Google Chat でアラートとリクエストに対応する

たとえば、Google Chat で同僚とリクエストについて話をしながら、Smartsheet の承認リクエストに対応するといった行動を、すべて Google Chat アプリケーション上で実行できます。

この統合は、次のバージョンの Google Chat アプリケーション専用です。https://chat.google.com/ (またはデスクトップおよびモバイル アプリケーション版の Google Chat) からアクセスできます。

前提条件

自動化されたワークフローを作成する

Google Chat でアラートやリクエストを受信するには、Smartsheet のシートの自動化されたワークフローの受信者として設定されている必要があります。 

自動化されたワークフローを作成する場合、アクション ブロックから Google Chat を選択するための特定のオプションはありません。代わりに、自動通知を受信するメール アドレスか連絡先リスト列を選択します。受信者が Google Chat ボットを有効にし、[個人用の設定...] で通知設定を調整して通知をメッセージング アプリに送信できるようにした場合、通知は Google Chat に送信されます。

ボットを有効化する

検索時に Google Chat 内で Smartsheet ボットが表示されない場合は、管理者がドメインに対してボットを非アクティブ化している可能性があります。Smartsheet ボットとの Google Chat 統合を使用するには、組織の Google 管理者に、こちらの Google サポートの記事の手順に従って有効にしてもらってください。

アラートとリクエストを受信するように Google Chat を設定する

次の手順に従って 2 つのアプリを接続し、Google Chat で Smartsheet アラートの受信を開始します。

1. Google Chat の [Find people, rooms, bots (ユーザー、チャットルーム、ボットを探す)] 検索バーに「Smartsheet」と入力して、Smartsheet ボットを選択します。ボットが自動的にあなたとの会話を開始します。 
2. チャット ウィンドウで、[Allow Access (アクセスを許可)] を選択します。 
3. 指示がある場合は、Smartsheet アカウントにサインインして [許可] を選択します。

成功を知らせるページが表示され、ボットより「You’re all set up! (設定が完了しました！)」というメッセージが届いたら、Smartsheet からの更新リクエスト、承認リクエスト、通知、およびリマインダーに対応できるようになります。

Smartsheet 通知の登録を解除する

Google Chat でのアラートやアクション メッセージの受信を停止するには、以下の 2 種類の方法があります。

Smartsheet にて

1. Smartsheet の画面右上にあるプロファイル画像を選択します。
2. [アプリ & 統合] を選択します。
3. アプリのリストから Google Chat 統合を見つけ、[取り消し] を選択します。

Google Chat (デスクトップ バージョン) にて

1. 左パネルの Smartsheet ボットにカーソルを合わせます。
2. [More (その他)] > [Remove (削除)] の順に選択します。

Google Chat (モバイル アプリ) にて

1. チャット画面から Smartsheet ボットを見つけてタップします。
2. Smartsheet ボットの名前 (画面の左上) をタップします。
3. [Remove (削除)] をタップします。

アクセスを取り消すと、Google Chat には通知が届かなくなります。

Google Chat で Smartsheet を使用する方法

Smartsheet での作業と Google Chat での会話を組み合わせ、最大限に活用しましょう。

• 更新リクエストおよび承認リクエスト: Google Chat 内の Smartsheet チャット ウィンドウから直接、予算のリクエストを承認したり、更新リクエストを入力して送信したりすることができます。[承認用ウィンドウを開く] または [更新用ウィンドウを開く] を選択し、Google Chat から直接リクエストを承認または拒否したり、更新リクエストを実行したりします。
• リマインダーを設定して後で対応する: 後で確認できるように、統合機能に別のリマインダーを送信させることができます。[後で通知] を選択して、希望の時間を選択します。
• モバイル プッシュ通知をオフにする: Google Chat や Smartsheet モバイル アプリを頻繁に使用している場合は、それぞれのアプリから同じ通知を受信することになります。Smartsheet のプッシュ通知をオフにして、Google Chat で 1 件の通知のみを受信するようにすることも可能です。