アクティビティ ログで変更を追跡する

シートのさまざまな要素について編集および削除履歴の監査証跡が作成され、共同作業者がシート上で行っているアクションをよりよく把握できます。また、レポートやダッシュボードを閲覧して一般的な編集を行ったユーザーを確認したり、過去のシートのスナップショットをリクエストしたりすることもできます。

アクティビティ ログで追跡できる内容

アクティビティ ログを使用すると次の一般的なアクションを追跡できます。

• シート、レポート、またはダッシュボードの閲覧者
• シート、レポート、またはダッシュボードが誰に共有されたか (または誰の共有が解除されたか)
• シートのみ: 行われた変更の種類と詳細。例: 行 4 で、Sally Smart がステータスを「進行中」から「完了済み」に変更した
• 変更を行ったユーザーの名前
• 変更が行われた日付と時刻
• ワークスペースの共有

アクティビティ ログについて知っておくべきその他の点を以下に挙げます。

• アクティビティ ログには、直近のセルの変更が表示されます。特定のセルの履歴を表示するには、セルを右クリックして [セルの履歴を表示] を選択します。
• アクティビティ ログを閉じると、フィルターは自動的にクリアされます。アクティビティ ログのフィルターは保存することも、シートの共同作業者と共有することもできません。
• Smartsheet のユーザー名を辿ることができないアクションがあります。たとえば、誰かが電子メールの添付ファイルとしてシートやセルの行を送信した後、あなたが Smartsheet にログインせずにその添付ファイルをダウンロードした場合です。Smartsheet はこのアクティビティを追跡および記録しますが、ログ エントリには download@smartsheet.com というユーザー名が表示されます。
• ダッシュボードには編集者の共有権限レベルがありません。ダッシュボードのアクティビティ ログを表示できるのは、管理者と所有者のみです。

レポートで行われた編集内容を表示するには 

これらの変更の記録は、レポートのアクティビティ ログではなく、元のシートのアクティビティ ログ ダイアログにのみ表示されるので、レポートのセルと行の変更を追跡する必要がある場合は、元のシートにアクセスします。 

アクティビティ ログを表示できるユーザー

*シートの作成アクティビティは、シートの所有者にのみ表示されます。ただし、シートの所有権を移行した場合、新しい所有者にシートの作成時からのアクティビティ ログがすべて表示されます。

所有者、管理者、編集者がアクティビティ ログを閲覧およびエクスポートするには、有料ユーザーである必要があります。

共有権限について詳しくは、シート、レポート、ワークスペースの権限に関する記事をお読みください。

アクティビティ ログ エントリを表示する

アクティビティ ログ ダイアログを開く方法は 2 つあります。

1. メニュー バーからアクティビティ ログ ダイアログを開く
   • メニュー バーで、[ファイル] > [アクティビティ ログの表示] を選択します。

または、

2. 右側のバーからアクティビティ ログ ダイアログを開く
   • 右側のバーで、[アクティビティ ログ] アイコンを選択します。

API の影響を受けたシートの変更

一部の組織では、Smartsheet アプリケーション プログラミング インターフェイス (API) を活用するカスタム ソリューションを作成または使用しています。Smartsheet Pivot アプリがその一例です。API がシートのコンテンツに影響を与えている場合、日付列の横に「API - 統合アプリ」の画像が表示されます。

アクティビティ ログ エントリをフィルターする

[アクティビティ ログの表示] ダイアログでは、誰が行を削除したか、ユーザーがいつシートを表示したかなど、シートのアクションを見ることができます。既定では、アクティビティ ログ ダイアログのレポートには過去 7 日間のイベントが表示されます。

アクティビティ ログでフィルターを使用すると、確認したい履歴のみを表示できます。たとえば、特定の日付範囲のアクティビティ、特定の種類のアクション、シート上でアクションを行っていた特定のユーザーなど、さまざまなフィルターを適用できます。

アクティビティ ログにフィルターを適用する

1. [アクティビティ ログの表示] ダイアログで、[フィルター] セクションを展開します。 
2. 以下のいずれかを選択します。
   • [アクション]: アクティビティの種類でアクティビティ ログをフィルターします
   • [共同作業者]: アクションを実行したユーザー
   • [日付範囲]: アクションを表示したい日付の範囲
3. [適用] を選択します。

フィルターをクリアする場合は、[フィルターのクリア] を選択します。

アクティビティ ログをエクスポートする

アイテムのアクティビティ ログをダウンロードして、シートのアクティビティの記録を追加で保持できます。それぞれのダウンロードは、90 日分のシート アクティビティ データに制限されています。

アクティビティ ログをエクスポートするには

1. シートまたはレポートのメニュー バーで、[ファイル] > [アクティビティ ログの表示] を選択します。
2. [日付範囲] セクションで、開始日と終了日を選択します。 
3. オプション: [アクション] および [共同作業者] フィルターで、追加のオプションを選択します。
4. [ダウンロード] を選択します。
   
   Smartsheet アカウントに関連付けられているアドレスに、ファイルへのリンクが電子メールで送信されます。 
    
5. 電子メール内のリンクを選択して、アクティビティ ログをダウンロードします。

シート名に特殊文字が含まれている場合、アクティビティ ログの CSV をエクスポートする際に、ファイル名から特殊文字を削除しなければならない場合があります。| (パイプ) や * (アスタリスク) など特定の記号を使用すると、ファイルを開いた際に破損しているように見えます。

エクスポートされたファイルが届くタイミング

Smartsheet でファイルが生成され、ダウンロード リンクが送信されるのにかかる時間はその都度変わります。[ダウンロード] を選択すると、ファイルへのリンクが記載されたメッセージが翌営業日に届きます。

シートのスナップショットをリクエストする

シートの所有者または管理者は、シートのセルや列に加えられた変更のスナップショットをリクエストできます。

シートの変更のスナップショットをリクエストするには

1. シートのアクティビティ ログ ダイアログを開きます。 
2. [日付範囲] セクションで、必要に応じて開始日と終了日を修正します。
3. 特定の変更に移動してその行を展開し、[スナップショットのリクエスト] を選択します。 

電子メール経由で、スナップショットがシート所有者に Excel ファイルで送信されます。ファイルには、シート データ、サマリー、コメントのみが含まれています。条件付き書式、添付ファイル/リンク、通知、セルの履歴、および Excel と互換性のない数式 (列の数式、@行、@セル、シート間の数式など) は対象外です。

特定のシートについて、送信できるスナップショット リクエストは 1 つだけです。最初のリクエストが完了したら、追加のリクエストを送信できます。

アクティビティ ログのカードビュー関連のアクション

アクティビティ ログ ダイアログに表示されるアクションの中には、全体的な変更を説明するものの、その変更の詳細に関する背景情報を提供しないものがあります。以下に、表示される可能性のあるアクションとその意味を示します。

• カード ビュー: カードが並べ替えられました: 1 つまたは複数のカードをある位置から別の位置に手動でドラッグし、別のレーンまたは同じレーンの別の位置にドラッグした場合です。
• カード ビュー: カードが間接的に並べ替えられました: カードが他の手段によって移動された場合です。たとえば、あるカードを同じレーンや別のレーンの任意の位置に手動でドラッグすると、他のカードは間接的に上位または下位に移動します。また、グリッド ビューやガント ビューでタスクを別のユーザーに割り当てたり、行のリスト オプションを変更したりするなどの変更を行った場合も、カードが間接的に並べ替えられることがあります。