Hangouts Chat でアラートやリクエストに対するアクションを起こす

Smartsheet から通知やリクエストを送信し、Google Hangouts Chat にてそれらに対応できるようにしましょう。たとえば、Hangouts Chat で同僚とリクエストについて話をしながら、Smartsheet の承認リクエストに対するアクションを起こす、という行動をすべて Hangouts Chat アプリケーション上で実行できます。

この統合機能は、Hangouts Chat の次回のバージョンからのみ使用可能です。次回のバージョンには、https://chat.google.com/ からアクセスできます (もしくは Hangouts Chat のデスクトップまたはモバイル アプリからアクセスしてください)。

はじめに

自動化されたワークフローの作成

Hangouts Chat でアラートやリクエストを受信するには、Smartsheet のシートにて自動化されたワークフローの受信者として設定されている必要があります。自動化されたワークフローの作成方法については、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください。

この統合機能は Hangouts のクラシック版には対応していません。

 

ボットの有効化

検索にて Smartsheet ボットが見つからない場合は、お使いのドメインでのボットの利用を所属している組織/団体の管理者が無効にしている可能性があります。この場合、Hangouts Chat を Smartsheet と統合して使用するには、こちらの Google サポート記事に紹介されているステップでボットを利用できるように、所属している組織/団体の Google 管理者に設定してもらう必要があります。


アラートやリクエストを受け取れるよう、Hangouts Chat を設定する

2 つのアプリを接続して、Hangouts Chat にて Smartsheet のアラートを受け取るには:
Hangouts Chat の検索

  1. Hangouts Chat にて、[ユーザー、チャットルーム、botを検索] フィールドに「Smartsheet」と入力し、Smartsheet ボットを選択します。自動的にボットが会話を開始します。

    注: 検索にて Smartsheet ボットが見つからない場合は、お使いのドメインでのボットの利用を所属している組織/団体の管理者が無効にしている可能性があります。この場合、Hangouts Chat を Smartsheet と統合して使用するには、こちらの Google サポート記事に紹介されているステップでボットを利用できるように、所属している組織/団体の Google 管理者に設定してもらう必要があります。
     
  2. チャット ウィンドウにて、[Allow Access (アクセスを許可)] をクリックします。

    Smartsheet ボットに認証を求められます。
     
  3. 指示がある場合は、Smartsheet アカウントにサインインして [許可] をクリックします。

成功を知らせるページが表示され、ボットより「You’re all set up! (設定が完了しました!)」というメッセージが届いたら、Smartsheet からの更新リクエスト、承認リクエスト、通知、およびリマインダーに対してアクションをとれるようになります。

Smartsheet 通知の登録解除

Hangouts Chat でのアラートやアクション メッセージの受信を停止する方法は、以下のとおり 2 種類あります。

Smartsheet にて—

  1. Smartsheet の画面右上にあるプロファイル画像をクリックします。
  2. [アプリ & 統合] を選択します。
    お使いの Smartsheet アカウントと接続されている統合がすべて表示されます。
     
  3. そのなかから Hangouts Chat の統合を見つけ、[取り消し] をクリックします。

Hangouts Chat (デスクトップ版) にて—

  1. 左パネルにて Smartsheet ボットを見つけ、そこにマウスポインタを合わせます。
  2. [More (その他)その他アイコン] > [Remove (解除)] の順にクリックします。

Hangouts Chat (モバイル アプリ) にて—

  1. チャット画面にて Smartsheet ボットを見つけ、タップします。
  2. Smartsheet ボットの名前 (画面左上) をタップします。
  3. [Remove (解除)] をタップします。

アクセスを取り消すと、Hangouts Chat には通知が届かなくなります。

Hangouts Chat と Smartsheet の統合による利点を活用する

Smartsheet の作業力と Hangouts Chat のコミュニケーション力の組み合わせを最大限に活かしましょう。

Hangouts Chat から更新リクエストや承認リクエストを完了する

Hangouts Chat 上の Smartsheet チャット ウィンドウから直接、予算のリクエストの承認や、更新リクエストの入力と送信ができます。[承認用ウィンドウを開く] または [更新用ウィンドウを開く] をクリックし、Hangouts Chat から直接リクエストの承認や拒否、または更新リクエストの実行ができます。

Smartsheet の「承認リクエスト」や「更新リクエスト」の作成の詳細をご覧ください。

リマインダーを設定して後でアクションを起こす

後で確認できるように、統合機能に別のリマインダーを送信させることができます。 [Remind me Later (後で通知)] をクリックして、リマインダーの送信時を選択します。

詳細は Smartsheet の「リマインダーの設定」をご覧ください。

Hangouts モバイルを使用している場合は、Smartsheet モバイル プッシュ通知をオフにする

Smartsheet モバイル アプリだけでなく Hangouts モバイル アプリを頻繁に使用している場合は、各アプリから同じ通知を受け取ることになります。そこで、Hangouts からの通知のみを受け取れるように、Smartsheet プッシュ通知をオフにします。

モバイル プッシュ通知を無効にする手順の詳細は、ヘルプ センターの「個人用の設定の調整」をご覧ください。