Configurare un Criterio di conservazione dei dati

Un Criterio di conservazione dei dati controlla il modo in cui l'organizzazione salva i dati per motivi di conformità o normativi, nonché il modo in cui elimina i dati una volta che non sono più necessari.

Utilizza il Controllo del Criterio di gestione dei dati per impostare il criterio di conservazione dei dati che stabilisce quali dati conservare e quali eliminare.

Puoi creare un solo criterio, ma puoi assegnare tutti i gruppi di inclusione desiderati a quel criterio. Le condizioni del criterio al momento supportano solo i fogli e i loro allegati. Il criterio può essere applicato ai fogli precedenti a una data di creazione o di ultima modifica specificata.

Una volta configurato e attivato, il Criterio di conservazione dei dati viene eseguito in background per garantire che tutti i dati conservati soddisfino i requisiti di conformità.

Se la scansione rileva fogli e/o allegati non conformi al criterio, ai proprietari dei fogli viene notificato che i loro dati non sono conformi e che verranno eliminati se non intervengono. In caso di mancato intervento finalizzato alla conformità dei propri elementi, gli stessi verranno eliminati. I proprietari dei fogli riceveranno un'ulteriore notifica che li informerà del completamento dell'eliminazione.

Configurare un Criterio di conservazione dei dati

Per configurare un Criterio di conservazione dei dati:

1. Accedi al Centro dell’amministratore.
2. Seleziona Controlli di governance e nel riquadro Criterio di conservazione dei dati, seleziona Configura.
3. Per impostare le condizioni del criterio, segui le istruzioni visualizzate.
   • Imposta Data di creazione e Data ultima modifica.
   • Imposta la frequenza con cui desideri eseguire il criterio, con quanto anticipo desideri inviare la notifica e su quali gruppi desideri che il criterio venga applicato.
4. Fai clic su Salva e attiva per attivare il criterio.

Puoi abilitare o disabilitare il criterio in qualsiasi momento da Controlli di governance.

Per modificare il criterio di conservazione dei dati:

• Vai a Controlli di governance nel Centro dell’amministratore e fai clic su Modifica criterio.

Quando aggiorni il criterio, la scansione viene eseguita come pianificato nell'aggiornamento. Qualsiasi modifica al criterio riavvia l'intervallo di tempo e aggiunge (o rimuove) tutti i gruppi inclusi.

Puoi modificare o disabilitare il criterio di conservazione dei dati, ma non puoi eliminarlo.

Recuperare gli elementi eliminati

I proprietari possono recuperare i fogli se lo fanno prima che il criterio elimini definitivamente l'elemento.

Per recuperare un elemento eliminato dal criterio di conservazione dei dati, esegui una delle due operazioni:

• Sposta il foglio fuori dalla cartella degli elementi eliminati.
• Apri e modifica il foglio, quindi salvalo con le nuove modifiche.