承認リクエスト: 「作業アイテムの承認」を自動リクエストする

承認リクエストは、シートのアイテムの承認/却下をほかのユーザーに自動的に求める機能です。 承認リクエストを設定すると、たとえば、発注書の金額が最大金額を超えた場合に、財務部門のユーザーに自動的に承認リクエストを送信することができます。

注: 「自動化された承認リクエスト」は、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランのお客様にご利用いただける機能です。 詳細は、「プランと価格」 ページをご覧いただくか、Smartsheet へお問い合わせください。

承認リクエストの作成と受信の要件

シートの共有権限に基づいて自分やほかのユーザーに対してリクエストの作成や編集ができるかどうかについては、次の表をご覧ください。

  所有者 管理者 編集者 閲覧者 非共有
承認リクエスト ルールの作成 可* 不可 不可 不可
承認リクエスト ルールの編集 可* 不可 不可 不可
承認リクエストの受信とアクション 可**

*承認リクエスト ルールを作成/編集するには、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランのライセンス ユーザーである必要があります。 詳細は、「プランと価格」 ページをご覧いただくか、Smartsheet へお問い合わせください。

**有効なメール アドレスを持つユーザーが承認リクエストを受信できるようにするには、追加設定の調整が必要となる場合があります。 詳細は、下記の「承認リクエストを受信できるユーザーを制御する」をご覧ください。

承認リクエストを受信できるユーザーを制御する

既定では、シートが共有されているユーザーに対してのみ通知が送信されます。 シート レベルまたはアカウント レベルで有効なメール アドレスを持っているユーザーに通知を送信する場合は、次のヘルプ記事をご覧ください。


承認リクエストの作成

承認リクエスト ルールを作成するには:

  1. シート下部の [アラートとアクション] タブを選択します。
    [アラートとアクション] ボタン
    [アラートとアクション] ウィンドウが表示されます (このウィンドウには、シートに既存のアラートとアクションがすべて表示されます)。
     
  2. 最初のドロップダウン リストで [承認リクエストを送信] を選択します。 
  3. [次へ] をクリックすると、 [新しいルール] ウィンドウが表示されます。

承認リクエスト ルールを設定する際には、次の条件を指定します。

  • 次の変更が行われた場合 — 承認リクエストをトリガーする変更を指定します。 
  • いずれかの行で — 特定の値を含む行のみを送信します (「次の変更が行われた場合」が前提条件)。
  • 承認リクエストの送信先 — 受信者 (指定のメール アドレスまたはシートの「連絡先」列) を選択します。
  • 「承認」ドロップダウン列 — 承認への回答の保存場所として、シートに新しい「ドロップダウン リスト」列を作成するか、既存の「ドロップダウン リスト」列を選択します。
  • 承認リクエストの送信頻度と、承認リクエストに含める列メッセージ ([配信設定] をクリックしてカスタマイズします)。
  • 列に承認ステータスを保存します — 承認への回答 (承認または却下) の保存先として、新しい「ドロップダウン リスト」列を作成するか、既存の「ドロップダウン リスト」列を選択します。
  • ボタン テキストと関連ドロップダウン リスト値 — 承認者がリクエストの承認または却下に使うボタンのテキストをカスタマイズできます。また、承認者の回答に基づいてシートに入力される値のカスタマイズも可能です ([詳細設定] をクリックしてカスタマイズします)。

以上で完了です。これで、承認者は電子メールのメッセージ、モバイル プッシュ通知、および PC のブラウザー アプリケーション上 (承認者のアカウント設定による) で承認リクエストを受信できます。 アラートの受信方法の詳細は、「通知センター: Smartsheet 内で直接アラートを受信する」をご覧ください。
 

承認リクエスト

承認者の承認または却下がシートに入力されます。

承認済み

ルールに対する追加条件の指定

「次の変更が行われた場合」と「いずれかの行で」で追加の条件を指定し、必要に応じて承認リクエストが送信されるように設定してください。

[列の追加] (「次の変更が行われた場合」) および [条件の追加] (「いずれかの行で」) をクリックして、追加条件フィールドを指定します。

承認-追加条件

メッセージ、送信頻度、および含める内容のカスタマイズ

[配信設定] をクリックし、件名、メッセージ、含める列、および承認リクエストの送信頻度をカスタマイズします。

承認-送信

承認/却下用ボタンとドロップダウン リスト値のカスタマイズ

リクエストが送信された際に承認者に表示されるボタン テキストをカスタマイズするには、[詳細設定] をクリックします。また、シートの「ドロップダウン リスト」列に保存される値もカスタマイズできます。

承認

たとえば、承認用ボタンのテキストを既定の "承認" から "OK" に変更することができます。 承認者には、"OK" という承認用ボタンの付いたリクエスト フォームが届きます。 [OK] をクリックすると、シートに "承認" と入力されます。

注: 「送信済み」フィールドでは、承認リクエストが送信されるとシートに入力されるドロップダウン リスト値 (承認者がリクエストに対してアクションを行う前の状態) を編集できます。

既存のルールの編集、無効化、または削除

ルールを無効化する、またはルールの条件、受信者、送信頻度、または含める列を変更するには:

  1. シート下部の [アラートとアクション] タブを選択します。 [アラートとアクション] ウィンドウが表示されます。
  2. 変更または無効にするルールの右上にある下向き矢印 下向き矢印 をクリックします。

          下向き矢印を選択

使用するコマンド 使用目的
無効化 一時的にルールをオフにします (後でここからルールを再度オンにすることも可能です)。
編集 ルールの名前の変更、または条件の変更を行います。

また、ここから [配信設定] リンクにアクセスし、件名、本文、または含める列を変更できます。
複製 ルールのコピーを作成します。
解除 アラートの受け取りを停止します。

ヒント: また、受け取ったアラートまたはアクションの通知メールのメッセージの下にある「この通知の受け取りを希望しない場合は」という文字列の隣の [メールの配信停止] リンクをクリックすると、直接通知を解除できます。
削除 ルールを完全に削除します (このアクションは元に戻すことができませんのでご注意ください)。