Smartsheet と Microsoft Dynamics 365 との同期

Microsoft Dynamics 365 コネクタを使用して、潜在顧客、営業案件、アカウント、連絡先などの Dynamics 365 エンティティを Smartsheet と Dynamics 365 との間で自動的に同期させましょう。

ご利用可能なユーザー

権限:

  • システム管理者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

ワークフローを作成する

ログイン後は、ワークフロー ウィザードで自動同期用のワークフローの作成方法を確認できます。

  1. ページ左上のメニューを選択し、[Dashboard (ダッシュボード)] を選択します。
    Menu button with the Dashboard and Account Admin options
     
  2. [Add Workflow (ワークフローの追加)] を選択し、ワークフロー ウィザードを起動します。

    Microsoft Dynamics workflow wizard

ワークフロー ウィザード

ワークフロー ウィザードを使用してシートと Microsoft Dynamics エンティティを選択し、同期する列とフィールドをマッピングします。

  1. [Settings (設定)] ページで、以下のとおりワークフローの基盤を設定します。

    • [What do you want this workflow to do? (このワークフローで何を行いますか？)] の隣で、ワークフローの同期方向 (Dynamics 365 へ、Smartsheet へ、または双方向) を選択します。
    • [Sheet Name (シート名)]: 既存のシートを選択するか、[Create a new (新規シートの作成)] を選択して Smartsheet 内に新しいシートをその場で作成します。
    • Dynamics のアイテム: ドロップダウンから Dynamics 365 エンティティを選択します。

    ワークフロー、シート、Dynamics 365 エンティティ、およびそれらの同期方向は、一度保存すると変更できません。新しいワークフローを作成して異なる設定を選択することは可能です。

  2. 設定を確認するには [Continue (続行)] を選択します。
  3. [Fields (フィールド)] セクションで、Dynamics 365 と Smartsheet との間のフィールドをマップします。

    ドロップダウンから [New column (新しい列)] を選択して、シートに新しい列を挿入することも可能です。ワークフローに Dynamics 365 エンティティ フィールドを追加するには、[Add field (フィールドの追加)] を選択します。

  4. 同期方向を変更するには、エンティティ フィールドと列との間の方向ドロップダウン flow dropdown icon を使用します。

    Dynamics 365 および Smartsheet の権限によっては、また統合でのフィールドの使用状況 (Dynamics ID など) によっては、特定のマッピングの同期方向を変更できない場合があります。

  5. フィールド マッピングで行った選択を確認するには、[Continue (続行)] を選択します。
  6. [Dynamics Filters (Dynamics フィルター)] および [Sheet Filters (シート フィルター)] ページでは、フィルターを作成して、両アプリケーション間で共有するデータのタイプと量をコントロールしやすくすることができます。
  7. [Save (保存)] ページでは、ワークフローに名前を付けて保存します。この際、Dynamics 365 エンティティおよびシートに対して実行される更新のサマリーを確認できます。 

    変更を行いたい場合は、ワークフローに戻って変更を追加します。
  8. [Save Workflow (ワークフローの保存)] を選択し、ワークフローの同期を開始します。 

ワークフローを保存すると、ウィザードを終了してダッシュボードに移動できます。 Dynamics 365 のレコードと Smartsheet のシートの行は、ワークフローに設定したルールに従って自動的にアップデートされます。

フィルターを使用して詳細なデータ同期を行う

Dynamics フィルター

シートに同期される Dynamics 365 のレコードをより細かく指定するには、フィルターを追加するという方法があります。これらのフィルターを使用すると、特定のプロジェクト、クライアント、または従業員に関するフィールドのみを同期できます。

Dynamics フィルターを作成するには

  1. [Add filter (フィルターの追加)] を選択して、利用できるエンティティ フィールドのリストを追加します。

  2. ドロップダウンを使用してフィルターの条件を選択します。たとえば、[Equals (等しい)]、[Contains (=次を含む値)]、または [is blank (=空白)] などです。

