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Cosa è un processo di acquisizione del progetto?
Un'azienda utilizza un processo di acquisizione del progetto per organizzare le richieste di progetto e fornire una struttura per la loro presentazione e revisione.
Lo scopo di un processo di acquisizione del progetto è migliorare il valore strategico dell'intera organizzazione. Immagina un'azienda senza un metodo standardizzato per presentare o rivedere le richieste di progetto. I membri del team potrebbero presentare richieste via email, nelle chat aziendali o verbalmente. In questo scenario, i leader aziendali ignoreranno inevitabilmente o perderanno alcune richieste. Quando rivedono queste richieste di progetto, non hanno metriche chiare per giudicare l'urgenza, la fattibilità o l'allineamento con la strategia aziendale.
Quando hai un processo di acquisizione del progetto funzionale, tutti capiscono chi presenta le richieste, dove presentarle e quali informazioni includere. Inoltre, è chiaro chi rivede le proposte, quando e come le rivede, e chi può dare l'approvazione finale.
Come creare un processo di acquisizione del progetto
Le tre fasi di un processo di acquisizione del progetto sono scoperta, valutazione e pianificazione. Crea un processo di acquisizione del progetto fase per fase. Pensa a chi deve approvare i progetti. Inoltre, considera quali informazioni relative ai progetti sono rilevanti per la tua azienda.
Segui un processo di acquisizione del progetto esistente, oppure mappa il tuo processo con un diagramma di flusso. Quando progetti un processo di richiesta di progetto, identifica ogni team o individuo che deve rivedere un progetto.
Considera di creare processi diversi per diversi tipi di richieste. Ad esempio, una richiesta di progetto interna avrà un aspetto diverso rispetto a una richiesta di progetto esterna di un cliente. Un'altra opzione è impostare vari processi per progetti con diversi budget o soglie di sforzo. I processi di intake possono richiedere meno approvazioni per progetti rapidi o a basso costo, mentre progetti costosi o a lungo termine richiedono ulteriori passaggi di approvazione.
Passaggi nel processo di intake del progetto
Un processo di intake del progetto inizia con un'idea e termina con un piano di progetto. La maggior parte dei processi di intake copre passaggi di base: sviluppo del concetto, ottenimento delle approvazioni e pianificazione del progetto. Modifica questi passaggi per riflettere le esigenze della tua organizzazione.
Anche se i processi di intake variano a seconda dell'organizzazione, questi sono i passaggi di base da seguire:
1. Idea di Progetto
Il proprietario del progetto, chiamato anche proprietario aziendale o iniziatore, ha un'idea per un progetto e si rivolge alla persona responsabile della presentazione delle richieste.
2. Idea Development
Il proprietario del progetto collabora con il richiedente per sviluppare l'idea e creare un business case. Come farà questo progetto a risparmiare tempo, aggiungere valore o mitigare il rischio? Raccogli feedback da più membri del team.
3. Intake Form
Una volta che il team ha condotto una ricerca preliminare, il richiedente dovrebbe completare un modulo di intake del progetto standardizzato e inviarlo per la revisione. Se la richiesta è urgente, il modulo dovrebbe indicare lo stato e quando è necessaria una risposta.
4. First Review
Il primo team di revisione, spesso il PMO, esamina la richiesta per la fattibilità a livello alto. Se mancano informazioni o ci sono segnali di allerta, potrebbero restituire il modulo al richiedente per le revisioni o rifiutare la proposta outright. Se lo approvano, presenteranno il progetto a un secondo team per la revisione.
5. Seconda Revisione
Una volta che il primo team approva, un secondo team esaminerà il progetto. Questo potrebbe essere un manager delle risorse o un proprietario del servizio che considera la fattibilità relativa alle risorse del progetto. Possono restituire il modulo al proprietario dell'azienda per apportare modifiche, rifiutare la proposta o approvarla e inviarla ad altri team per la revisione.
6. Revisioni Aggiuntive
Il numero di team che devono esaminare il progetto varierà tra le organizzazioni. Di solito, la revisione finale avviene con un comitato direttivo o un vicepresidente, un direttore finanziario o un altro dirigente di alto livello. Questo comitato o individuo esamina la proposta per verificarne l'allineamento con gli obiettivi organizzativi più ampi. Possono restituire il modulo al proprietario dell'azienda per apportare modifiche, rifiutare la proposta o fornire l'approvazione finale.
7. Assegnazione del Livello di Priorità
Una volta che una proposta di progetto riceve tutte le approvazioni necessarie, torna al PMO. Il PMO assegna al progetto un livello di priorità, un numero di identificazione unico e un leader di progetto.
8. Piano di Progetto
Il leader di progetto sviluppa un piano di progetto e lo invia al PMO per approvazione.
9. Esecuzione del Progetto
Una volta che il piano di progetto è approvato, l'esecuzione del progetto inizia.