Smartsheet Control Center: creare un blueprint

I blueprint forniscono la struttura di base per i progetti e i processi che guidano la tua organizzazione. I blueprint consentono di risparmiare tempo e impegno mediante l’automazione della creazione di nuovi elementi Smartsheet.

Chi può usarlo?

Piani:

Business
Enterprise
Smartsheet Advance Package

Autorizzazioni:

Amministratore
Leader primario

Scopri se questa funzionalità è inclusa in Smartsheet Regions o Smartsheet Gov.

È richiesta una cartella di origine del blueprint, che deve contenere almeno un foglio, un report o una dashboard che funga da modello di origine per il tuo blueprint.

Crea un blueprint

Crea la cartella di origine del blueprint.
Seleziona Gestisci programma> + Nuovo blueprint.
Utilizza la procedura guidata per i blueprint per configurare il blueprint.

Nozioni base sui blueprint

Memorizzazione progetti

Durante la creazione di un progetto, dove desideri memorizzare gli elementi generati?

Nuovo workspace per ogni progetto. L’opzione migliore, qualora sia necessario modificare le autorizzazioni di condivisione per gli elementi di ciascun nuovo progetto.
Workspace preselezionato: tutti i nuovi progetti sono creati nel medesimo workspace. Chiunque abbia accesso al workspace in questione ha accesso ai progetti precedenti e a quelli appena creati.
Consenti agli utenti di selezionare il workspace. La persona che ha creato il progetto ha la capacità di scegliere il workspace in cui è creato. Utilizza questa opzione per raggruppare i progetti, ad esempio per regione.
Consenti agli utenti di selezionare o creare il workspace. La persona che crea il progetto può selezionare un workspace esistente o crearne uno nuovo per il progetto.

Impostazioni modello di origine

Cartella di origine

Una cartella di origine del blueprint è un requisito nella configurazione del programma. Questa schermata si riferisce alla cartella in questione e ai fogli, ai report e alle dashboard al suo interno.

Impostazioni modello

Queste impostazioni determinano se un elemento nella cartella di origine del blueprint è incluso in un progetto, se è richiesto e quale foglio viene avviato quando selezioni il progetto in Control Center. Passa il mouse sulla riga per scegliere uno specifico elemento come foglio da avviare.

I modelli opzionali dispongono di impostazioni supplementari:

Opzionale - Selezionato. Deseleziona gli elementi da escludere dal tuo nuovo progetto. Tutti gli elementi sono selezionati per impostazione predefinita. Ad esempio, potrebbe essere obbligatorio un foglio Governance del progetto per progetti che superano i 10.000 €. I progetti con budget inferiore non richiederanno questo foglio opzionale.
Opzionale - Deselezionato. Seleziona gli elementi da escludere dal tuo nuovo progetto. Tutti gli elementi sono deselezionati per impostazione predefinita. Ad esempio, può essere necessario un foglio di onboarding per i nuovi clienti, mentre non serve per un progetto per un cliente esistente.

Non puoi configurare i report come facoltativi. Sono disponibili solo come modelli obbligatori.

Gruppo

Se il progetto utilizza versioni diverse dello stesso modello, puoi raggruppare tali modelli e selezionare quello da utilizzare durante la creazione di un progetto. Ad esempio, magari disponi di due versioni di un elenco attività: quella rapida e quella normale.

Digita il nome del gruppo (ad esempio, Track) per ciascun modello nel gruppo. Impostane uno come selezionato, quello che utilizzi con maggiore frequenza e deseleziona il resto. Devi avere almeno un modello selezionato nel gruppo come modello opzionale predefinito.

Opzioni avanzate per ciascun elemento:

Aggiungi una descrizione: informazioni importanti per contribuire a guidare il team sull’uso dell’elemento.
Consenti allegati: concedi o limita la capacità delle persone di allegare i file agli elementi nel progetto. Ad esempio, se è presente uno studio di fattibilità per un progetto, puoi includerlo nella creazione del progetto.

Componenti del blueprint

Se nel programma sono inclusi un foglio di intake o un foglio di riepilogo, puoi includere tali elementi del progetto nella schermata Blueprint Components (Componenti blueprint). Puoi abilitare i seguenti elementi per tutti i nuovi progetti:

Foglio di intake
Rollup di riepilogo
Ambito report dinamico
Includi in WorkApp

Impostazioni di intake

Le opzioni riportate qui sono mappate sulle colonne nel foglio di intake. Indicano al blueprint le colonne e i valori da leggere nella creazione di un progetto nuovo.

Opzioni avanzate facoltative:

Colonna Link al progetto: aggiunge un collegamento al foglio di progetto predefinito su un foglio di intake selezionato con un collegamento diretto al progetto dopo la creazione.
Allegati intake: se la riga del progetto sul foglio di intake ha allegati, puoi selezionare i fogli su cui gli allegati devono essere copiati.
Filtri aggiuntivi: filtra in base a colonne specifiche nella creazione di nuovi progetti. Ad esempio, puoi filtrare in base a un Reparto, pertanto solo i progetti nel reparto Strutture vengono visualizzati quando selezioni un progetto. Se abilitata, l’opzione Filtri aggiuntivi viene visualizzata nella procedura guidata Crea progetto sulla schermata Dati profilo. Chiunque crei un nuovo progetto può impostare i filtri per modificare i progetti disponibili nell’elenco a discesa Seleziona progetto.

