Crea un flusso di lavoro di scaricamento in Data Shuttle

Nozioni di base sui flussi di lavoro di scaricamento Data Shuttle

Quando usi un flusso di lavoro di scaricamento, questo estrae i dati da un foglio Smartsheet, li converte in un file Excel o CSV e li inserisce come allegato a:

• Un foglio Smartsheet 
• OneDrive 
• SharePoint 
• Google Drive 
• Box

Nei piani Smartsheet Gov è disponibile anche l’offerta GCC High di Microsoft. Tuttavia, poiché la maggior parte delle unità non è accessibile per impostazione predefinita, è necessario contattare il team di assistenza per attivare l’accesso.

Prerequisiti

• Per usare Data Shuttle devi:
  • Disporre delle autorizzazioni di Proprietario, Amministratore, Editor o Visualizzatore sul foglio di origine
  • Farti abilitare le autorizzazioni per Applicazione Premium Data Shuttle nel Centro dell’Amministratore dall’Amministratore di sistema Smartsheet
• Per scaricare i dati da Smartsheet, devi essere almeno un Visualizzatore su un foglio.

Passaggio 1 - Crea un nuovo flusso di lavoro di scaricamento

1. Vai a datashuttle.smartsheet.com e accedi con le tue credenziali Smartsheet.
2. In Data Shuttle, seleziona + nella barra a sinistra.
3. Seleziona Offload Data (Scarica dati).

Consiglio pro: copia un flusso di lavoro esistente

Invece di crearne uno nuovo da zero, puoi risparmiare tempo copiando e modificando un flusso di lavoro esistente.

1. Passa al flusso di lavoro di scaricamento esistente. 
2. Seleziona  Brandfolder Image  sul lato destro. 
3. Seleziona Create a copy (Crea una copia).

Puoi modificare il flusso di lavoro dopo averne creato una copia. Scopri come.

Passaggio 2 - Seleziona un foglio di origine

1. Nella scheda Source (Origine), seleziona il tuo foglio di origine. Tieni presente che il tuo foglio di origine non può essere un report.
2. Seleziona Next (Avanti).

Passaggio 3 - Seleziona una destinazione 

Il tuo obiettivo è dove stanno andando i tuoi dati. Se stai usando gli allegati di Smartsheet come destinazione, puoi usare lo stesso foglio o un foglio diverso dal foglio di origine. Se effettui lo scaricamento su un’unità di archiviazione esterna, ti verrà richiesto di accedere se non l’hai già fatto.

Per selezionare una destinazione

1. Nella scheda Target, seleziona la posizione della destinazione:
   • Smartsheet Attachment (Allegato Smartsheet): seleziona l’elemento Smartsheet in cui desideri allegare il file.
   • Third-party storage drive (Unità di archiviazione di terze parti): se scegli una di queste opzioni, potresti dover accedere e selezionare la cartella in cui desideri posizionare i dati scaricati.
     • OneDrive e Sharepoint 
     • Google Drive
     • Box
2. Compila i seguenti campi:
   • Exported file name (Nome file esportato): assegna un nome al tuo file scaricato.
   • Exported file type (Tipo file esportato): scegli CSV o Excel.
3. Seleziona Next (Avanti).

Passaggio 4 - Imposta i filtri 

Usa i filtri per definire quali campi vuoi scaricare da Smartsheet sull’unità esterna. Ad esempio, puoi creare un filtro per scaricare righe con valore In corso nella colonna Stato. Puoi usare i filtri anche quando lavori con set di dati di grandi dimensioni di cui potresti avere bisogno di condividere solo un sottoinsieme di dati.

I filtri distinguono tra maiuscole e minuscole. Assicurati che siano uguali alle informazioni nel tuo file.

Per impostare i filtri

1. Nella scheda Filter (Filtro), seleziona Add another filter (Aggiungi un altro filtro).
2. Nella configurazione del filtro, seleziona una colonna di immissione, un operatore di confronto (ad esempio equals (è uguale a) o contains (contiene)) e il valore.

3. Seleziona Next (Avanti).

   Almeno una riga nel foglio di origine deve rispettare i criteri del filtro. In caso contrario, Data Shuttle non genera un file CSV.

Definire logiche di filtro più complesse

È possibile definire una logica di filtro più complessa utilizzando le parentesi e l’operatore AND o OR. 

Ad esempio:

(1 AND 2) OR 3 combina la logica per includere tutti i dati in cui (Reparto = “Servizi” AND Dimensioni Widget = “Grande”) OR Reparto = “Marketing”.

In questo esempio, nello scaricamento sarebbero inclusi solo i widget grandi per il reparto servizi, ma verrebbero scaricati tutti i widget di marketing.

Passaggio 5 - Mappa le colonne tra due sistemi 

Le colonne Smartsheet sono prepopolate. Seleziona le colonne del file di scaricamento in modo che corrispondano ai campi tra origine e destinazione.

Per mappare manualmente una colonna

1. Nella sezione Sheet Column (Colonna del foglio), scegli le colonne del foglio che desideri associare alle colonne del file scaricato. 
2. (Facoltativo) Per disporre le colonne, usa i pulsanti freccia. Se non desideri mappare tutti i campi, seleziona  Brandfolder Image Delete (Elimina).
3. Dopo aver terminato la mappatura dei campi, seleziona Next (Avanti).

In questa fase puoi aggiungere o rimuovere colonne. Tuttavia le modifiche potrebbero influire sull’automazione dipendente.

Se sono state apportate modifiche al foglio originale, utilizza Refresh (Aggiorna) per aggiornare la mappatura. Tuttavia, questo sostituisce le modifiche manuali, pertanto verifica che le colonne siano mappate correttamente.

Passaggio 6 - Programma il flusso di lavoro

Programma il tuo flusso di lavoro in modo da eseguirlo automaticamente o eseguilo manualmente.

Data Shuttle utilizza UTC. Non segue le tue preferenze di fuso orario dall’app Smartsheet.

Per eseguire il flusso di lavoro in base a una programmazione

1. Nella scheda Run options (Esegui opzioni), attiva il comando alternato Run on schedule (Esegui secondo programmazione). 
2. Per configurare la programmazione, compila i campi seguenti:
   • Days of the week (Giorni della settimana): i giorni in cui desideri eseguire il flusso di lavoro 
   • Start time (Ora di inizio): l’orario in cui desideri avviare l’esecuzione del flusso di lavoro
   • Execute every (Intervallo di ripetizione): la frequenza di pianificazione del flusso di lavoro (ogni 15 minuti, ad esempio)
   • End time (Ora di fine): l’orario in cui desideri terminare l’esecuzione del flusso di lavoro
3. Dopo aver terminato la programmazione, seleziona Next (Avanti). 

Esecuzione manuale

Se non configuri una programmazione per il flusso di lavoro, puoi eseguire il flusso di lavoro in qualsiasi momento.

Per eseguire il flusso di lavoro manualmente: 

• Vai nella posizione in cui si trova il flusso di lavoro e seleziona Run (Esegui).

Passaggio 7 - Salva il flusso di lavoro

Inserisci un nome per il tuo flusso di lavoro e seleziona Save (Salva). Ora puoi accedere al tuo flusso di lavoro ogni volta che desideri eseguirlo, modificarlo o eliminarlo tramite la dashboard.