Smartsheet と Microsoft Dynamics 365 との同期

Smartsheet for Dynamics 365 コネクタをご購入いただくと、Smartsheet のシステム管理者および Dynamics 365 の管理者権限を持つユーザーは、こちらのステップに従ってインストールする必要があります。

コネクタへのサインイン

Microsoft Dynamics 365 コネクタをインストールして構成したら、この URL を使用してワークフローを作成し、同期を実行します。

ワークフローの作成

コネクタにログインしたら、自動同期が可能なワークフローを作成できます。このプロセスでは、ワークフロー ウィザードを使用できます。

新しいワークフローを作成するには:

1. ページ左上のメニューを選択し、[Dashboard (ダッシュボード)] を選択します。
   
   
2. [Add Workflow (ワークフローの追加)] を選択し、ワークフロー ウィザードを起動します。
   
   

ワークフロー ウィザード

ワークフロー ウィザードを使用してシートと Microsoft Dynamics エンティティを選択し、同期する列とフィールドをマッピングします。

1. [Settings (設定)] ページにて、以下のとおりワークフローの基盤を設定します。

• [What do you want this workflow to do? (このワークフローでしたいこと)] の隣にて、ワークフローの同期方向 (Dynamics 365 へ、Smartsheet へ、または双方向) を選択します。
• [Sheet Name (シート名)] の隣にて、既存のシートを選択するか、または [Create a new sheet (新規シートの作成)] を選択して Smartsheet にて新しいシートをすぐに作成します。
• 次のドロップダウンにて Dynamics 365 エンティティを選択します。

ワークフロー、シート、Dynamics 365 エンティティ、およびそれらの同期方向は、一度保存すると変更できません。新しいワークフローを作成して異なる設定を選択することは可能です。

2. 設定を確認するには [Continue (続行)] を選択します。

3. [Fields (フィールド)] セクションにて、Dynamics 365 と Smartsheet との間のフィールドをマッピングします。

必要であれば、ドロップダウンから [New column (新しい列)] を選択して、シートに新しい列を挿入することも可能です。ワークフローに Dynamics 365 エンティティ フィールドを追加するには、[Add field(フィールドの追加)] を選択します。
4. 同期方向を変更するには、エンティティ フィールドと列との間の方向ドロップダウン を使用します。

 

Dynamics 365 および Smartsheet の権限によっては、また統合でのフィールドの使用状況 (Dynamics ID など) によっては、特定のマッピングの同期方向を変更できない場合があります。

5. フィールド マッピングで行った選択を確認するには、[Continue (続行)] を選択します。

6. [Dynamics Filters (Dynamics フィルター)] および [Sheet Filters (シート フィルター)] ページでは、フィルターを作成して、両アプリケーション間で共有するデータのタイプと量をコントロールしやすくすることができます。

7. [Save (保存)] ページでは、ワークフローに名前を付けて保存します。この際、Dynamics 365 エンティティおよびシートに対して実行される更新のサマリーを確認できます。[Update Summary (アップデート サマリー)] にて想定以上の量の変更が実施されることがわかった場合、ウィザードを戻り、
フィルターを追加する
などして、ワークフローを改良します。

8. [Save Workflow (ワークフローの保存)] を選択するとワークフローの同期が始まり、[Update Summary (アップデート サマリー)] に表示されていた Dynamics 365 のレコードおよび行が追加されます。

ワークフローを保存すると、ウィザードを終了してダッシュボードに移動できます。またワークフローが実行され、ワークフローに設定したルールに従って、Dynamics 365 のレコードと Smartsheet のシートの行が自動的にアップデートされます。

フィルターを使用した詳細なデータ同期

Dynamics フィルター

シートに同期される Dynamics 365 のレコードをより細かく指定するには、フィルターを追加するという方法があります。フィルターは、たとえば特定のプロジェクト、クライアント、従業員などに関連するフィールドのみを同期する場合に便利です。

Dynamics フィルターを作成するには:

1. [Add filter (フィルターの追加)] を選択して、利用できるエンティティ フィールドのリストを追加し、そこから 1 つを選択してフィルターを作成します。

2. ドロップダウンからフィルターの条件を選択します。たとえば、[equals (完全一致)]、[contains (部分一致)]、[blank (空白)] などです。
   
