Monitorare le modifiche con il log delle attività

Puoi ottenere un audit trail delle modifiche e delle eliminazioni di vari elementi su un foglio e quindi una migliore comprensione di come i tuoi collaboratori stanno intervenendo sul foglio. Puoi anche vedere chi ha visualizzato e ha apportato modifiche generali a un report o a una dashboard e richiedere un’istantanea del foglio risalente a una data passata.

Cosa puoi tracciare nel log delle attività

Usa il log delle attività per tracciare azioni comuni:

• Chi ha visualizzato il foglio, il report o la dashboard
• Le persone con cui viene condiviso o non condiviso un foglio, un report o una dashboard
• Solo per i fogli: che tipo di modifiche sono state apportate e le specifiche delle modifiche. Ad esempio: nella Riga 4, Sally Smart ha cambiato lo stato da In corso a Completato
• Il nome della persona che ha apportato la modifica
• L’ora e la data in cui sono state apportate le modifiche
• Condivisione di workspace

Ecco altri dettagli che potresti voler sapere sul log delle attività:

• Il log delle attività mostra le modifiche più recenti alle celle. Per visualizzare la cronologia di una determinata cella, clicca con il tasto destro del mouse e visualizza la cronologia della cella.
• Quando chiudi il log delle attività, i filtri verranno cancellati automaticamente. Non puoi salvare i filtri del log delle attività o condividerli con altri collaboratori sul foglio.
• Alcune azioni non possono essere ricondotte a un nome utente Smartsheet. Ad esempio, qualcuno ti ha inviato un foglio o una riga di cella con un allegato via e-mail. Quindi, hai scaricato quell’allegato senza accedere a Smartsheet. Smartsheet monitora e registra l’attività, ma la voce del registro mostrerà il nome utente download@smartsheet.com.
• Le dashboard non dispongono del livello di autorizzazione di condivisione Editor. Solo gli Amministratori e il Proprietario possono visualizzare il log delle attività per le dashboard.

Vuoi visualizzare le modifiche apportate in un report? 

Non potrai visualizzare questi record delle modifiche nel log delle attività di un report. I record vengono visualizzati solo nella finestra di dialogo del log delle attività dei fogli di origine. Se hai bisogno di tenere traccia delle modifiche alle celle e alle righe in un report, vai al relativo foglio di origine. 

Chi può visualizzare il log delle attività

*Solo il proprietario può vedere l’attività di creazione del foglio. Tuttavia, se trasferisci la proprietà di un foglio, il nuovo proprietario vedrà tutti i log delle attività a partire dal momento in cui il foglio è stato creato.

Proprietari, Amministratori ed Editor devono essere utenti a pagamento per visualizzare ed esportare il log delle attività.

Vuoi saperne di più sull’autorizzazione di condivisione? Consulta l’articolo sulle autorizzazioni per fogli, report o workspace.

Visualizzare le voci del log delle attività

Esistono due modi per aprire la finestra di dialogo del log delle attività:

1. Aprire la finestra di dialogo del log delle attività tramite la barra dei menu
   • Nella barra dei menu selezionare File > Visualizza log delle attività.

O

2. Aprire la finestra di dialogo del log delle attività tramite la barra di destra
   • Nella barra di destra, selezionare l’icona del log delle attività.

Modifiche del foglio influenzate dalle API

Alcune organizzazioni creano o utilizzano soluzioni personalizzate che sfruttano l’interfaccia API (Application Programming Interface) di Smartsheet. Un esempio è Smartsheet Pivot App. Se l’API influenza il contenuto di un foglio, vedrai l’immagine dell’app API integrata (due ingranaggi) accanto alla colonna della data.

Filtrare le voci del log delle attività

Nella finestra Visualizza log delle attività vengono mostrate le azioni eseguite sul foglio, come chi ha eliminato le righe e quando un utente ha visualizzato il foglio. Per impostazione predefinita, il report nella finestra di dialogo del log delle attività mostra gli eventi degli ultimi sette giorni.

