas referências. Edite as referências Quebradas ou remova-as de sua(s) fórmula(s). Exclua também as referências Não usadas, se você não planeja usá-las.
Adicione uma referência Não usada em sua fórmula, se necessário. Digite uma fórmula em uma célula. Em seguida, adicione colchetes e coloque o nome da referência Não usada neles.