「ドロップダウン リスト」列を使って集積データの一貫性を維持する

単一選択用および複数選択用の「ドロップダウン リスト」列を使って、収集された重要な情報を標準化することができます。

• 共同作業者が 1 つまたは複数の値を選択して適用できるようにする
• 収集され標準化された値を簡単に追跡しレポートする

シートの「ドロップダウン リスト」列を設定する

「ドロップダウン リスト」列を作成するには:

1. 任意の列ヘッダーの下にあるドロップダウン矢印をクリックし、追加する「ドロップダウン」列を配置する場所に応じて [右に 1 列を挿入] または [左に 1 列を挿入] を選択します。
   
   [列の挿入] ウィンドウが表示されます。
   
   
2. 「名前」フィールドに列の名前を入力します。
3. 列タイプを [ドロップダウン リスト (単一選択)] または [ドロップダウン リスト (複数選択)] から選択します。
4. 「値」の下のリストに表示する値を入力します (Enter キーまたは Return キーを押して改行し、新しい行に値を入力することができます)。
5. ユーザーによる自由な文字列の値の入力を制限するには、[ドロップダウン リスト値のみに制限] のチェックボックスをオンにします。
6. [OK] をクリックします。

注:

• ドロップダウン リストのセルの値は、値のリスト順に表示されています。
• 値には、句読点、文字、数字、および絵文字が含まれている可能性があります。
• 「値」にハイパーリンクに相当する文字列が挿入されている場合、「値」フィールドには通常の文字列として表示されますが、ドロップダウンで選択すると、クリック可能なハイパーリンクとなります。
• 「値」フィールドにメール アドレスが記載されている場合、ドロップダウン リストでは通常の文字列として表示されます。

以上です。 単一選択用または複数選択用の「ドロップダウン リスト」列がシートに挿入されます。 これで、共同作業者から標準化された値を収集することができるようになります。

「ドロップダウン リスト」列プロパティを編集する

ドロップダウン リストに値を追加または削除する場合、「ドロップダウン リスト」列プロパティを編集して追加/削除を行うことができます。

列プロパティを編集するには:

1. 列のヘッダーの下にあるドロップダウン矢印をクリックし、[列プロパティの編集] を選択します。
   
   [列プロパティの編集] ウィンドウが開きます。
   
   
2. 「値」フィールドに記載されている値を変更します。

   ドロップダウン リストの値を削除するには、削除対象の値を選択し、Backspace キーまたは Delete キーを押します。

   注: フォームの単一選択用または複数選択用の「ドロップダウン リスト」フィールドの値は、[列プロパティの編集] ウィンドウで変更する必要があります。

3. [保存] をクリックします。

列タイプを変更する際には、以下の点に注意してください。

• 「ドロップダウン リスト」列タイプを単一選択用から複数選択用 (またはその逆) に切り替える場合、列プロパティの「値」の一覧に変更はありません。 違いは、単一選択用の場合はドロップダウン リストから値を 1 つ選択でき、複数選択用の場合は値を複数選択できる点のみです。
• 単一選択用または複数選択用の「ドロップダウン リスト」列タイプから、「ドロップダウン リスト」以外の列タイプに切り替える場合、単一のドロップダウン リスト値を含むセルは文字列として表示され、複数のドロップダウン リスト値を含むセルは、行で区切られた文字列として表示されます。
• 「ドロップダウン リスト」以外の列タイプから単一選択用または複数選択用の「ドロップダウン リスト」列タイプに切り替える場合、各セルのコンテンツがすべて取り込まれ、「ドロップダウン リスト」列プロパティの「値」セクションに 1 つの値として追加されます。
• 単一選択用または複数選択用の列タイプから切り替える場合、またはこれらのタイプへ切り替える場合、これらの列を含むレポートを更新する必要があります。

適切な「ドロップダウン リスト」列タイプを選択する

シートの「ドロップダウン リスト」列の値を選択する場合、選択した「ドロップダウン リスト」列のタイプにより、ドロップダウン リストの表示方法が異なります。

単一選択用の「ドロップダウン リスト」列では、「ドロップダウン リスト」の値を 1 つだけ選択することができます。

複数選択用の「ドロップダウン リスト」列では、値の横のチェックボックスをオンにして、1 つまたは複数の「ドロップダウン リスト」の値を選択できます。

複数選択用のドロップダウン リストから選択した各値は、セルに取り込まれます。

取り込まれた値をセルから削除するには、該当する値の横の [X] をクリックするか、ドロップダウン リストの値の横にあるチェックボックスをオフにします。

「ドロップダウン リスト」列活用のヒントとベスト プラクティス

「ドロップダウン リスト」列のセルを変更する際には、以下の点に注意してください。

• 「ドロップダウン リスト」列は、値の一覧の表示だけに制限されているわけではありません。セルをダブルクリックして文字の値を自由に入力することができます。 文字列の値は追加したセルのドロップダウン リストに追加されますが、「ドロップダウン リスト」列プロパティの「値」セクションには追加されません。
• 複数選択用の「ドロップダウン リスト」列では、自由に入力した文字列はドロップダウン リスト値として、該当セルの最後に名前順で保存されます。
• 複数選択用の「ドロップダウン リスト」列では、選択できる値の数に制限はありません (通常のセルの文字列制限と同様)。