USM Content
Che cos'è un processo di intake del progetto?
Un'azienda utilizza un processo di intake del progetto per organizzare le richieste di progetto e fornire una struttura per inviarle e rivederle.
L'obiettivo di un processo di intake del progetto è migliorare il valore strategico dell'intera organizzazione. Immagina un'azienda senza un metodo standardizzato per l'invio o la revisione delle richieste di progetto. I membri del team potrebbero inviare richieste via e-mail, nelle chat room aziendali o verbalmente. In questo scenario, i leader aziendali ignoreranno o perderanno inevitabilmente alcune richieste. Quando rivedono queste richieste di progetto, non hanno parametri chiari per giudicare l'urgenza, la fattibilità o l'allineamento del progetto con la strategia a livello di organizzazione.
Quando si dispone di un processo di intake del progetto funzionale, tutti capiscono chi invia le richieste, dove inviarle e quali informazioni includere. Inoltre, è chiaro chi esamina le proposte, quando e come le rivede e chi può dare l'approvazione finale.
Come creare un processo di intake del progetto
Le tre fasi di un processo di intake del progetto sono la scoperta, la valutazione e la pianificazione. Crea un processo di intake del progetto fase per fase. Pensa a chi deve approvare i progetti. Inoltre, considera quali informazioni relative al progetto sono rilevanti per la tua azienda.
Segui insieme a un processo di intake del progetto esistente o mappa il processo con un diagramma di flusso di lavoro. Quando si progetta un processo di richiesta di progetto, identifica ogni team o individuo che deve rivedere un progetto.
Prendi in considerazione la creazione di processi diversi per diversi tipi di richieste. Ad esempio, una richiesta di progetto interna avrà un aspetto diverso dalla richiesta di progetto di terze parti di un cliente. Un'altra opzione è quella di impostare vari processi per progetti con budget o soglie di sforzo diversi. I processi di intake possono richiedere meno approvazioni per progetti rapidi o poco costosi, mentre i progetti costosi o a lungo termine richiedono ulteriori fasi di approvazione.
Snellire il processo di intake del progetto
Un processo di intake del progetto inizia con un'idea e termina con un piano di progetto. La maggior parte dei processi di intake copre le fasi di base: sviluppo del concetto, ottenimento delle approvazioni e pianificazione del progetto. Modifica questi passaggi per riflettere le esigenze della tua organizzazione.
Sebbene i processi di intake varino a seconda dell'organizzazione, questi sono i passaggi di base da seguire:
1. Idea di progetto
Il proprietario del progetto, chiamato anche proprietario o iniziatore dell'azienda, ha un'idea per un progetto e si rivolge all'individuo responsabile dell'invio delle richieste.
2. Sviluppo di idee
Il proprietario del progetto lavora con il richiedente per sviluppare l'idea e creare un business case. In che modo questo progetto farà risparmiare tempo, aggiungerà valore o mitigherà i rischi? Raccogli feedback da più membri del team.
3. PER PICCOLE E MEDIE IMPRESE
Una volta che il team ha condotto una ricerca preliminare, il richiedente deve completare un modulo di assunzione del progetto standardizzato e inviarlo per la revisione. Se la richiesta è urgente, il modulo deve indicare lo stato e quando è necessaria una risposta da parte di.
4. Prima revisione
Il primo team di revisione, spesso il PMO, esamina la richiesta di fattibilità di alto livello. Se mancano informazioni o sono presenti segnali di allarme, potrebbero inviare il modulo al richiedente per le revisioni o rifiutare la proposta a titolo definitivo. Se lo approvano, invieranno il progetto a un secondo team per la revisione.
5. Seconda revisione
Una volta che il primo team approva, un secondo team rivedrà il progetto. Potrebbe trattarsi di un responsabile delle risorse o di un proprietario del servizio che considera la fattibilità relativa alle risorse del progetto. Possono restituire il modulo al proprietario dell'azienda per apportare modifiche, rifiutare la proposta o approvarla e inviarla ad altri team per la revisione.
6. Revisioni aggiuntive
Il numero di team che devono rivedere il progetto varierà da un'organizzazione all'altra. Di solito, la revisione finale avviene con un comitato direttivo o un vicepresidente, un direttore finanziario o un altro esecutivo di alto livello. Questo comitato o individuo esamina la proposta per il suo allineamento con obiettivi organizzativi più ampi. Possono restituire il modulo al proprietario dell'azienda per apportare modifiche, rifiutare la proposta o fornire l'approvazione finale.
7. Assegnazione del livello di priorità
Una volta che una proposta di progetto riceve tutte le approvazioni necessarie, ritorna al PMO. Il PMO assegna al progetto un livello di priorità, un numero di identificazione univoco e un leader del progetto.
8. piano di progetto
Il leader del progetto sviluppa un piano di progetto e lo presenta al PMO per l'approvazione.
9. Esecuzione dei progetti
Una volta approvato il piano di progetto, inizia l’esecuzione del progetto.