Configurare un Criterio di conservazione dei dati

Applica a

Smartsheet Advance Package

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Gli Amministratori di sistema possono configurare un criterio di conservazione dei dati.
 

Un Criterio di conservazione dei dati controlla il modo in cui l'organizzazione salva i dati per motivi di conformità o normativi, nonché il modo in cui elimina i dati una volta che non sono più necessari.

Utilizza il Controllo del Criterio di gestione dei dati per impostare il criterio di conservazione dei dati che stabilisce quali dati conservare e quali eliminare.

Puoi creare un solo criterio, ma puoi assegnare tutti i gruppi di inclusione desiderati a quel criterio. Le condizioni del criterio al momento supportano solo i fogli e i loro allegati. Il criterio può essere applicato ai fogli precedenti a una data di creazione o di ultima modifica specificata.

Una volta configurato e attivato, il Criterio di conservazione dei dati viene eseguito in background per garantire che tutti i dati conservati soddisfino i requisiti di conformità.

Se la scansione rileva fogli e/o allegati non conformi al criterio, ai proprietari dei fogli viene notificato che i loro dati non sono conformi e che verranno eliminati se non intervengono. In caso di mancato intervento finalizzato alla conformità dei propri elementi, gli stessi verranno eliminati. I proprietari dei fogli riceveranno un'ulteriore notifica che li informerà del completamento dell'eliminazione.

Configurare un Criterio di conservazione dei dati

Per configurare un Criterio di conservazione dei dati:

  1. Accedi al Centro dell’amministratore.
  2. Seleziona Controlli di governance e nel riquadro Criterio di conservazione dei dati, seleziona Configura.
  3. Per impostare le condizioni del criterio, segui le istruzioni visualizzate.
    • Imposta Data di creazione e Data ultima modifica.
    • Imposta la frequenza con cui desideri eseguire il criterio, con quanto anticipo desideri inviare la notifica e su quali gruppi desideri che il criterio venga applicato.
  4. Fai clic su Salva e attiva per attivare il criterio.

Puoi abilitare o disabilitare il criterio in qualsiasi momento da Controlli di governance.

Per modificare il criterio di conservazione dei dati:

  • Vai a Controlli di governance nel Centro dell’amministratore e fai clic su Modifica criterio.

Quando aggiorni il criterio, la scansione viene eseguita come pianificato nell'aggiornamento. Qualsiasi modifica al criterio riavvia l'intervallo di tempo e aggiunge (o rimuove) tutti i gruppi inclusi.

Puoi modificare o disabilitare il criterio di conservazione dei dati, ma non puoi eliminarlo.

Recuperare gli elementi eliminati

I proprietari possono recuperare i fogli se lo fanno prima che il criterio elimini definitivamente l'elemento.

Per recuperare un elemento eliminato dal criterio di conservazione dei dati, esegui una delle due operazioni:

  • Sposta il foglio fuori dalla cartella degli elementi eliminati.
  • Apri e modifica il foglio, quindi salvalo con le nuove modifiche.