La funzione Unione utenti consente agli amministratori di sistema di entrambi i piani Aziendale e Premier di unire gli utenti per eliminare voci duplicate e combinare due profili utente in uno. Questa funzione è utile per le organizzazioni in cui vi sono più indirizzi e-mail per dipendente.
In questo argomento esamineremo le migliori pratiche per l’utilizzo efficace della funzione Unione utenti, incluse le modalità di navigazione e accesso alla funzione Unione utenti e le modalità per strutturare appropriatamente e caricare i file CSV per unire più utenti Smartsheet contemporaneamente.
Centro dell'Amministratore: unire gli account con la funzione Unione utenti
Con la funzione Unione Utenti, puoi aggiornare gli indirizzi e-mail in blocco o procedere all’unione di due account utente in un unico account. L'unione di account utente trasferisce automaticamente tutti i fogli, i report, i pannelli di controllo, i workspace e le informazioni di condivisione da due account a uno solo.
Hai un piano Business o Pro? Devi trasferire gli elementi all'account che intendi mantenere ed eliminare l'account in più.
Puoi utilizzare la funzione Unione utenti per i seguenti scenari:
- Unire due account utente della tua organizzazione che appartengono alla stessa persona. Uno di questi due account potrebbe essere stato creato perché è cambiato l'indirizzo o il dominio dell'e-mail.
- Aggiornare l'indirizzo e-mail principale degli utenti della tua organizzazione, purché non sia già associato a un utente esterno dell'organizzazione.
Se un indirizzo e-mail inserito esiste già come account utente Smartsheet, tale account deve essere un membro della tua organizzazione. - Aggiornare i domini dell'e-mail degli utenti della tua organizzazione. L'aggiornamento del dominio potrebbe essere necessario in seguito a operazioni di fusione, acquisizione, cessione, branding o consolidamento.
Prima di iniziare
Prima di poter utilizzare la funzione Unione utenti, è necessario convalidare e attivare tutti i domini dell’e-mail associati agli indirizzi e-mail che desideri unire.
L'amministratore di sistema che esegue la funzione Unione utenti non può essere uno degli account da unire. Un altro amministratore di sistema deve eseguire la funzione Unione utenti dell'account di un amministratore di sistema.Convalida e attiva tutti i domini
La funzione Unione utenti richiede la convalida e l'attivazione del dominio ma la funzione di provisioning automatico degli utenti (UAP) può essere disabilitata.
Se è già presente un account utente per un indirizzo e-mail inserito, tale account deve essere un membro della tua organizzazione e figurare nell'elenco utenti.
L'account utente potrebbe esistere ma non essere elencato in Gestione degli utenti, se eliminato dall'account o condiviso su un foglio. Per unire questo utente, invitalo nel tuo account. L'utente deve accettare l'invito per poter essere aggiunto alla tua organizzazione come membro attivo.
Rimuovere i ruoli di applicazioni Premium
Se uno degli account che vuoi unire ha abilitati i ruoli di applicazioni Premium, devi rimuovere queste autorizzazioni prima di unire gli account. Puoi riassegnare i ruoli di applicazioni Premium dopo aver unito gli account.
Scaricare e configurare il modello Unione utenti
- Accedi al Centro dell’Amministratore alla pagina https://admin.smartsheet.com utilizzando le tue attuali credenziali dell’account Smartsheet.
- Seleziona Altre azioni > Unisci utenti.
- Per scaricare il file modello, seleziona Scarica.
Utilizzerai il modello per l'unione degli utenti.
- Nel modello scaricato, inserisci le seguenti informazioni:
- In Indirizzo e-mail attuale di accesso, inserisci gli indirizzi e-mail degli account corrispondenti che devono essere uniti e chiusi.
- Nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo, inserisci gli indirizzi e-mail principali degli account che desideri conservare.
- Salva il file completato e mantieni il formato CSV.
Verifica che gli indirizzi e-mail di ogni coppia appartengano alla stessa persona.
Puoi specificare fino a 500 coppie di indirizzi e-mail in un unico file. Per aggiornare più di 500 coppie di indirizzi e-mail, devi caricare altri file di unione.
Se un indirizzo e-mail inserito esiste già come account utente Smartsheet, tale account deve essere un membro della tua organizzazione.
Dopo l'unione, l'indirizzo e-mail principale dell'account mantenuto sarà il valore nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo. Il valore nella colonna Indirizzo e-mail attuale di accesso verrà mantenuto come indirizzo e-mail alternativo dell'account.