    

   フィルター条件を追加する必要がある場合は、右側にテキスト フィールドが表示されます。

   
    

3. フィルターを確認して適用するには、[Continue (継続)] を選択します。

ウィザードの [Save (保存)] ページでは、[Update Summary (アップデート サマリー)] の隣に、Dynamics 365 エンティティにてアップデートされるフィールドの数が表示されます。これは、シートからエンティティに同期されるデータ量を把握する助けになります。 

[Update Summary (更新サマリー)] に表示される数が想定以上に多いまたは少ない場合は、ウィザードを戻り、必要に応じてフィルターの数を調整します。

シート フィルター

Dynamics 365 のオブジェクトに同期される行を制御するには、フィルターを追加するという方法があります。フィルターを使用すると、オブジェクトに同期で返されるレコードをより細かく制御できます。たとえばフィルターを使用すれば、進行中においてステータス理由の値を持つ行だけを同期し、Dynamics 365 の営業案件エンティティに返すこともできます。

シート フィルターを作成するには:

1. [Add filter (フィルターの追加)] を選択して、利用できるシートの列のリストを追加し、そこから列を 1 つ選択してフィルターを追加します。

2. ドロップダウンからフィルターの条件を選択します。たとえば、[equals (完全一致)]、[contains (部分一致)]、[blank (空白)] などです。
   
    

   フィルター条件を追加する必要がある場合は、右側にテキスト フィールドが表示されます。

   
    

3. フィルターを確認して適用するには、[Continue (継続)] を選択します。

ウィザードの [Save (保存)] ページでは、[Update Summary (アップデート サマリー)] の隣に、シートにてアップデートされるフィールドの数が表示されます。これは、シートからエンティティに同期されるデータ量を把握する助けになります。 

[Update Summary (更新サマリー)] に表示される数が想定以上に多いまたは少ない場合は、ウィザードを戻り、必要に応じてフィルターの数を調整します。

関連するレコードを Smartsheet 階層にまとめる

ワークフローで行グループを定義すると、Dynamics 365 のレコードを Smartsheet の親タスクおよび子タスクとしてまとめることができます。行グループを作成し、営業案件の段階 (例: 説明、提案、契約) など特定のフィールドのオプションを基準に、Dynamics 365 のレコードをワークフローにて整理しましょう。これにより、同期した後にシート上で手動にてこれらを動かす必要がなくなります。

行グループを定義するときは、次のことに注意してください。

• [Group by (グループ基準)] では、シートへの同期に使用するために、既存の Dynamics 365 フィールドを選択することも、グループのレコードに新しい値を入力することも可能です。[Group by (グループ基準)] では、シートの親行にあるプライマリ列の値を指定します。たとえば営業案件の段階を基準にグループ分けする場合、各段階 (提案、説明、契約など) ごとにシートに親行が作成されます。
• 新しい親行は、[Group by (グループ基準)] の値がシートのプライマリ列にある既存の値と完全に一致していない限り、シートの一番下に表示されます。
• サブ グループを定義して、組織の新しい階層に対応させることも可能です。たとえば、Smartsheet では営業行の子行である国際行を親行として、その下でレコードを同期させることができます。
• Dynamics 365 のレコードには、シートの [Primary ID (プライマリ ID)] 列に入る正しいハイパーリンクが必要です。([Primary ID (プライマリ ID)] 列が存在していない場合は、ワークフローが最初に実行されるときに自動的にシートに作成されます)。Dynamics ID を Dynamics 365 からシートに手動でコピーすると、ワークフローが正しく同期されない可能性があります。

ワークフローの管理

ワークフローはダッシュボードにて管理できます。ページ左上の三本線メニューを選択し、[Dashboard (ダッシュボード)] を選択すると、作成済みのワークフローの一覧が表示されます。

設定

[Settings (設定)] を選択すると、以下のオプションが表示されます。

• Edit Workflow (ワークフローの編集): ワークフロー ウィザードを戻って、ワークフローを編集できます。
• Rename Workflow (ワークフローの名前変更): ワークフローのタイトルを変更できます。
• Disable/Enable Workflow (ワークフローの無効化/有効化): ワークフローの自動実行を停止または開始できます。
• Delete Workflow (ワークフローの削除): ダッシュボードからワークフローを削除できます。

