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O conector do Salesforce do Smartsheet está disponível como uma oferta premium. Para obter informações sobre preços, entre em contato com a nossa equipe de vendas. Se você adquiriu o conector do Salesforce do Smartsheet em seu plano, use o botão abaixo para entrar e começar a criar fluxos de trabalho entre o Smartsheet e o Salesforce.
Entrar no conector do Salesforce do Smartsheet
Introdução
Antes de criar seu primeiro fluxo de trabalho entre uma planilha no Smartsheet e no Salesforce, ambos os aplicativos devem estabelecer uma conexão. Certifique-se de que um administrador do seu plano tenha realizado a configuração inicial da conexão.
Pré-requisitos
Para criar fluxos de trabalho no conector do Salesforce do Smartsheet:
- Você deve ser um usuário pago do Smartsheet.
- Você deve ter permissões de editor ou superior em qualquer planilha mapeada. Você também deve ter acesso aos registros para os quais deseja criar um fluxo de trabalho.
- Você deve ter uma conta do Salesforce. Você também deve ser capaz de entrar no aplicativo Salesforce com as seguintes permissões:
- Configurar e definir exibições
- API habilitada. Entre em contato com o administrador do Salesforce da sua organização para obter mais detalhes.
- O conector do Salesforce do Smartsheet deve ser um aplicativo premium disponível no plano, e você já deve ter estabelecido a conexão inicial com o ambiente do Salesforce.
- Se o administrador de sistema ativar a configuração Restrict Users (Restringir Usuários) no conector do Salesforce, você também deverá manter a função de Usuário do conector do Salesforce do Smartsheet. Essa função é atribuída no centro de administração do Smartsheet ou na interface do conector do Salesforce.
Criar um fluxo de trabalho
Depois de obter permissões e estabelecer a conexão inicial com o ambiente do Salesforce, os usuários podem criar fluxos de trabalho para sincronizar informações entre o Salesforce e o Smartsheet.
Com o conector do Salesforce do Smartsheet, você terá a opção de enviar informações em uma única direção (do Salesforce para o Smartsheet ou do Smartsheet para o Salesforce) ou bidirecionalmente, atualizando instantaneamente os problemas em ambos os aplicativos.
Você poderá sincronizar com uma planilha existente ou criar uma nova planilha para iniciar um projeto do Smartsheet usando registros no Salesforce.
Você só precisa ter permissões de editor ou superior na planilha de destino, mas é recomendável ter pelo menos níveis de permissão de administrador, pois talvez seja necessário adicionar novas colunas à planilha durante o processo de criação do fluxo de trabalho.
Etapa 1: inicie o assistente de fluxo de trabalho
- Entre no conector do Salesforce do Smartsheet.
- Selecione Add Workflow (Adicionar fluxo de trabalho) para iniciar o assistente de fluxo de trabalho.
Você também pode acessar o conector do Salesforce na exibição em tabela acessando Data Integrations > Manage Connectors > Salesforce (Integrações de dados > Gerenciar conectores > Salesforce), ou Data Integrations > Create Workflow (Integrações de dados > Criar fluxo de trabalho), e, em seguida, selecionando o bloco Salesforce no painel Data Integrations (Integrações de dados).
Etapa 2: defina as configurações
Escolha a direção desejada para o fluxo de trabalho. Depois de salvar o fluxo de trabalho, você não poderá alterá-lo. Isso determina se o fluxo de trabalho é manual ou automático.
No Smartsheet, você não pode mapear automaticamente colunas de numeração automática, colunas do sistema ou colunas contendo fórmulas usando o conector do Salesforce. Se você quiser sincronizar os valores dessas colunas no Salesforce, configure uma conexão unidirecional e inicie a sincronização manualmente.
- Para tornar os campos bidirecionais ou sincronizados entre o Smartsheet e o Salesforce automaticamente, selecione Keep issues automatically updated in both Smartsheet and Salesforce (Manter os itens atualizados automaticamente no Smartsheet e no Salesforce). Com essa configuração, você pode decidir mais tarde se quiser tornar um campo específico bidirecional ou apenas uma sincronização unidirecional.
- Selecione a planilha com a qual deseja sincronizar os dados do Salesforce ou Crie uma nova planilha. Você não pode alterar isso depois de salvar o fluxo de trabalho.
Só é possível criar um fluxo de trabalho do conector por planilha.
- Selecione o objeto do Salesforce que deseja sincronizar com a planilha. Depois de salvar o fluxo de trabalho, você não poderá alterá-lo.
