適用対象

Smartsheet Advance Package

Smartsheet と Microsoft Dynamics 365 との同期

PLANS

  • Smartsheet Advance Package

Microsoft Dynamics 365 コネクタを使用して、潜在顧客、営業案件、アカウント、連絡先などの Dynamics 365 エンティティを Smartsheet と Dynamics 365 との間で自動的に同期させましょう。

Dynamics 365 コネクタはプレミアム機能です。 価格に関する詳細については、当社のセールスチームにお問い合わせください。

Smartsheet for Dynamics 365 コネクタをご購入いただくと、Smartsheet のシステム管理者および Dynamics 365 の管理者権限を持つユーザーは、Smartsheet for Microsoft Dynamics 365 コネクタの管理者セットアップ記事に記載されているステップに従って、 Smartsheet for Dynamics 365 コネクタをインストールすることになります。

はじめる前に

Dynamics 365 コネクタにてワークフローを作成するには、Smartsheet のライセンス ユーザーである必要があります。 ライセンス ユーザーでない場合は、組織/団体の Smartsheet システム管理者から、「ユーザーの管理 (マルチユーザー プラン)」のステップに従ってライセンスを付与してもらってください。

コネクタへのサインイン

Smartsheet for Dynamics 365 コネクタをインストールして構成したら、次の URL を使用してワークフローを作成し、同期を実行します。

https://connectors.smartsheet.com/c/plugin/dynamics

ワークフローの作成

コネクタにログインしたら、自動同期が可能なワークフローを作成できます。 このプロセスには、ワークフロー ウィザードを使用できます。

新しいワークフローを作成するには:

  1. ページ左上のメニューをクリックし、[Dashboard (ダッシュボード)] を選択します。
    Dynamics メニュー ドロップダウン
     
  2. [Add Workflow (ワークフローの追加)] をクリックし、ワークフロー ウィザードを起動します。

    ワークフロー ウィザード

ワークフロー ウィザード

ワークフロー ウィザードを使用してシートと Microsoft Dynamics エンティティを選択し、同期する列とフィールドをマップします。

  1. 設定ページにて、以下のとおりワークフローの基盤を設定します。
    [What do you want this workflow to do? (このワークフローでしたいこと)] の隣にて、ワークフローの同期方向 (Dynamics 365 へ、Smartsheet へ、または双方向) を選択します。
    [Sheet Name (シート名)] の隣にて、既存のシートを選択するか、または [Create a new sheet (新規シートの作成)] を選択して Smartsheet にて新しいシートをすぐに作成します。
    次のドロップダウンにて Dynamics 365 エンティティを選択します。

    注: ワークフローを保存したら、シート、Dynamics 365 エンティティ、およびそれらの同期方向は変更できなくなります。 しかし別の設定にて新しいワークフローを作成することは可能です。
  2. [Continue (続行)] をクリックして、設定内容を確定させます。
  3. [Fields (フィールド)] セクションにて、Dynamics 365 と Smartsheet との間のフィールドをマップします。

    必要であれば、ドロップダウンから [new column (新しい列)] を選択して、シートに新しい列を挿入することも可能です。 ワークフローに Dynamics 365 エンティティ フィールドを追加するには、[add field (フィールドの追加)] を選択します。
     
  4. 同期方向を変更するには、エンティティ フィールドと列との間の方向ドロップダウン 方向ドロップダウン を使用します。

    注: Dynamics 365 および Smartsheet の権限によっては、また統合でのフィールドの使用状況 (Dynamics ID など) によっては、特定のマッピングの同期方向を変更できない場合があります。
  5. [Continue (続行)] をクリックして、フィールドのマッピング設定を確定させます。
  6. [Dynamics Filters (Dynamics フィルター)] および [Sheet Filters (シート フィルター)]ページでは、フィルターを作成して、両アプリケーション間で共有するデータのタイプと量をコントロールしやすくすることができます。 (詳細は「フィルター」のセクションをご覧ください)
  7. [Save (保存)] ページでは、ワークフローに名前を付けて保存します。この際、Dynamics 365 エンティティおよびシートに対して実行される更新のサマリーを確認します。

    [Update Summary (アップデート サマリー)] にて想定以上の量の変更が実施されることがわかった場合、ウィザードを戻り、フィルターを追加するなどして、ワークフローを改良します。
  8. [Save Workflow (ワークフローの保存)] をクリックするとワークフローの同期が始まり、[Update Summary (アップデート サマリー)] に表示されていた Dynamics 365 のレコードおよび行が追加されます。

ワークフローを保存すると、ウィザードが終了し、ダッシュボードが開きます。 またワークフローが実行され、ワークフローに設定したルールに従って、Dynamics 365 のレコードと Smartsheet のシートの行が自動的にアップデートされます。

