プロジェクト アーカイブにより、Smartsheet Control Center は、ポートフォリオ リードがアーカイブを管理できる完全なプロジェクト ライフサイクル管理ツールになります。
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Control Center は、ビジネス プラン以上を使用している Smartsheet のお客様が購入できるプレミアム サービスです。
よくある質問
プロジェクト アーカイブの要件と、この機能を使用できるユーザーを教えてください。
プロジェクト アーカイブは、Smartsheet Control Center を使用しているすべてのお客様が利用できます。プロジェクト アーカイブにアクセスするには、Smartsheet Control Center のポートフォリオ リードである必要があります。アーカイブ ワークフローを作成して実行できるのは、ポートフォリオ リードのみです。
プロジェクト アーカイブには、どのような機能がありますか？
アーカイブ ワークフローを使用すると、次のことができます。
- ポートフォリオ リードがアーカイブするプロジェクトをすばやく選択できるよう、フィルター条件を設定することができます。
- プロジェクトをアーカイブ ワークスペースに移動することで、プロジェクト チームに整理されたワークスペースのディレクトリを提供できます。
- 共有を更新し、プロジェクトのアクセスを制限することで、監査や分析のための履歴データを保存できます。
- 無効にする アラートとアクション、完了したプロジェクトでは通知が生成されなくなります。
- アーカイブされたすべてのシート、ダッシュボード、またはレポートをまとめて非公開にできます。
- アーカイブされたプロジェクトのサマリー データを保持し、会計年度のポートフォリオ レポートの一部として使用できます。(会計年度が切り替わる際に、サマリー データをアーカイブしておくとよいでしょう。)
- チームが後で参照する必要がある場合に備えて、Control Center にアーカイブされたプロジェクトのリストを提供できます。
Control Center を使用して作成していない Smartsheet アイテムをアーカイブできますか？
Smartsheet Control Center を通じてプロビジョニングされたプロジェクトのみが、アーカイブ自動化機能を使用してアーカイブする資格があります。
Smartsheet で手動で作成され、Smartsheet Control Center を介してプロビジョニングされていないシート、レポート、ダッシュボードなどのアイテムは、アーカイブ自動化を使用してアーカイブできません。
代わりに、次の2つのアクションのいずれかを完了する必要があります：
アイテムを手動で移動：これらのアイテムをアーカイブ ワークスペースまたはフォルダーに手動で移動します。
アイテムを手動で削除：または、組織のニーズに合致する場合は、これらのアイテムを削除できます。
組織にとって最適なアプローチを選択し、アイテムを手動でアーカイブするか削除するかを決定します。
プロジェクト ソース フォルダーを置き換えた場合、プロジェクトをアーカイブできますか？
プロジェクト ソース フォルダーを置き換え、再度プロビジョニングしない場合、アーカイブは失敗します。
プロジェクト アーカイブがサポートしている一般的なシナリオは何ですか？
一般的なシナリオは次のとおりです。
- 完全なアーカイブ。完了したプロジェクトに関連する Smartsheet アイテムを一度にロックします。既存のダッシュボードやレポートを手動で編集することなく、ポートフォリオレベルのダッシュボードとレポートから完了済みのプロジェクトを一括で削除できます。
- 可視性が制限されたアーカイブ。完了済みのプロジェクトをロックし、アクセスを削除しますが、それらのプロジェクトは会計年度末までポートフォリオレベルのダッシュボードとレポートに保持されます。次の会計年度の開始時に、アーカイブされたプロジェクトをダッシュボードとレポートから削除できます。
アーカイブされたプロジェクトは復元できますか？
プロジェクトのアーカイブは、永続的なアクションです。アーカイブされたプロジェクトを復元することはできません。
プロジェクトを自動的にアーカイブできますか？
いいえ。プログラムリードは、Control Center 内から手動でプロジェクトをアーカイブする必要があります。その後、Control Center は、選択したすべてのプロジェクトに対して、プロジェクトアーカイブワークフローのために定義したアクションを自動的に実行します。
アーカイブされたプロジェクトのリストはどこで確認できますか？
ポートフォリオ リードは、アーカイブを作成する際に、アーカイブされたプロジェクトのワークスペースや特定の場所を選択できます。ワークスペースにアクセスするには、プロジェクトをアーカイブしたポートフォリオ リード、アーカイブ プロセス中に設定されたアクセス権限を持つユーザー、またはワークスペースの共有をリクエストしたユーザーである必要があります。
アーカイブされたプロジェクトを表示・アクセスできるのは誰ですか？
ポートフォリオ リードは、Control Center にプロジェクトをアーカイブする際、対応するプロジェクト WorkApps もアーカイブします。アーカイブされたプロジェクトは、他のポートフォリオユーザーには表示されず、Smartsheet またはモバイルアプリのプロジェクト WorkApps UI では利用できなくなります。ただし、アーカイブの一部として構成された権限を持つユーザーのみが、Control Center でアーカイブされたプロジェクトのリストを見ることができます。
アーカイブされたプロジェクトを検索結果から削除できますか？
プロジェクトは、それにアクセスできる人の検索結果にのみ表示されます。アーカイブワークフローのオプションの 1 つは、プロジェクトフォルダーをアーカイブワークスペースに移動することです。フォルダーを移動した後は、アーカイブワークスペースへのアクセス権限を持つユーザーの検索結果にのみプロジェクトが表示されます。
プロジェクトを部分的にアーカイブして、最終レビューや監査のためにアクセスできるようにしておくことはできますか？
はい。プロジェクト アーカイブは、マルチステージ アーカイブをサポートしています。プロジェクトが完了したら、そのプロジェクトを保留中のアーカイブワークスペースに移動すれば、特定のユーザーだけがアクセスすることができます。レビューと監査が完了したら、完全なアーカイブを実行して、すべてのアクセスを削除し、プロジェクトをロックできます。