承認リクエスト: 作業アイテムのサインオフを自動的にリクエストする

適用対象

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

承認リクエストは、シート上のアイテムを自動的に承認または拒否するようにほかのユーザーに依頼する方法です。 承認リクエストを設定すると、たとえば、発注書が上限金額を超えた場合に、Smartsheet が自動的に財務担当者に承認のリクエストを送信するようになります。

承認リクエスト

承認リクエストを作成および受信するための要件

シートの共有権限に基づいて、自分および他のユーザーの承認リクエストを作成または編集できるかどうかについては、次の表を参考にしてください。

  所有者 管理者 編集者 閲覧者 非共有
承認リクエスト ルールを作成する はい はい* いいえ いいえ いいえ
承認リクエスト ルールを編集する はい はい* いいえ いいえ いいえ
承認リクエストを受信し、アクションを実行します はい はい はい はい はい**

*有効なメール アドレスを持つすべてのユーザーが承認リクエストを受信できるように、追加の設定を調整する必要がある場合があります。 詳細については、以下の「承認リクエストを受信できるユーザーの制御」セクションを参照してください。

注: 無限の承認ループを防ぐために、クロスシートの数式またはセル リンクを含むセルは承認リクエストをトリガーしません。 これを回避するには、更新リクエストを作成してください。 更新リクエストを設定するには、「更新リクエスト: 最新情報を自動的に要求する」をご覧ください。

承認リクエストを受信できるユーザーの制御

既定では、通知はシートを共有されている人にのみ送信されます。 シート レベルまたはアカウント レベルで有効なメール アドレスを持っているユーザーに通知を送信する場合は、次のヘルプ記事を参照してください。


承認リクエストを作成
承認ワークフロー

シートを開いている状態で、以下を実行します。

  1. [自動化] > [承認ワークフローのリクエスト] をクリックします。
  2. トリガー ブロックで、ワークフローを自動的に起動する条件を設定します。 (詳細については、トリガー ブロックをご覧ください。)
  3. 承認リクエストの配信に含める特定の行をフィルターする条件ブロックを作成することもできます。 (詳細方法については、条件ブロックをご覧ください。)
  4. アクション ブロックで、承認を必要としている関係者を選択し、ワークフローを保存します。

より複雑な承認ワークフローを作成できます。 詳細については、「関係者の承認を順番にリクエストする」を参照してください。

承認ワークフローのオプション

承認ワークフローは、プロジェクトの必要に応じて単純なものから複雑なものまであります。 次のオプションのいずれかを使用して、ワークフローをカスタマイズできます。

  • 次の場合:— どのタイプの変更が承認リクエストをトリガーするかを指定します。
  • いずれかの行で:— 特定の値を含む行のみを送信します。 (「次の場合:」の条件が満たされた後。)
  • 承認リクエストの送信先:— シートの特定のメール アドレスまたは「連絡先リスト」列のいずれかで受信者を選択します。
  • 承認リクエストの頻度含める列、および含めるメッセージ。 (カスタマイズするには、[配信設定] をクリックします。)
  • 承認ドロップダウン列— シートに新しいドロップダウン列を作成するか、承認の回答を保存する場所として既存のドロップダウン列を選択します。
  • 列に承認ステータスを保存— 新しいドロップダウン リスト列を作成するか、既存の列を選択して、承認者の回答を保存します (承認または拒否)。
  • ボタン テキスト および関連するドロップダウン リスト値— 承認者がリクエストを承認または拒否する際に使用するボタン テキストや、承認者の回答に基づいてシートに入力される値をカスタマイズできます。 (カスタマイズするには、[詳細設定] をクリックします。)

以上です。 これで、承認者はアカウント設定に応じて、電子メール メッセージ、モバイル プッシュ通知、コンピューター ブラウザー アプリケーションで承認リクエストを受信できます。 詳細については、「通知センター: Smartsheet 内で直接アラートを受信する」を参照してください。

承認者の承認または拒否はシートに入力されます。

承認済み

ルールにその他の条件を指定する

ルールの「次の場合:」および「いずれかの行で次の場合:」の条件に追加の条件を指定して、必要な場合にのみ承認リクエストが送信されるようにします。

[列の追加] (次の場合) と [条件の追加] (いずれかの行で次の場合:) をクリックして、 条件フィールドを追加します。

approval-add-conditions

含まれるメッセージ、頻度、およびコンテンツをカスタマイズする

[配信設定] をクリックして、件名、メッセージ、含まれる列、および承認リクエストの配信頻度をパーソナライズします。

approval-delivery

承認および拒否ボタンとドロップダウン リスト値をカスタマイズする

[詳細設定] をクリックして、リクエストが送信されたときに承認者に表示されるボタン テキストと、シートのドロップダウン列に保存されている値をパーソナライズします。

sign-off

たとえば、[承認済み] のボタン テキストを代わりに「サインオフ」に変更できます。 承認者は、「サインオフ」というボタン テキストが記載されたリクエスト フォームを受信します。 承認者が [サインオフ] をクリックすると、「承認済み」とシートに入力されます。

注: [送信済み] フィールドでは、承認リクエストが送信されたときにシートに入力されるドロップダウン リスト値を編集できますが、承認者はまだリクエストに対してアクションを実行していません。

既存のルールを編集、無効化、または削除する

ルールを無効化したり、ルールの条件、受信者、頻度、含まれる列を変更するには、以下の手順に従います。

  1. シート下部の [アラートとアクション] タブをクリックします。 [アラートとアクション] ウィンドウが表示されます。
  2. 変更または無効化するルールの右上にある下向き矢印 下向き矢印 をクリックします。
使用するコマンド 使用目的
無効化 ルールを一時的にオフにします。 (今後、このルールを再使用したい場合、この機能を使用します)
編集 ルールの名前の変更または条件の変更を行います。

また、このコマンドを使用して電子メールのカスタマイズ リンクにアクセスし、件名、本文、または含める列を変更できます。
複製 ルールのコピーを作成します。
解除 アラートの受信を停止します。

ヒント: また、メッセージの下にある「この通知の受け取りを希望しない場合は」という文字列の隣のメールの配信停止リンクをクリックすると、受信したアラートやアクションから直接通知を解除できます。
削除 ルールを完全に削除します。 (このアクションは元に戻すことができません。)