Bridge を他の Smartsheet 製品と接続して、自動化されたインパクトの強いワークフローを作成します。
Bridge by Smartsheet の統合機能
統合することで、Bridge をサードパーティ システムに接続できます。統合を使用して、Bridge と情報を送受信したり、統合の一部の種類ではワークフローをトリガーすることができます。
統合を使用するには、サードパーティのツールまたはサービスのアカウントが必要で、それらを Bridge に登録する必要があります。登録方法は統合機能によって異なります。シンプルに API キーを登録できる場合もあれば、数回のクリックで済む場合もあります。
いずれの場合も、統合ページに登録する統合のロゴを選択して開始します。すると、新しいウィンドウに、その特定の統合のために行うべき指示が表示されます。
必要な統合が見つからない場合
リクエストを送信して、お探しのものをお知らせください。Smartsheet では、常に追加すべき新しい統合の評価を行っています。
それまでは、ワークフローおよびインバウンド Webhook 内で API 呼び出しを設定し、他のシステムによってワークフローがトリガーされるようにできます。カスタム統合も可能です。詳細は担当のアカウント マネージャーにお問い合わせください。
Smartsheet Bridge 統合機能: 概要と設定
Bridge を使用すると、システム間でデータを接続したり、日常的なタスクを自動化したりして、チーム間のワークフローを改善することができます。例えば、
- シートで特定のイベントが発生したときにワークフローをトリガーできるようにすることが可能です
- シート内のデータを使用して他のシステムで成果を促進する、または
- 他のシステムからの情報でシートを更新することができます。
Bridge の Smartsheet 統合機能を使用するには、Smartsheet アカウントへのアクセス権を付与する必要があります (Smartsheet で登録する)。以下にその方法をご紹介します。
- [Integrations (統合)] ページで、Smartsheet のロゴを見つけ、それを選択します。
- ウィンドウが表示されたら、[Continue (続行)] を選択します。
- [Extension (拡張) - Smartsheet] 登録ウィンドウで、[Authenticate (認証)] を選択します。
- 統合による Smartsheet アカウントへのアクセス許可を求められたら、[Allow (許可)] を選択します。
Smartsheet の統合機能を使用して、ワークフローをトリガーできます。
「Smartsheet」モジュールを含む Bridge のワークフローはすべて、統合を認証したユーザーと同じ許可レベルとなります。
Bridge 用 Resource Management: 統合の概要
統合はトリガーとモジュールの両方で構成されており、これを使用して、Resource Management の変更に基づいてワークフローを開始できます。また、別のシステムによってトリガーされたワークフローの Resource Management とのやり取りを行うこともできます。
Resource Management と、ワークフローに含める他のシステムのアカウントが必要です。
Resource Management ワークフローは、認証またはトリガー作成を行う前に構築を開始できますが、作成中に認証を促すポップアップが表示されます。トリガー作成のポップアップは表示されませんが、デザイナーの [Trigger (トリガー)] パネルで、構築中のワークフローにトリガーが存在しているかどうかを確認できます。
統合を認証する
- Bridge by Smartsheet にログインし、[Integrations (統合)] ページに移動します。
- Resource Management のロゴを探して選択します。
- [Info (情報)] タブで [Continue (続行)] を選択し、[Connect (接続)] タブで [Authenticate (認証)] を選択します。
- 指示に従います。
トリガーを作成する
認証されると、[Triggers (トリガー)] という 3 つ目のタブに移動します。後でここに戻るか、今すぐトリガーを設定するかを選択できます。ワークフローに Resource Management モジュールを追加したら、デザイナーの設定パネルにある設定アイコンを選択して、このポップアップにアクセスすることもできます。
よくある質問
プロジェクトに関連するトリガーまたはモジュールで、プロジェクト タイプの値を参照するにはどうすればよいですか。
プロジェクト タイプは、プロジェクトに [Confirmed (確定)]、[Internal (内部)]、[Tentative (暫定)] を指定するために使用します。ただし、Resource Management API 呼び出しの応答ラベルでは、これを [Project State (プロジェクトの状態)] と呼びます。したがって、Bridge の実行ログでも、Resource Management の形式に合わせて [Project State (プロジェクトの状態)] と呼びます。
実行ログに常に空白がある場合、ステータスが変更されたときに、別のシステムの作業アイテムのステータスを更新するにはどうすればよいですか。
作業アイテムのステータスは、[status_option_label (ステータス オプション ラベル)] として表示されます。[Status (ステータス)] のデータ ラベルは、Resource Management のみで使用するため、ここでは使用しません。
[Time Entry Lockout (時間エントリのロックアウト)] フィールドが不正であるというメッセージが表示されるのはなぜですか。
[Time Entry Lockout (時間エントリのロックアウト)] フィールドには、-1、0、または任意の数値が必要です。Resource Management UI ではこの数字は表示されませんが、テキストに置き換えられます。-1 は [Do not lock time entries for this project (このプロジェクトの時間エントリをロックしない)]、0 は [Lock all time entries for this project (このプロジェクトのすべての時間エントリをロックする)]、任意の数値は [Lock time entries for this project that are older than X calendar days (このプロジェクトの X カレンダー日より前の時間エントリをロックする)] として表示されます
Brandfolder 統合の概要
自動化できるタスクの例を以下でいくつか紹介します。
- シート内のステータス変更に基づき Brandfolder、コレクションまたはワークスペースを作成する
- Brandfolder、コレクション、ワークスペースに関するデータを取得し、その情報をシートに反映する
- Brandfolder、コレクション、ワークスペースへの直接リンクを作成し、シートにそれらを利用するハイパーリンクを作成する
- Brandfolder のアセットが更新された場合に、Smartsheet の「Update Request (更新リクエスト)」をトリガーする
Brandfolder 統合を設定する
- Bridge の [Integrations (統合)] ページに移動します。
- Brandfolder の画像を選択します。
- 表示されたダイアログで、[Continue (続行)]を選択します。
- API キーを使って統合を認証します。
- [Connect (続行)] を選択し、[Save (保存)] をクリックします。
- Smartsheet 統合に移動することで、統合を認証します。
新しいワークフローの作成
- 左側ペインで、[Workflows (ワークフロー)] を選択します。
- [New Workflow (新しいワークフロー)] を選択します。
- ワークフローに名前を付けます。
- 統合のトリガーまたは、ワークフローのスケジュールを設定します。
- 目的のワークフローで、Brandfolder モジュールまたは Smartsheet モジュールを追加します。
- モジュールを発生する順に整理します。
各統合モジュール間で「State (状態)」モジュールを使います。次に、ワークフローで次に発生する内容に応じてモジュールにラベルをつけます。