Selezione dati profilo

Gli elementi della sezione Riepilogo dei modelli sono riportati qui. Questi elementi provengono dal foglio di intake. Quando selezioni un elemento qui, è utilizzato come Dati profilo durante la creazione di un nuovo progetto. Questo assicura che i Dati profilo siano sempre coerenti.

Quando crei un nuovo progetto, fornirai le informazioni che compilano tali campi.

I dati profilo sul foglio di intake e sui modelli di blueprint sono selezionati automaticamente.

Personalizza dati profilo

Puoi personalizzare la provenienza dei Dati profilo di intake durante la creazione di un progetto, configurare le regole di convalida e applicare altre opzioni.

Per ogni campo, puoi decidere da dove provengono i dati.

Valore dal foglio di intake: utilizza automaticamente il valore dalla colonna corrispondente nel foglio di intake.
Immessi manualmente dall’utente: seleziona il tipo di dati da immettere durante la creazione di un progetto. Sono disponibili diversi tipi di dati tra cui selezionare, inclusi Data, Numero e due tipi di Elenchi a discesa. Per utilizzare gli elenchi a discesa dinamici, accertati di creare prima un elenco a discesa normale.

Devi selezionare le colonne target in Dati profilo per tipi di dati speciali (Data, Contatto/i, Elenco a discesa con selezione multipla, ecc.). Quando utilizzi le date all’ingresso, devi selezionare la colonna del tipo di dati corretta nella colonna di destinazione per mantenere la formattazione.

Riepilogo blueprint

Se hai incluso un riepilogo blueprint, puoi configurare il modo in cui i Dati profilo del progetto saranno collegati ai fogli del riepilogo del blueprint.

Seleziona il foglio di riepilogo del blueprint creato durante la configurazione del progetto.

Sorgenti dati riepilogo: seleziona i fogli a cui collegare i dati di profilo al foglio di riepilogo del blueprint. Se selezioni più fogli, scegline uno come Primario. Il foglio Primario determina i Dati profilo che hanno la priorità nei casi in cui siano presenti su più fogli.

Campi Dati riepilogo: i Dati profilo nelle Sorgenti dati selezionate con nomi di colonna corrispondenti nel foglio di riepilogo del blueprint sono inclusi automaticamente e obbligatori.

Puoi aggiungere altri Dati profilo. Quando includi un elemento dati, Control Center aggiunge una colonna al riepilogo del blueprint.

Per rimuovere un elemento dati, apri il foglio di riepilogo del blueprint ed elimina o rinomina manualmente la colonna.

Gerarchia righe: utilizza questa voce per stabilire le modalità di inserimento di nuove righe all’interno del riepilogo del blueprint.

Puoi specificare fino a tre elementi Dati profilo, per un massimo di tre livelli di gerarchia. Se non viene trovata alcuna riga madre corrispondente, la riga sarà aggiunta alla fine del foglio.

Lasciala vuota per aggiungere nuove righe alla fine del foglio di riepilogo del blueprint.

+Nuovo Foglio di riepilogo: Control Center inizia con un solo Foglio di riepilogo, tuttavia puoi aggiungerne altri. Sono utili per:

Controllo degli accessi: un foglio di riepilogo può contenere dati finanziari accessibili a un gruppo limitato, un altro le informazioni sullo stato accessibili a un pubblico più vasto.
Memorizzazione di un numero elevato di progetti: il numero di righe che possono comporre un riepilogo del blueprint è soggetto a limitazioni. La distribuzione di Dati profilo tra diversi fogli offre più spazio.

L’archiviazione dei progetti può liberare lo spazio sui fogli di riepilogo del blueprint.

Aggiornamento del foglio di riepilogo di intake

Puoi collegare fino a 20 campi Dati profilo nel progetto al foglio di intake. Questo è utile se un progetto contiene pochi parametri e desideri che siano disponibili sul foglio di intake.

È possibile collegare solo un foglio al foglio di intake.

Denominazione

Utilizza le regole di denominazione per agevolare la differenziazione dei progetti. Seleziona fino a tre elementi del profilo da aggiungere al nome di ciascun foglio nel progetto.

Per impostazione predefinita, il workspace del progetto utilizzerà queste medesime regole.

Autorizzazioni e condivisione

Queste impostazioni stabiliscono il ruolo, e il livello di accesso, che ciascun membro del team di progetto detiene sui progetti che crei mediante questo blueprint.

Autorizzazioni: gli elementi Smartsheet devono avere un singolo proprietario, che si tratti del Leader primario o del Creatore del progetto. Utilizza il Leader primario come predefinito. I Leader di programma dispongono di autorizzazione di Amministratore.

Condivisioni: altri utenti e gruppi possono avere diversi livelli di autorizzazione sul progetto. Sono aggiuntive rispetto alle autorizzazioni già esistenti sul workspace. Le autorizzazioni concesse a utenti o gruppi in condivisione consentono l’accesso a tutti gli elementi nel progetto.

Gli utenti specificati nei Dati profilo di intake possono accedere ai progetti. Tale aspetto viene configurato nell’ambito della schermata Personalizza dati profilo.

Avanzate: utilizza la sezione Avanzate per condividere modelli specifici con un utente o un gruppo, anziché condividere l’intero progetto.

Seleziona Salva nell’angolo in basso a destra della procedura guidata per salvare il blueprint. A questo punto puoi modificare il blueprint, eliminarlo o usarlo nella creazione di nuovi progetti.

Applica a

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?