Selecione Continuar.
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Etapa 3: faça o mapeamento dos campos
O Smartsheet mapeia os campos do Salesforce para as colunas. Os campos do Salesforce que você pode escolher dependem dos campos que você escolheu para o fluxo de trabalho no objeto do Salesforce. Ao configurar o mapeamento de campo, você pode decidir como os dados devem fluir.
Conclua os mapeamentos nessa página, remova ou adicione campos do Salesforce e colunas do Smartsheet conforme desejado e selecione Continue (Continuar) quando terminar.
Pontos a considerar
- Sempre especifique uma coluna Smartsheet ao mapear os campos do Salesforce. Não é possível deixar a coluna do Smartsheet vazia.
- Você pode ver apenas campos específicos do Salesforce com base em suas permissões de conta do Salesforce.
- Certifique-se de incluir as colunas Record ID (ID do registro) e Error (Erro). Ambas aparecem automaticamente no mapeamento de campo e só podem fluir do Salesforce para o Smartsheet. O Smartsheet apresenta novas colunas Record ID (ID do registro) e Error (Erro) se você usar uma planilha existente. No entanto, você tem a opção de mapeá-las para colunas pré-existentes.
- Lembre-se sempre de que o ID de registro é o principal identificador de problemas no Salesforce. Você deve alinhá-la com a coluna principal da planilha para garantir a criação correta das linhas pai e da hierarquia. Se você remover qualquer uma dessas colunas no Smartsheet, interromperá o fluxo de trabalho, resultando em um erro durante a próxima sincronização de dados.
- Lembre-se de que o campo vinculado influenciará o tipo de coluna se você optar por uma nova coluna no Smartsheet durante o mapeamento. Por exemplo, uma data do Salesforce se alinha com uma coluna de data do Smartsheet e você vê o tipo exibido entre parênteses.
Etapa 4: filtros opcionais
Criar filtros é uma maneira opcional, mas útil, de controlar os dados sincronizados entre o Smartsheet e o Salesforce. Se você não quiser filtrar seus dados, selecione Continue (Continuar) nas páginas Salesforce filters (Filtros do Salesforce) e Sheet filters (Filtros de planilha) e pule para a Etapa 5.
Você pode definir filtros com filtros do Salesforce ou filtros de planilha. Ao considerar qual tipo de filtro usar, pense se você está apenas tentando trazer certas informações do Salesforce para o Smartsheet (por exemplo, sempre mostrar problemas mostrando todos os registros associados a um determinado cliente, o que seria um bom motivo para usar filtros do Salesforce) ou se você só quer que certas linhas do Smartsheet sejam sincronizadas com o Salesforce (por exemplo, apenas linhas com uma caixa de seleção marcada em uma coluna específica, o que seria um bom motivo para usar filtros de planilha).
Filtros do Salesforce
Você pode definir os filtros do Salesforce selecionando Add filter (Adicionar filtro), definindo seus critérios de filtro e selecionando o campo pelo qual deseja filtrar. Todos os filtros adicionados têm uma relação AND.
Filtros de planilha
Defina filtros de planilha selecionando Add filter (Adicionar filtro), as colunas do Smartsheet pelas quais filtrar e os critérios de filtro. Todos os filtros adicionados têm uma relação AND.
Os critérios de filtro disponíveis dependem das colunas presentes na planilha. Se você quiser filtrar opções que não estão listadas, adicione uma nova coluna à planilha primeiro.
Etapa 5: defina grupos de linhas (opcional)
Como etapa opcional, você pode definir agrupamentos de linhas para registros do Salesforce por campos do Salesforce (por exemplo, Stage [Estágio]) ou valores de coluna principal na sua planilha.
Para adicionar um agrupamento de linhas, selecione Add group (Adicionar grupo) e, em seguida, selecione o campo do Salesforce pelo qual deseja agrupar ou insira o valor da coluna principal pelo qual deseja agrupar em Add Custom Group (Adicionar grupo personalizado).
Ao definir grupos de linhas personalizados pela coluna principal da planilha, você pode usar um valor existente na coluna principal ou criar um novo valor para criar um novo agrupamento de linhas pai.
Se o grupo de linhas personalizado não existir na hierarquia atual, a nova linha pai aparecerá na parte inferior da planilha.
Observações
- Se você mapeou o campo Record ID (ID do registro) para uma coluna diferente da coluna principal na planilha, não poderá gerar novos registros no Salesforce a partir do Smartsheet com Row grouping (Agrupamento de linhas) ativado. No entanto, você ainda pode iniciar novos registros no Salesforce e sincronizá-los com o Smartsheet.
