È possibile scaricare un registro di audit dettagliato di tutte le modifiche relative alle approvazioni di tempo e spese.
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La tua organizzazione potrebbe dover controllare i registri di approvazione per dimostrare un processo di approvazione conforme.
A differenza dei report, che rappresentano solo lo stato attuale di approvazione per ogni voce temporale, il registro di audit delle approvazioni contiene ogni evento di modifica (invio, rifiuto, approvazione, ecc.) e i commenti di rifiuto o approvazione associati, le date e gli utenti che apportano le modifiche. Il registro è utile per supportare i processi relativi alla conformità.
All'inizio di ogni mese, Resource Management genera un file CSV contenente un registro di controllo del mese precedente. I mesi precedenti possono essere scaricati in qualsiasi momento.
I registri di controllo del mese corrente non possono essere generati fino al mese successivo.
Scarica i registri di audit delle approvazioni
- Apri Impostazioni account.
- Se lavori in Resource Management in Smartsheet, seleziona il menu kebab nell’angolo in alto a destra, quindi seleziona Impostazioni account.
- Se lavori in modalità autonoma di gestione delle risorse, seleziona Impostazioni > Impostazioni account.
- Nelle impostazioni dell'account, scorri verso il basso fino al flusso di lavoro di approvazione, quindi seleziona Access Audit Logs.
- Nella nuova finestra, scegli il mese e l'anno per le voci di tempo e spese che desideri verificare.
- Il registro di audit viene elaborato e, una volta disponibile, un link per il download appare nell'elenco delle richieste recenti. Un link al file viene inviato anche all'e-mail del richiedente.
- Seleziona Scarica per accedere al file di registro di controllo.
Il periodo di tempo si applica alle date per i registri dell'ora di iscrizione, non alle date in cui sono state presentate o approvate. Poiché i tempi e le spese possono essere approvati o respinti molto più tardi del mese durante il quale le voci sono state inviate, i file di registro di audit per un determinato mese possono variare a causa dell'approvazione delle voci dopo il download del registro. Durante l'esecuzione di un audit, si consiglia di richiedere e scaricare nuovi registri di audit per acquisire le modifiche più aggiornate.
Comprendere i registri di audit delle approvazioni
I log di audit di approvazione contengono record con voci temporali e/o di spesa (a seconda di quali vengono monitorate) insieme alla cronologia delle modifiche allo stato di approvazione di tali voci. Ciò significa che lo stesso record di voci temporali o di spesa avrà probabilmente più righe nel registro di controllo: una per ogni modifica dello stato di approvazione di quella voce.
Ad esempio, se un utente invia una voce temporale per l'approvazione che viene poi respinta, modificata, reinviata e quindi approvata, ci sarà una riga per ciascuna di tali modifiche allo stato di approvazione (che passa da in sospeso a respinto, di nuovo in sospeso e infine approvato).
Il registro di audit contiene più colonne che descrivono le varie proprietà della voce temporale o di spesa, nonché gli utenti che apportano modifiche al record. Di seguito è riportata una descrizione di ciò che ciascuna delle colonne del registro di audit rappresenta.
| Column | Descrizione |
|---|---|
| azione | Indica se il record è stato creato o aggiornato |
| approvable_id | L'identificatore univoco per l'immissione specifica del tempo o della spesa |
| approvable_date | La data dell'ora o dell'inserimento della spesa |
| approval_id | L'identificatore univoco per il record di approvazione |
| approved_at | L'ora e la data in cui il record è stato approvato |
| approved_by_email | L'email dell'utente che ha approvato l'iscrizione |
| approved_by_id | L'ID utente dell'utente che ha approvato l'immissione |
| approved_by_name | Il nome dell'utente che ha approvato l'inserimento |
| client_name | Il cliente del progetto per l'inserimento dei tempi o delle spese |
| commento | Le note di rifiuto o approvazione fornite dall'approvatore (se presenti) |
| created_at | L'ora e la data in cui la voce è stata originariamente creata |
| current_user_email | L'email dell'utente che ha eseguito l'azione che ha generato la riga corrente |
| current_user_id | L'ID utente dell'utente che ha eseguito l'azione che ha generato la riga corrente |
| current_user_name | Il nome dell'utente che ha eseguito l'azione che ha generato la riga corrente nel registro di controllo |
| expense_item_amount | L'importo della spesa |
| expense_item_category | La categoria (se presente) registrata con la voce di spesa |
| expense_item_notes | Note fornite con la spesa (se presenti) |
| organization_id | L'ID dell'organizzazione attuale |
| phase_name | La fase (se prevista) per l'inserimento del tempo o della spesa |
| project_name | Il nome del progetto per l'immissione del tempo o della spesa |
| stato | Lo stato di approvazione in quel momento |
| submitted_at | L'ora e la data in cui la voce è stata inviata per l'approvazione |
| submitted_by_email | L'email dell'utente che ha inviato la voce per l'approvazione (può anche essere il tempo o le spese inviate dal gestore per conto di qualcun altro) |
| submitted_by_id | L'ID utente dell'utente che ha inviato la voce per l'approvazione (può anche essere il tempo o le spese inviati dal gestore per conto di qualcun altro) |
| submitted_by_name | Il nome dell'utente che ha inviato la voce per l'approvazione (può anche essere il tempo o le spese inviate dal gestore per conto di qualcun altro) |
| time_entry_category | La categoria (se presente) registrata con l'immissione dell'ora |
| time_entry_difference | La differenza positiva o negativa tra l'ora inserita e l'ora programmata |
| time_entry_incurred_hours | La quantità di tempo inserita |
| time_entry_notes | Note fornite con l'inserimento dell'ora (se presenti) |
| time_entry_scheduled_hours | Le ore programmate associate all'inserimento dell'ora (se presente) |
| updated_at | Data e ora in cui la voce è stata aggiornata |
| approvable_user_id | L'ID utente associato all'immissione del tempo o della spesa |
| approvable_user_name | Il nome dell'utente associato all'inserimento del tempo o della spesa |
| approvable_user_email | L'email dell'utente associata all'inserimento del tempo o della spesa |
| approvable_user_employee_number | Il numero del dipendente dell'utente associato all'inserimento del tempo o della spesa |
| approvable_user_discipline | La disciplina dell'utente associata all'inserimento del tempo o della spesa |
| approvable_user_role | Il ruolo dell'utente associato all'inserimento del tempo o della spesa |
| assignable_id | L'ID del progetto per l'inserimento del tempo o della spesa |
| parent_id | L'ID del progetto se l'assegnazione riguardava una fase |