既存のワークフローを編集するには、下の「ワークフローの管理」セクションのステップを実行します。

フィルターを使用した詳細なデータ同期

Dynamics フィルター

シートに同期される Dynamics 365 のレコードをより細かく指定するには、フィルターを追加するという方法があります。 フィルターは、たとえば特定のプロジェクト、クライアント、従業員などに関連するフィールドのみを同期する場合に便利です。
Dynamics フィルターを作成するには:

  1. [add field (フィールドの追加)] をクリックして、利用できるエンティティ フィールドのリストを追加し、そこから 1 つを選択してフィルターを作成します。
  2. ドロップダウンからフィルターの条件を選択します。 例: equals (完全一致)、contains (部分一致)、blank (空白)
    注: フィルター条件を追加する必要がある場合は、右側にテキスト フィールドが表示されます。
  3. [Continue (続行)] をクリックし、フィルターを確定させて適用します。

ウィザードの [Save (保存)] ページでは、[Update Summary (アップデート サマリー)] の隣に、Dynamics 365 エンティティにてアップデートされるフィールドの数が表示されます。 これは、シートからエンティティに同期されるデータ量を推測する助けになります。
[Update Summary (更新サマリー)] に表示される数が想定以上に多いまたは少ない場合は、ウィザードを戻り、必要に応じてフィルターの数を調整します。

Smartsheet フィルター

Dynamics 365 のオブジェクトに同期される行を制御するには、フィルターを追加するという方法があります。 フィルターを使用すると、オブジェクトに同期で返されるレコードをより細かく制御できます。 たとえばフィルターを使用すれば、進行中においてステータス理由の値を持つ行だけを同期し、Dynamics 365 の営業案件エンティティに返すこともできます。

シート フィルターを作成するには:

  1. [add field (フィールドの追加)] をクリックして、利用できるシートの列のリストを追加し、そこから列を 1 つを選択してフィルターを追加します。
  2. ドロップダウンからフィルターの条件を選択します。 (例: equals (完全一致)、contains (部分一致)、blank (空白))

    注: フィルター条件を追加する必要がある場合は、右側にテキスト フィールドが表示されます。
     
  3. [Continue (続行)] をクリックし、フィルターを確定させて適用します。

ウィザードの [Save (保存)] ページでは、[Update Summary (更新サマリー)] の隣に、シートに追加され更新される行の数が表示されるため、ワークフローを保存した後に実行される変更について把握することができます。

[Update Summary (更新サマリー)] に表示される数が想定以上に多いまたは少ない場合は、ウィザードを戻り、必要に応じてフィルターの数を調整します。

関連するレコードを Smartsheet 階層にまとめる

ワークフローで行グループを定義すると、Dynamics 365 のレコードを Smartsheet の親タスクおよび子タスクとしてまとめることができます。 行グループを作成し、営業案件の段階 (例: 説明、提案、契約) など特定のフィールドのオプションを基準に、Dynamics 365 のレコードをワークフローにて整理しましょう。これにより、同期した後にシート上で手動にてこれらを動かす必要がなくなります。

行グループを定義するときは、次のことに注意してください。

  • [Group by (グループ基準)] では、シートへの同期に使用するために、既存の Dynamics 365 フィールドを選択することも、グループのレコードに新しい値を入力することも可能です。 [Group by (グループ基準)] では、シートの親行にあるプライマリ列の値を指定します。 たとえば営業案件の段階を基準にグループ分けする場合、各段階 (提案、説明、契約など) ごとにシートに親行が作成されます。
  • 新しい親行は、[Group by (グループ基準)] の値がシートのプライマリ列にある既存の値と完全に一致していない限り、シートの一番下に作成されます。
  • サブ グループを定義して、組織の新しい階層に対応させることも可能です。 たとえば、Smartsheet では「営業」行の子行である 「国際」行を親行として、その下でレコードを同期させることができます。
  • Dynamics 365 のレコードには、シートの [Primary ID (プライマリ ID)] 列に入る正しいハイパーリンクが必要です ([Primary ID (プライマリ ID)] 列が存在していない場合は、ワークフローが最初に実行されるときに自動的にシートに作成されます)。 Dynamics ID を Dynamics 365 からシートに手動でコピーすると、ワークフローが正しく同期されない可能性があります。

ワークフローの管理

ワークフローはダッシュボードにて管理できます。 ページ左上の三本線メニューをクリックし、[Dashboard (ダッシュボード)] を選択すると、作成済みのワークフローの一覧が表示されます。

設定

[Settings (設定)] をクリックすると、以下のオプションが表示されます。

  • Edit Workflow (ワークフローの編集)—ワークフロー ウィザードを戻って、ワークフローを編集できます。
  • Rename Workflow (ワークフローの名前変更)—ワークフローのタイトルを変更できます。
  • Disable/Enable Workflow (ワークフローの無効化/有効化)—ワークフローの自動実行を停止または開始できます。
  • Delete Workflow (ワークフローの削除)—ダッシュボードからワークフローを削除できます。

