Con WorkApps per portafoglio puoi centralizzare gli elementi dei progetti in un’unica posizione, permettendo al team di concentrarsi esclusivamente sulle informazioni di cui ha bisogno per completare il lavoro.
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Le persone condivise con una WorkApp possono visualizzare e utilizzare l'app secondo i ruoli assegnati loro dall'app builder.
Una WorkApp per portafoglio include informazioni a livello di portafoglio, un foglio di intake per agevolarti nell’esecuzione del provisioning di progetti multipli e un elenco di progetti che mostra il provisioning di tutti i progetti. Puoi limitare l’accesso del team ai soli progetti ed elementi pertinenti personalizzando i ruoli e le opzioni di condivisione.
Potrebbe essere necessario creare un nuovo programma Control Center se non vedi WorkApp Settings nelle impostazioni di configurazione del Blueprint.
Prima di iniziare tieni presente quanto segue:
- I blueprint figli multilivello non supportano WorkApps per portafoglio
- Portfolio WorkApps è disponibile solo per i piani Enterprise.
- Nelle WorkApps, i blueprint hanno un limite di 50 pagine.
Puoi aumentare questo limite fino a un massimo di 90 pagine. Per farlo, dovrai contattare il CSM e presentare una giustificazione dal unto di vista aziendale.
Autorizzazioni per Control Center e Portfolio WorkApps
I Leader principali e i Leader aggiuntivi di Control Center possono gestire WorkApps per portafoglio tramite Smartsheet Control Center. Diventano automaticamente Amministratori del portafoglio su WorkApps di portafoglio, blueprint o progetti.
Gli amministratori del portafoglio possono:
- Riordinare pagine e autorizzazioni nelle app
- Aggiungere o rimuovere utenti e gruppi
- Aggiorna il tema dell'app
- Ripubblicare l’app
- Aggiungi pagine
- Aggiungere o eliminare ruoli personalizzati
Dopo aver eseguito il provisioning di un progetto con Control Center, il proprietario del progetto diventa amministratore della WorkApp per quel progetto.
Crea una WorkApp con Control Center
1. Aggiungi ruoli nel tuo foglio di intake
Per impostazione predefinita, Smartsheet Control Center crea una WorkApp per portafoglio per ogni nuovo programma. Specifica il proprietario della WorkApp in una colonna con contatto singolo nel tuo foglio di intake. Puoi anche specificare ruoli predefiniti per la WorkApp nel foglio di intake.
2. Crea un nuovo portfolio e un nuovo modello
- Crea un nuovo programma.
- Apri il programma Control Center e seleziona Gestisci programma. Puoi vedere un link per aprire la WorkApp per portafoglio. La WorkApp per portafoglio sarà vuota.
- Crea un progetto.
3. Applica le impostazioni WorkApps
- Accedi al programma Control Center e passa attraverso il generatore di blueprint alla pagina delle impostazioni di WorkApps.
- Seleziona la colonna da popolare con l’URL della WorkApp. Se non l'hai fatto, devi aggiungere una colonna URL WorkApp al tuo foglio di presentazione.
- Seleziona le impostazioni del proprietario del progetto WorkApp. Seleziona una colonna dal foglio di introduzione per designare un proprietario del progetto WorkApp. Se lasci vuota questa impostazione, il Leader primario (la persona che crea il portafoglio) diventa il proprietario del progetto.
- Facoltativo: seleziona la casella di controllo Invia notifiche per inviare e-mail al team quando viene effettuato il provisioning dei progetti.
- Seleziona le impostazioni dei ruoli di WorkApps. Le impostazioni dei ruoli delle WorkApps limitano l’accesso ai dati in base al ruolo. Puoi avere ruoli multipli; ogni ruolo corrisponde a una colonna sul foglio di intake. Completa il processo normalmente e salva il blueprint.
- Nella schermata Blueprint creato/aggiornato, seleziona Apri WorkApp.
4. Configura il blueprint della WorkApp
- Per configurare un nuovo blueprint WorkApp:
- Seleziona la gestione del blueprint
icona - Vai a Gestisci > Apri Blueprint
- Nella scheda Ruoli, seleziona un ruolo.
- Per impostare le autorizzazioni della pagina per ogni ruolo, seleziona la freccia a discesa accanto a una pagina e seleziona un'autorizzazione (Visualizzatore/Nascosto/Editor). Per impostazione predefinita, tutte le pagine sono nascoste per tutti i ruoli.
Devi selezionare i ruoli e le autorizzazioni per le pagine prima di eseguire il provisioning dei progetti in WorkApps.
- Nell'angolo in alto a destra dello schermo, seleziona Aggiorna Blueprint. L’aggiornamento di un blueprint influisce su tutte le WorkApps dei progetti create sulla base di quel blueprint, ad eccezione della visualizzazione della pagina predefinita.
La visualizzazione della pagina predefinita nel blueprint viene presa in considerazione solo quando vengono creati nuovi progetti. Non viene aggiornata attraverso questo processo.
Per trovare il tuo blueprint nelle WorkApps:
- Seleziona WorkApps > Modifica nel pannello di sinistra.
- Apri l'icona Blueprint Management nella barra laterale sinistra per accedere al tuo nuovo blueprint.
- Seleziona Gestisci > Apri blueprint per modificare il blueprint in WorkApps.
5. Configura la WorkApp per portafoglio
- Nel riquadro sinistro, seleziona Aggiungi pagine portfolio per aggiungere pagine, moduli, altri elementi Smartsheet o contenuti web esterni.
- Crea i ruoli secondo necessità. Vengono visualizzati automaticamente due ruoli:
- Gli amministratori del portfolio possono modificare tutti gli elementi del portfolio. Gli Amministratori del portafoglio includono tutti i Leader principali e aggiuntivi del programma Control Center. Puoi modificare queste impostazioni in Control Center.
- Gli utenti del portfolio possono visualizzare i progetti con cui sono condivisi nell'Elenco progetti.
- In alto a destra dello schermo, seleziona Pubblica.
Il tuo team può ora usare la WorkApp del portfolio.
Da sapere
- Le WorkApps per i progetti hanno la stessa struttura del blueprint del progetto. Non puoi modificare pagine e ruoli dal blueprint all'interno del progetto. Gli elementi con l'icona a forma di lucchetto indicano le pagine e i ruoli definiti nel blueprint.
- Se sei il Proprietario del progetto o un Leader aggiuntivo, puoi aggiungere altre pagine e ruoli a un progetto singolo.
- Non puoi creare nuovi ruoli con autorizzazioni che superano quelle incluse nel blueprint. Ad esempio, se un blueprint consente le autorizzazioni Visualizzatore e Nascosto a un foglio di budget, non puoi creare un ruolo in un progetto con autorizzazioni Editor sullo stesso foglio di budget.
- La visualizzazione predefinita della pagina nel blueprint viene presa in considerazione solo quando vengono creati nuovi progetti. Ai vecchi progetti non verranno applicate visualizzazioni della pagina.
- Nella pagina di elenco dei progetti WorkApps per portafoglio puoi cercare i progetti per nome oppure puoi filtrarli in base al nome del blueprint o al proprietario.