Visualizzare l'anteprima e applicare l'unione
- Accedi al Centro dell’Amministratore alla pagina https://admin.smartsheet.com utilizzando le tue attuali credenziali dell’account Smartsheet.
- Nella pagina Gestione degli utenti, seleziona Altre Azioni > Unione Utenti.
- Carica il file aggiornato e seleziona Anteprima unione.
La funzione Anteprima unione convalida l'indirizzo e-mail qualora dovessero sorgere problemi quali indirizzi e-mail non validi, voci duplicate, domini non convalidati ed altro ancora. Le voci che non sono Pronte per l'unione non verranno applicate e verrà mostrata una correzione attuabile nella colonna Suggerimento.
- Per procedere, seleziona Applica unione.
Viene visualizzato un messaggio di conferma che indica che il processo Unione utenti è in corso.
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Completato il processo Unione utenti, gli utenti interessati riceveranno un’e-mail di conferma che li avviserà delle modifiche.
Anche tu riceverai un’e-mail con un link a un report dei risultati dell'unione utenti. La funzione Unione utenti contiene le seguenti informazioni:
- Indirizzo e-mail attuale di accesso ossia l’indirizzo e-mail che è stato unito.
- Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo ossia l’indirizzo e-mail che è stato mantenuto.
- Risultato che indica se l’unione per un dato utente è avvenuta correttamente.
- I dati dell'account mantenuto come l'elenco dei ruoli, degli elementi posseduti e condivisi e dei gruppi di appartenenza.
Ora hai completato l'unione degli utenti.
Articoli compresi in Unione utenti
Nel processo Unione utenti, Smartsheet segue questa logica:
- Se un utente possiede un account con licenza e uno senza licenza, Smartsheet chiude l'account senza licenza.
- Smartsheet trasferisce tutti gli asset da un account senza licenza a un account con licenza.
- Se un utente possiede due account con licenza, Smartsheet mantiene l'account più vecchio e chiude quello nuovo.
Al termine dell'operazione, Smartsheet trasferisce i seguenti elementi dall'account chiuso a quello mantenuto:
- Tutti i fogli, report, workspace e pannelli di controllo che sono condivisi con l'utente o che sono di proprietà dell'utente
- Gruppi di proprietà dell'utente
- Appartenenza a eventuali gruppi
- Ruoli (ad es., Utente con licenza, Amministratore di gruppo, Amministratore di sistema, Visualizzazione risorse, ecc.)
- Indirizzi e-mail alternativi
- Informazioni sul profilo
Nel processo Unione utenti, il sistema sposta gli elementi del workspace alla cartella Trasferito da.
Da sapere
Smartsheet richiede a un utente senza un account Smartsheet di creare un account se ha ricevuto:
- Un invito a modificare o visualizzare un elemento Smartsheet
- Un avviso generato da un flusso di lavoro di automazione o altri trigger
Per evitare di perdere i flussi di lavoro dei connettori e i token API quando unisci gli account, verifica che:
- L'account che desideri mantenere abbia una licenza
- L'account che vuoi chiudere non abbia una licenza
Elementi non inclusi in un processo Unione utenti
- Flussi di lavoro di automazione
- Contatti
- Connettori
- Preferiti
- Token API*
*I token API vengono utilizzati per integrazioni e applicazioni Premium come Control Center e Calendar App. Per utilizzare queste app, è possibile che gli utenti debbano effettuare di nuovo l'autenticazione.
Annullare il processo Unione utenti
Qualora riscontrassi problemi con Unione utenti o avessi bisogno di annullare Unione utenti per qualsiasi account, evidenzia le righe nel file Unione utenti che desideri annullare, quindi contatta l'assistenza Smartsheet. Allega il file di Unione utenti alla richiesta di assistenza.
L’assistenza Smartsheet ti contatterà per avere conferma della richiesta prima di procedere alle modifiche.
Un’Unione utenti può essere ripristinata soltanto se è stata completata negli ultimi sette giorni.
Un ripristino non ripristinerà completamente un account utente al suo stato originale precedente all’unione. Solo gli elementi che sono stati uniti saranno ripristinati. Potrebbe essere necessario per gli utenti autenticarsi nuovamente alle applicazioni Premium, correggere i flussi di lavoro automatizzati o intraprendere un’altra azione.