Smartsheet Control Center: プロジェクト アーカイブに関するよくある質問

適用対象

Smartsheet Advance Package

プロジェクト アーカイブにより、Smartsheet Control Center が完全なプロジェクト ライフサイクル管理ツールになるため、 プログラム リードは、プロジェクト ライフサイクルの最終段階であるアーカイブ作業を自動化および管理できるようになります。

Control Center は、ビジネス プラン以上を使用している Smartsheet のお客様が購入できるプレミアム サービスです。 Control Center の購入方法の詳細については、Smartsheet セールス担当者にお問い合わせください。

プロジェクト アーカイブに必要な要件とは? またこれを利用できるユーザーとは?

プロジェクト アーカイブは、Smartsheet Control Center を利用しているユーザーなら誰でもご利用いただけます。 しかし、プロジェクト アーカイブにアクセスし、アーカイブ ワークフローを作成したり、実行したりするには、 Smartsheet Control Center のプログラム リードである必要があります。

プロジェクト アーカイブの機能とは?

アーカイブ ワークフローでは以下のことが可能です。

  • アーカイブするプロジェクトをプログラム リードが迅速に選択できるよう、フィルター条件を設定する。
  • プロジェクトをアーカイブ ワークスペースに移動させることで、ワークスペースのディレクトリをシンプルにして、プロジェクト チームが使いやすいようにする。
  • 所有権を変更し、共有権限を更新し、プロジェクトへのアクセス権を制限して、監査および分析に対応できるように過去のデータを保存する。
  • [アラートとアクション] を無効化し、完了したプロジェクトから通知が生成されないようにする。
  • アーカイブしたシート、ダッシュボード、またはレポートをまとめて非公開化する。
  • アーカイブしたプロジェクトのサマリー データを残し、年次報告の一部として使用できるようにする。(新しい年度になった時点でサマリー データをアーカイブする必要があることもあります)
  • Control Center でアーカイブしたプロジェクトをチーム メンバーが将来的に参照する必要がある場合に備えて、アーカイブしたプロジェクトのリストを作成する。

Control Center を使用せずに作成された Smartsheet アイテムをアーカイブすることはできますか?

いいえ、できません。 アーカイブできるのは、Control Center を使用して作成されたアイテムだけです。

プロジェクト アーカイブでサポートしている一般的なシナリオとは?

一般的なシナリオを以下に紹介します。

  • 完全なアーカイブ — 完了したプロジェクトに関連する Smartsheet アイテムを一斉にロックします。 既存のダッシュボードおよびレポートを手動で編集する必要なく、完了したプロジェクトをポートフォリオ レベルのダッシュボードおよびレポートをからまとめて削除します。
  • 限定的に可視性を確保したアーカイブ — 完了したプロジェクトをロックし、アクセスできないようにしますが、ポートフォリオ レベルのダッシュボードおよびレポートは、会計年度末まで残します。 次の会計年度初めに、ダッシュボードおよびレポートからそのアーカイブしたプロジェクトを削除できます。

アーカイブしたプロジェクトを復元できますか?

プロジェクトのアーカイブは永久的な操作です。 そのため現時点では、アーカイブしたプロジェクトを復元できません。

プロジェクトを自動的にアーカイブできますか?

いいえ、できません。 Control Center で、プログラム リードが手動でプロジェクトをアーカイブする必要があります。 その後、Control Center で、選択したすべてのプロジェクトに対して、プロジェクトのアーカイブ ワークフローとして設定しておいたアクションが自動的に実行されます。

アーカイブしたプロジェクトの閲覧およびアクセスが可能なのは誰ですか?

ユーザーは Control Center でアーカイブしたプロジェクトのリストを見ることができます。 一方、Smartsheet のプロジェクト アイテムにアクセスできるのは、 (アーカイブの一環として設定された) 権限のあるユーザーのみです。

アーカイブされたプロジェクトは検索結果から除外されますか?

検索結果には、検索したユーザーがアクセスできるプロジェクトのみが表示されます。 アーカイブ ワークフローには、プロジェクト フォルダーをアーカイブ ワークスペースへ移動させるというオプションがあります。 フォルダーが移動されると、アーカイブ ワークスペースへのアクセス権を持つユーザーの検索結果にしか、そのプロジェクトは表示されません。

最終レビューや監査に備えて、プロジェクトを部分的にアーカイブすることは可能ですか?

はい、可能です。 プロジェクト アーカイブは、複数段階のアーカイブに対応しています。 そのため完了したプロジェクトを、特定のユーザーのみがアクセスできる [Pending Archive (保留中アーカイブ)] ワークスペースへ移動させることができます。 レビューや監査が完了したら、完全なアーカイブを実行して、プロジェクトへのすべてのアクセス権を削除し、プロジェクトをロックします。

Frequently Asked Questions

What are the requirements for Project Archiving and who can use the feature?

Project Archiving is available to all customers using Smartsheet Control Center. You must be a Program Lead in Smartsheet Control Center to access Project Archiving: only Program Leads can create and run archiving workflows.

What features are part of Project Archiving?

With an archive workflow, you can:

  • Set filtering conditions so Program Leads can quickly select projects for archiving.
  • Provide your project team with a cleaner directory of workspaces by moving projects to archive workspaces.
  • Change ownership, update sharing, and limit access on projects to preserve historical data for audit and analysis.
  • Disable Alerts & Actions so that a finished project no longer generates notifications.
  • Collectively unpublish all archived sheets, dashboards, or reports.
  • Retain summary data on archived projects so they can be part the portfolio reporting for the fiscal year. (You may still want to archive the summary data at fiscal year rollover.)
  • Provide a list of archived projects in Control Center in case your team needs to access them for reference at a later time.

Will I be able to archive Smartsheet items that were not created using Control Center?

No. Only items created using Control Center can be archived.

What are common scenarios that Project Archiving supports?

Some common scenarios are:

  • Complete archival—lock Smartsheet items related to a finished project all at once. Remove finished projects from portfolio level dashboards and reports in bulk, without having to manually edit your existing dashboards and reports.
  • Archive with limited visibility—lock completed projects and remove access to them, but keep them in portfolio level dashboards and reports until the end of the fiscal year. At the beginning of the next fiscal year, you can remove the archived projects from the dashboards and reports.

Can I restore an archived a project?

Archiving a project is a permanent action. At this time you cannot restore an archived project.

Can projects be archived automatically?

No. A Program Lead must manually archive projects from within the Control Center app. Control Center will then automatically perform the actions that you define for the project archive workflow on all of the selected projects.

Who can view and access archived projects?

Users can see a list of archived projects in Control Center. Only users who have permission (configured as part of the archive) will able to access the project items in Smartsheet.

Will archived projects be removed from search results?

Projects only appear in the search results for people who have access to the project. One of the options in the archiving workflow is to move the project folder to an archive workspace. After the folder is moved, only users with permissions to access the archive workspace will see the projects in search results.

Can I partially archive a project to leave it open for final review or audits?

Yes. Project Archiving supports multi-stage archiving. When a project is completed it can be moved into a Pending Archive workspace where only certain people will have access to it. After any reviews and audits are complete, you can perform the full archive to remove all access and lock the project.