Configurare una politica di conservazione dei dati

Per abilitare i controlli di governance, è necessario un abbonamento Smartsheet Advance Platinum o Gestione Avanzata del Lavoro plus Safeguard.

Panoramica

Visitare la pagina Governance Controls nell'Admin Center per impostare la politica di conservazione dei dati, stabilendo quali dati conservare ed eliminare.

Puoi creare una sola politica, ma puoi assegnarle tanti gruppi di inclusione quanti ne desideri. Le condizioni della politica al momento supportano solo i fogli e i relativi allegati. La politica può essere applicata a fogli precedenti a una data di creazione specificata o alla data dell’ultima modifica.

Una volta configurata e attivata, la politica di conservazione dei dati viene eseguita in background per garantire che tutti i dati conservati soddisfino i requisiti di conformità.

Se la scansione rileva fogli e/o allegati non conformi alle tue politiche, i proprietari dei fogli ricevono una notifica che i loro dati non sono conformi e che verranno eliminati se non intervengono.

Riceveranno un’ulteriore notifica che li informerà dell’eliminazione, una volta completata. 

Notifiche

Le notifiche relative a potenziali rimozioni saranno inviate agli utenti con permessi di amministratore e proprietario dell'elemento, purché facciano parte del gruppo di inclusione della politica di conservazione dei dati. Chi ha i permessi di amministratore sull'elemento e non è incluso nel gruppo non riceverà alcuna notifica.

Configurare una politica di conservazione dei dati

1. Accedi al Centro dell’Amministratore.
2. Spostarsi sull'icona Menu nell'angolo superiore sinistro e selezionare Controlli di governo.

3. Selezionare Criteri di conservazione dei dati > Configura.

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4. Segui le istruzioni visualizzate sullo schermo per impostare le condizioni della politica.  
   • Impostare le date di creazione e di ultima modifica .
   • Imposta la frequenza di esecuzione della politica, con quanto anticipo inviare la notifica e i gruppi a cui applicare la politica.

5. Selezionare Salva e attiva per attivare il criterio.

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È possibile attivare o disattivare il proprio criterio in qualsiasi momento da Governance Controls. 

Modificare la politica di conservazione dei dati: 

1. Navigare in Controlli di governance > Criteri di conservazione dei dati.
2. Selezionare Visualizza > Modifica criterio.

Quando aggiorni la politica, la scansione viene eseguita secondo quanto programmato nell’aggiornamento.   Qualsiasi modifica alla politica fa ripartire l’intervallo di tempo e aggiunge (o rimuove) eventuali gruppi inclusi. 

Puoi modificare o disabilitare la politica di conservazione dei dati, ma non eliminarla. 

Recuperare elementi eliminati

I proprietari possono recuperare i fogli se lo fanno prima che la politica elimini definitivamente l’elemento. 

Sono disponibili due modi per recuperare un elemento eliminato dalla politica di conservazione dei dati:

1. Apri il foglio.
2. Modificarlo.
3. Salvare il foglio con le modifiche.

In questo modo si garantisce l'esclusione dell'elemento dall'elenco di valutazione per l'eliminazione permanente.