- Os itens que não têm um valor de agrupamento no Salesforce aparecem sob uma hierarquia intitulada Field '[Group]' not set (Campo '[Grupo]' não definido).
Etapa 6: salve seu fluxo de trabalho
O Resumo de atualizações na página Save (Salvar) mostra o número de campos atualizados no Salesforce e no Smartsheet. Se a contagem do Resumo de atualizações aparecer inesperadamente alta ou baixa, volte e adicione ou remova filtros conforme necessário.
- Quando estiver satisfeito com a contagem de Resumo de atualizações, rotule seu fluxo de trabalho em Workflow Name (Nome do fluxo de trabalho). Dessa forma, você pode localizá-lo rapidamente posteriormente no painel do conector do Salesforce.
- Se quiser converter novas linhas no Smartsheet em itens no Salesforce, marque a caixa ao lado de Sync new rows created in Smartsheet to Salesforce (Sincronizar novas linhas criadas no Smartsheet com o Salesforce).
- Por fim, depois de todos os ajustes, selecione Save Workflow (Salvar fluxo de trabalho).
Depois de salvar o fluxo de trabalho, você não poderá alterar nenhum dos valores na página Settings (Configurações), como a direção do fluxo de trabalho, a planilha sincronizada ou o objeto do Salesforce incluído nesse fluxo de trabalho.
Depois de salvar o fluxo de trabalho, você será direcionado ao painel e o fluxo de trabalho será executado e atualizado automaticamente com base nas configurações do fluxo de trabalho. Uma sincronização bidirecional continua a ser executada automaticamente, a menos que seja desativada ou excluída. Você deve executar manualmente o fluxo de trabalho para que uma configuração de sincronização unidirecional seja atualizada.
Editar fluxos de trabalho
Você sempre pode editar o fluxo de trabalho criado. Os administradores do Salesforce do Smartsheet podem desativar ou excluir fluxos de trabalho organizacionais, mas não podem editá-los.
Para editar o fluxo de trabalho, selecione o ícone de engrenagem à esquerda do nome do fluxo de trabalho e selecione uma das seguintes opções:
- Edit Workflow (Editar fluxo de trabalho): retorne ao assistente de fluxo de trabalho para fazer alterações no fluxo de trabalho. Você não pode alterar a direção do fluxo de trabalho, da planilha sincronizada ou do objeto do Salesforce incluído.
- Rename Workflow (Renomear fluxo de trabalho): altere o nome do fluxo de trabalho.
- Disable/Enable Workflow (Desabilitar/Habilitar fluxo de trabalho): interrompa ou inicie a automação do fluxo de trabalho.
- Delete Workflow (Excluir fluxo de trabalho): exclua o fluxo de trabalho completamente. Não é possível recuperar fluxos de trabalho excluídos.
Filtrado pelo conector (não sincronizado)
Suponha que uma linha da planilha não seja mais sincronizada com o Salesforce, seja devido a condições de filtro no fluxo de trabalho ou porque o registro não existe mais no Salesforce. Nesse caso, a linha será movida automaticamente para a seção Filtered out by Connector—not synced (Filtrado pelo conector - não sincronizado) da planilha.
Mesmo que uma linha não esteja mais sendo sincronizada, ela poderá conter dados, anexos ou comentários essenciais da coluna. Por isso, o Smartsheet não exclui linhas da sua planilha. Em vez disso, ele cria a seção Filtered out by Connector—not synced (Filtrado pelo conector - não sincronizado) para manter as informações filtradas pelo conector.
Você não pode desativar a funcionalidade Filtered out by Connector—not synced (Filtrado pelo conector - não sincronizado), já que ela protege contra a perda de dados devido ao fluxo de trabalho acidental ou a outras alterações. Se você tiver certeza de que não precisa dos itens listados na linha Filtered out by Connector—not synced (Filtrado pelo conector - não sincronizado), você pode excluir as linhas da planilha. As linhas em questão não retornam à planilha até que atendam aos critérios de filtro definidos no fluxo de trabalho do conector.
Se você mover uma linha para Filtered out by Connector—not synced (Filtrado pelo conector - não sincronizado) e ela começar a corresponder aos critérios de filtro novamente, ela automaticamente começará a sincronizar novamente e passará da seção Filtered out by Connector—not synced (Filtrado pelo conector - não sincronizado) da sua planilha para a seção de planilha correta (baseada em agrupamentos de linhas).