ワークスペース + Smartsheet の統合

Brandfolder Workspaceは Smartsheet と密接に統合されています。Smartsheet の強力な自動化により、タスクの詳細から追加の通知、承認フローなどを促進できます。ユーザーは Smartsheet で更新や新しいタスクを作成し、Brandfolder でタスクが更新されるのを確認できます。

統合機能のセットアップ

ワークスペースのチームメンバーは、Brandfolder から Smartsheet に簡単に認証して接続できます:

1. ワークスペースで、設定タブの隣にある Smartsheet で開く を選択します。

Brandfolder Image

2. 表示される新しいウィンドウで、許可 を選択します。 
3. 接続したい Smartsheet ワークスペースを選択します。
4. 接続 を選択します。

ワークスペースが接続されると、Smartsheet に接続 が Smartsheet で開く に変更され、それを選択すると Brandfolder が作成したシートに移動します。他のチームメンバーが Smartsheet アカウントを接続すると、彼らはこのシートにアクセスできるようになります。 

Smartsheet でタスクを更新

初期設定後、ユーザーは次の手順で Smartsheet でタスクを更新できます:

1. セルの値を編集し、変更を保存します。
2. Brandfolder ワークスペースに移動して、変更が反映されているのを確認します。

変更は、ワークスペースタスクにとって受け入れ可能な形式である限り行われます。

拒否された変更は、数秒後に Smartsheet のそのフィールドの値を Brandfolder ワークスペースタスクの値に戻します。必須フィールド（例：セクション）が記入されていない場合や、フィールドが不正確に記入されている場合は、その値を記入するか、受け入れられる値に修正する必要があります。修正が完了すると、これらの行が Brandfolder に同期されます。

互換性のない変更の例は、日付ピッカーを使用して日付を選択するのではなく、Smartsheetの日付列にテキスト値を入力することです。

Smartsheetで新しいタスクを作成する

1. Smartsheetで新しい行を記入し、必須フィールドを含めます。記入されていないか、誤って記入されている場合は、その値を記入するか、受け入れられる値に修正する必要があります。
2. 正しく記入されると、これらの行はBrandfolderに同期されます。

新しい行を作成してから、そのタスクがBrandfolderに表示されるまでに遅延が発生することがあります。タスクが正常に作成されたことを示す良い指標は、資産リンク値がSmartsheetの行に表示されることです。

列の更新

ワークスペースから生成されるシートに含まれる列は次のとおりです：

• 名前: 資産/タスク名
• セクション: タスクが存在するセクションを選択するためのドロップダウンで事前に入力された必須フィールド
• ステータス: 進行中、未開始、または完了のドロップダウン選択で事前に入力されたフィールド
• 優先度: 高、中、または低の優先度のドロップダウン選択で事前に入力されたフィールド

• 担当者: 接続されたBrandfolderの有効なユーザーのドロップダウン選択で事前に入力されたフィールド。

  Brandfolderアカウントを持たないユーザーを追加できますが、Brandfolderの担当者としてはカウントされません。

• 期限日: 日付選択の列タイプのフィールド
• ファイルタイプ: 自由記述フィールド
• 寸法: 自由記述フィールド
• 説明: 自由記述フィールド
• 資産リンク: タスク作成後にユーザーのために自動的に入力される資産へのリンクを持つ読み取り専用の列。

データを削除する

• Smartsheet で削除されたタスク（行全体）は、Brandfolder のタスクを削除したり取り除いたりしません。
• Brandfolder のワークスペースから削除または取り除かれたタスクは、Smartsheet の対応する行（タスク）を削除しません。