ワークフローの削除操作は元に戻せず、削除したワークフローの復元もできません。

同期エラーを特定し修正する

ワークフロー エラーの特定と解決に役立つリソースは、以下のとおりいくつかあります。

• [Run History (実行履歴)] ページ: このページには、ワークフローの同期エラー回数と、問題の詳細が記載されたエラー メッセージが表示されます。 
• [Error Report Emails (エラー レポート メール)]: 問題が発生すると、そのワークフローの所有者、および問題が発生したワークフローのフィールドまたは行を編集したユーザーに、電子メール メッセージが送信されます。
• Smartsheet の [Sync Error (同期エラー)] 列の、問題が発生した行には、メッセージが表示されます。(この列は、Dynamics 365 エンティティに紐づけられたどのシートにも存在しています)。

実行履歴ページを使った同期エラーのトラブルシューティング

ワークフローを作成すると、ワークフローの [Run History (実行履歴)] ページで同期履歴や発生したエラーの情報を確認することができます。

[Run History (実行履歴)] ページを開くには:

1. メニューから [Dashboard (ダッシュボード)] を選択して、ワークフローの一覧を表示させます。
   
2. [Last Run (最終実行日)] の下のリンクを選択して、ワークフローの [Run History (実行履歴)] ページを表示させます。
   
   
    
3. 特定の実行インスタンスのタイムスタンプ ([Last Run (最終実行日)] の下) を選択すると、エラー メッセージが表示されます。
   

コネクタ ワークフローのベスト プラクティス

保存と更新を頻繁に行う

2 つのアプリケーション間で作業していると、同期エラーが発生する可能性が高くなります。このリスクを最小限に抑えるには、変更を保存し、その際にシートを最新の情報に更新してください。これにより、他のユーザーも変更を把握できるようになり、設定したワークフローに従ってそれらの変更が Dynamics 365 と Smartsheet に同期されるようになります。

シートの閲覧者権限を付与する

シートの内容を間違って変更してしまうと、Smartsheet と Dynamics 365 との同期のエラーにつながる可能性があります。これを回避するには、シートの共同作業者に閲覧者権限を付与します。つまり、共同作業者はシートのデータを表示できても、編集はできません。

変更を表示する

「履歴の表示」機能を使用して、セルに加えられた変更の記録を表示できます。Smartsheet と Dynamics 365 との間で共有されるデータを含むシートの場合、変更に関連付けられたユーザーの名前が、ワークフローを作成した人の名前になります。

この情報は、おそらく不適切にマップされた列により想定外の変更がシートに加えられたり、[Sync Error (同期エラー)] 列にてエラーを受信できなかったりした場合に、特定のユーザーのワークフローを絞り込むのに役立ちます。

特定の行のデータのみを Smartsheet から Dynamics 365 にプッシュする

どの行が Dynamics 365 にデータをプッシュ バックするかを制御するには、以下のように Smartsheet のシートに [Update in Dynamics 365 (Dynamics 365 での更新)] 列を作成し、さらにコネクタ ワークフローにフィルターを作成します。

1. Dynamics 365 エンティティに接続するシート上で、新しい列を作成し、「チェックボックス」タイプを選択して、その列に [Sync to Dynamics (Dynamics へ同期)] という名前を付けます。
2. Smartsheet for Dynamics 365 ページへログインし、手順に従ってワークフローを作成します。
3. ワークフロー ウィザードにて、双方向ワークフローを指定し、[Update in Dynamics 365 (Dynamics 365 での更新)] 列にチェックが入っている行のみを同期するフィルターを作成します。

シートと Dynamics エンティティの次回の同期時に、[Sync to Dynamics (Dynamics へ同期)] チェックボックスがオンになっている行のデータのみが Dynamics にプッシュ バックされます。

想定外の空白列がある場合にシート許可を確認する

共有権限によってはシートのデータが更新されず、そのエラーも受信できないことがあります。ワークフローにてマップした列が空白である場合、その列がシート上でロックされている可能性があります。シート所有者 (もしくは他の管理者) にシートの管理者許可を付与してもらってください。