Smartsheet の統合機能

BrandfolderワークスペースSmartsheetとも​​密接に統合されています。Smartsheet の強力な自動化機能を使用すると、タスクの詳細から追加の通知や承認フローなどを実行することもできます。ユーザーはSmartsheetで更新や新しいタスクを行うことができ、タスクはBrandfolderで更新されます。

統合機能のセットアップ

1. ワークスペースチームメンバーは、クリックするだけでBrandfolderからSmartsheetに簡単に認証して接続できます。 Smartsheetで開く設定タブの横にあります。

2. 認証されると、 Brandfolder が作成したシートに移動します。このシートはワークスペースに関連付けられ、他のチーム メンバーがSmartsheetアカウントを接続するとシートにアクセスできるようになります。

Smartsheetでタスクを更新する

初期設定後、ユーザーは次の手順でSmartsheetのタスクを更新できます。

1. セルの値を編集し、変更をSmartsheetに保存します。

2. Brandfolderワークスペースに移動して、反映された変更を確認します。

変更は、ワークスペースタスクで許容される形式である限り行われます。拒否された変更は、数秒後にSmartsheetのそのフィールドの値をBrandfolder ワークスペースタスクの値に戻すだけです。必須フィールド (セクションなど) が入力されていない場合、またはフィールドに誤った値が入力されている場合は、その値を入力するか、入力内容を許容される値に修正する必要があります。修正されると、これらの行はBrandfolderに同期されます。

互換性のない変更の例としては、日付ピッカーで日付を選択するのではなく、 Smartsheetの日付列にテキスト値を入力することが挙げられます。

Smartsheetで新しいタスクを作成する

1. 必須フィールドであるセクションを含め、 Smartsheetに新しい列を入力します。入力されていない、または誤って入力されている場合は、その値を入力するか、入力内容を許容される値に修正する必要があります。

2. 正しく入力すると、これらの行はBrandfolderに同期されます。

新しい列を作成してから、そのタスクがBrandfolderに表示されるまでの間に、多少の遅延が発生する場合があります。タスクが正常に作成されたことを示す良い指標は、アセット リンク値がSmartsheet列に入力されるかどうかです。

列の更新

ワークスペースから生成されるシートには、次の列が含まれます。

• 名前: 資産/タスク名
• セクション: タスクを実行するセクションを選択するためのドロップダウンにセクション名があらかじめ入力されている必須フィールド
• ステータス: 進行中、未開始、完了のドロップダウン選択肢が事前に入力されたフィールド
• 優先度: ドロップダウンから高、中、低の優先度を事前に選択できるフィールド
• 担当者: 接続されたBrandfolder内の有効なユーザーのドロップダウン選択が事前に入力されたフィールド。注意: Brandfolderアカウントを持たないユーザーを追加することはできますが、 Brandfolderの担当者として追加されることはありません。
• 期日: 日付選択の列タイプのフィールド
• ファイルタイプ: オープンテキストフィールド
• 寸法: オープンテキストフィールド
• 説明: オープンテキストフィールド
• アセット リンク: アセットにリンクする読み取り専用の列。タスクの作成後にユーザーに対して自動的に入力されます。

データの削除

• Smartsheetで削除されたタスク（列全体）はないBrandfolder内のタスクを削除します。
• Brandfolderのワークスペースから削除または除去されたタスクはないSmartsheet内の対応する列(タスク) を削除します。