Puoi utilizzare i filtri del log delle attività per visualizzare solo le voci che desideri. Ad esempio, puoi applicare un filtro che ti mostri l’attività per un intervallo di date specifico, un tipo specifico di azione o le persone specifiche che sono state attive sul foglio.

Applicare filtri al log delle attività

1. Nella finestra di dialogo Log delle attività, espandi la sezione Filtri. 
2. Seleziona uno dei filtri seguenti:
   • Azione: filtra il log delle attività in base al tipo di attività
   • Collaboratori: chi ha eseguito l’attività
   • Intervallo di date: il gruppo di date per le quali desideri visualizzare l’attività
3. Seleziona Applica.

Se devi cancellare i filtri, seleziona Cancella filtri.

Esportare il log delle attività

Puoi scaricare il log delle attività per l’elemento per mantenere un registro aggiuntivo dell’attività del foglio. Ogni download è limitato a 90 giorni di dati di attività del foglio.

Per esportare un log delle attività

1. Nella barra dei menu di un foglio o report, seleziona File > Visualizza log delle attività.
2. Nella sezione Intervallo di date, seleziona una data di inizio e una data di fine. 
3. Facoltativo: nei filtri Azione e Collaboratori, seleziona le opzioni aggiuntive.
4. Seleziona Scarica.
   
   Smartsheet invia via e-mail un link al file all’indirizzo associato al tuo account Smartsheet. 
    
5. Seleziona il link nel messaggio e-mail per scaricare il log delle attività.

Se il nome di un foglio contiene un carattere speciale, potrebbe essere necessario rimuoverlo dal nome del file quando esporti il CSV del log delle attività. Alcuni simboli come | (barra verticale) o * (asterisco) faranno risultare il file danneggiato all’apertura.

Entro quanto devi aspettarti il file esportato?

Il tempo necessario a Smartsheet per generare il file e inviarti il link per il download varia. Una volta che selezioni Scarica, dovresti ricevere un messaggio con il link al file entro il giorno lavorativo successivo.

Richiedere un’istantanea del foglio

Se sei il Proprietario o l’Amministratore di un foglio, puoi richiedere un’istantanea delle modifiche alla cella o alla colonna nel tuo foglio.

Per richiedere un’istantanea delle modifiche al foglio

1. Apri la finestra di dialogo del log delle attività del foglio. 
2. Nella sezione Intervallo di date, regola le date di inizio e fine secondo le necessità.
3. Vai alla modifica specifica, espandi la riga e seleziona Richiedi Istantanea. 

Smartsheet invia l’istantanea via e-mail al proprietario del foglio in un file Excel. Il file contiene solo i dati del foglio, un riepilogo e i commenti. La formattazione condizionale, gli allegati, le notifiche, la cronologia delle celle e qualsiasi formula non compatibile con Excel (formule di colonna, @riga, @cella, formule incrociate tra fogli, ecc.) non sono supportati.

Puoi inviare solo una richiesta di istantanea su un determinato foglio. Una volta completata la prima richiesta, puoi presentarne un’altra.

Azioni relative alla Visualizzazione cartellino nel log delle attività

Alcune azioni elencate nella finestra del log delle attività descrivono una modifica complessiva senza fornirne un contesto sui dettagli. Di seguito sono riportate alcune azioni che potresti vedere e il loro significato:

• Visualizzazione cartellino: cartellini riordinati: hai trascinato e rilasciato manualmente uno o più cartellini da una posizione all’altra, in una corsia diversa o in una posizione differente nella stessa corsia.
• Visualizzazione cartellino: cartellini riordinati indirettamente: i cartellini sono stati spostati in qualsiasi altro modo. Ad esempio, quando trascini manualmente un cartellino in qualsiasi posizione, nella stessa corsia o in una corsia diversa, gli altri cartellini vengono spostati indirettamente in posizioni più alte o più basse. I cartellini possono anche essere riordinati indirettamente quando modifichi le Visualizzazioni griglia e Gantt, ad esempio per assegnare un’attività a una persona diversa o modificare un’opzione dell’elenco per una riga.