    注: ワークフローの削除操作は元に戻せず、削除したワークフローの復元もできません

同期エラーの特定と修正

ワークフロー エラーの特定と解決に役立つリソースは、以下のとおりいくつかあります。

  • Run History (実行履歴) ページ: このページには、ワークフローの同期エラー回数と、問題の詳細が記載されたエラー メッセージが表示されます。 トラブルシューティングの詳しくは、下の実行履歴のセクションをご覧ください。
  • Error Report Emails (エラー レポート メール): 問題が発生すると、そのワークフローの所有者、および問題が発生したワークフローのフィールドまたは行を編集したユーザーに、電子メール メッセージが送信されます。
  • Smartsheet の[Sync Error (同期エラー)] 列の、問題が発生した行には、メッセージが表示されます。 (この列は、Dynamics 365エンティティに紐づけられたどのシートにも存在しています)

実行履歴ページを使った同期エラーのトラブルシューティング

ワークフローを作成すると、ワークフローの [Run History (実行履歴)] ページにて、発生したエラーなどの同期履歴を確認することができます。
[Run History (実行履歴)] ページを開くには:

  1. メニューから [Dashboard (ダッシュボード)] をクリックして、ワークフローの一覧を表示させます。
    Dynamics メニュー ドロップダウン
  2. [Last Run (最終実行日)] の下のリンクをクリックして、ワークフローの [Run History (実行履歴)] ページを表示させます。

    最終の実行エラー
     
  3. 特定の実行インスタンスのタイムスタンプ ([Last Run (最終実行日)] の下) をクリックすると、エラー メッセージが表示されます。
    Last Run (最終実行日)

コネクタ ワークフローのベスト プラクティス

頻繁に保存して更新する

2 つのアプリケーションにまたがって作業するため、共同作業する人が増えるにつれて、同期エラーが発生する機会も増えます。 同期の問題のリスクを最小限に抑えるには、変更を保存し、その際にシートを最新の情報に更新してください。 頻繁に保存して最新の情報に更新すると、他のユーザーも変更を把握できるようになり、設定したワークフローに従ってそれらの変更が Dynamics 365 と Smartsheet に同期されるようになります。
Smartsheet でのシートの保存および更新に関する詳細は、「シートの保存および更新」をご覧ください。

シートの閲覧者権限を付与する

シートの内容を間違って変更してしまうと、Smartsheet と Dynamics 365 との同期のエラーにつながる可能性があります。これを回避するには、シートの共同作業者に閲覧者権限を付与します。
閲覧者権限なら、共同作業者はシートのデータを変更することなく、閲覧のみが可能となります。

変更を表示する

Smartsheet では、[履歴の表示] 機能を使用して、セルに加えられた変更の記録を表示できます。 Smartsheet と Dynamics 365 との間で共有されるデータを含むシートの場合、変更に関連付けられたユーザーの名前が、ワークフローを作成した人の名前になります。

この情報は、おそらく不適切にマップされた列により想定外の変更がシートに加えられ、さらに [Sync Error (同期エラー)] 列にてエラーを受信できなかった場合に、特定のユーザーのワークフローを絞り込むのに役立ちます。

Smartsheet での変更の追跡の詳細については、「セルの履歴表示」をご覧ください。

特定の行のデータのみを Smartsheet から Dynamics 365 にプッシュする

どの行が Dynamics 365 にデータをプッシュ バックするかをより細かく制御するには、以下のように Smartsheet のシートに [Update in Dynamics 365 (Dynamics 365 での更新)] 列を作成し、さらにコネクタ ワークフローにフィルターを作成します。

  1. Dynamics 365 エンティティに接続する Smartsheet のシート上で、新しい列 (新しい列の作成方法は、こちらのヘルプ記事をご覧ください) を作成し、「チェックボックス」タイプを選択して、その列に [Sync to Dynamics (Dynamics へ同期)] という名前を付けます。
  2. Smartsheet for Dynamics 365 ページへログインし、手順に従ってワークフローを作成します。
  3. ワークフロー ウィザードにて、双方向ワークフローを指定し、[Update in Dynamics 365 (Dynamics 365 での更新)] 列にチェックが入っている行のみを同期するフィルターを作成します。

シートと Dynamics エンティティの次回の同期時に、[Sync to Dynamics (Dynamics へ同期)] チェックボックスがオンになっている行のデータのみが Dynamics にプッシュ バックされます。

列に想定外の空白がある場合は、シートの権限をチェック

共有権限によってはシートのデータが更新されず、そのエラーも受信できないことがあります。 ワークフローにてマップした列が空白である場合、その列がシート上でロックされている可能性があります。 その際は、シートの所有者 (または別の管理者) に依頼し、ヘルプ記事の「シート、レポート、およびダッシュボードの共有」に記載されているステップにて、シートの管理者権限を付与してもらいましょう。

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