    フィルター条件を追加する必要がある場合は、右側にテキスト フィールドが表示されます。

  3. フィルターを確認して適用するには、[Continue (続行)] を選択します。

シート フィルター

フィルターを追加することで、Dynamics 365 のオブジェクトに同期される行を制御できます。これらのフィルターを使用して、オブジェクトに同期されるレコードを調整することも可能です。たとえばフィルターを使用すれば、進行中においてステータス理由の値を持つ行だけを同期し、Dynamics 365 の営業案件エンティティに返すこともできます。

シート フィルターを作成するには

  1. [Add filter (フィルターの追加)] を選択して、利用できるシートの列のリストを追加し、そこから列を 1 つ選択してフィルターを追加します。

  2. ドロップダウンを使用してフィルターの条件を選択します。たとえば、[Equals (等しい)]、[Contains (=次を含む値)]、または [is blank (=空白)] などです。

    フィルター条件を追加する必要がある場合は、右側にテキスト フィールドが表示されます。

  3. フィルターを確認して適用するには、[Continue (続行)] を選択します。

ウィザードの [Save (保存)] ページにある両方のフィルターでは、[Update Summary (更新サマリー)] の隣に、Dynamics 365 エンティティでアップデートされるフィールドの数が表示されます。これにより、シートからエンティティに同期されるデータ量を把握することができます。

[Update Summary (更新サマリー)] に表示される数が想定以上に多いまたは少ない場合は、ウィザードに戻り、必要に応じてフィルターの数を調整できます。

関連するレコードを Smartsheet 階層にまとめる

ワークフローで行グループを定義すると、Dynamics 365 のレコードを Smartsheet の親タスクおよび子タスクとしてまとめることができます。 行グループを作成し、営業案件の段階など特定のフィールドのオプションを基準に、Dynamics 365 のレコードをワークフローで整理しましょう。これにより、同期した後にシート上で手動でこれらを動かす必要がなくなります。

行グループを定義するときは、次のことに注意してください。

  • [Group by (グループ化の基準)] では、既存の Dynamics 365 フィールドを選択するか、新しい値を入力して、レコードをシートへの同期時にグループ化できます。[Group by (グループ化の基準)] によって、シートの親行にあるプライマリ列の値が決まります。たとえば営業案件の段階を基準にグループ分けする場合、各段階 (提案、説明、契約など) ごとにシートに親行が作成されます。
  • 新しい親行は、[Group by (グループ化の基準)] の値がシートのプライマリ列にある既存の値と完全に一致していない限り、シートの一番下に表示されます。
  • サブグループを定義して、組織の階層を新たに追加することもできます。たとえば、Smartsheet では [Sales (営業)] 行の子行である [International (国際)] 行を親行として、その下にあるレコードを同期することができます。
  • Dynamics 365 のレコードには、シートの [Primary ID (プライマリ ID)] 列に入る正しいハイパーリンクが必要です。[Primary ID (プライマリ ID)] 列が存在していない場合は、ワークフローが最初に実行されるときに自動的にシートに作成されます。 

Dynamics ID を Dynamics 365 からシートに手動でコピーすると、ワークフローが正しく同期されない可能性があります。

ワークフローを管理する

ワークフローはダッシュボードで管理できます。ページ左上の三本線メニューを選択し、[Dashboard (ダッシュボード)] を選択すると、作成済みのワークフローの一覧が表示されます。

設定

[設定] を選択すると、以下の操作が可能です。

  • [Edit Workflow (ワークフローの編集)]: ワークフロー ウィザードに戻って、ワークフローを編集できます。
  • [Rename Workflow (ワークフローの名前変更)]: ワークフローのタイトルを変更できます。
  • [Deactivate/Enable Workflow (ワークフローの無効化/有効化)]: ワークフローの自動実行を停止または開始できます。
  • [Delete Workflow (ワークフローの削除)]: ダッシュボードからワークフローを削除できます。

ワークフローの削除は元に戻せず、削除したワークフローの復元もできません。