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Resource Management

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Gli Amministratori delle risorse possono attivare Approvazioni.

Audit delle approvazioni

È possibile scaricare un registro di audit dettagliato di tutte le modifiche relative alle approvazioni di tempo e spese.

Who can use this?

Plans:

  • Resource Management

Permissions:

Gli Amministratori delle risorse possono attivare Approvazioni.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

L'organizzazione potrebbe dover controllare i registri di approvazione per dimostrare un processo di approvazione conforme (ad esempio la conformità SOX). 

A differenza dei report, che rappresentano solo lo stato attuale di approvazione per ogni voce temporale, il registro di audit delle approvazioni contiene ogni evento di modifica (invio, rifiuto, approvazione, ecc.) e i commenti di rifiuto o approvazione associati, le date e gli utenti che apportano le modifiche. Il registro è utile per supportare processi relativi alla conformità, come ad esempio in un audit SOX.

All'inizio di ogni mese, Resource Management genera un file CSV contenente un registro di controllo del mese precedente. I mesi precedenti possono essere scaricati in qualsiasi momento.

I registri di audit del mese corrente non possono essere generati fino al mese successivo.

Scarica i registri di audit delle approvazioni

Schermata dei registri di audit con link per il download
Accedi ai tuoi registri di audit:

  1. Nelle impostazioni dell'account, scorri verso il basso fino al flusso di lavoro di approvazione, quindi clicca su Accedi ai registri di audit.
  2. Nella nuova finestra, scegli il mese e l'anno per le voci di tempo e spese che desideri controllare (il mese in cui sono state registrate le ore e/o le spese).
  3. Il registro di audit viene elaborato e, una volta disponibile, un link per il download appare nell'elenco delle richieste recenti. Un link al file viene inviato anche all'e-mail del richiedente.
  4. Seleziona Scarica per accedere al file del registro di controllo.

Il periodo di tempo si applica alle date per i registri dell'ora di iscrizione, non alle date in cui sono state presentate o approvate. Poiché i tempi e le spese possono essere approvati o respinti molto più tardi del mese durante il quale le voci sono state inviate, i file di registro di audit per un determinato mese possono variare a causa dell'approvazione delle voci dopo il download del registro. Durante l'esecuzione di un audit, si consiglia di richiedere e scaricare nuovi registri di audit per acquisire le modifiche più aggiornate.

Comprendere i registri di audit delle approvazioni

I log di audit di approvazione contengono record con voci temporali e/o di spesa (a seconda di quali vengono monitorate) insieme alla cronologia delle modifiche allo stato di approvazione di tali voci. Ciò significa che lo stesso record di voci temporali o di spesa avrà probabilmente più righe nel registro di controllo: una per ogni modifica dello stato di approvazione di quella voce.

Ad esempio, se un utente invia una voce temporale per l'approvazione che viene poi respinta, modificata, reinviata e quindi approvata, ci sarà una riga per ciascuna di tali modifiche allo stato di approvazione (che passa da in sospeso a respinto, di nuovo in sospeso e infine approvato).

Il registro di audit contiene più colonne che descrivono le varie proprietà della voce temporale o di spesa, nonché gli utenti che apportano modifiche al record. Di seguito è riportata una descrizione di ciò che ciascuna delle colonne del registro di audit rappresenta.

Colonna

Descrizione

action

Mostra se il record è stato creato o aggiornato

approvable_id

Identificatore univoco per la voce specifica temporale o di spesa

approvable_date

La data della voce temporale o di spesa

approval_id

Identificatore univoco per il record di approvazione

approved_at

L'ora e la data in cui il record è stato approvato

approved_by_email

L'e-mail dell'utente che ha approvato la voce

approved_by_id

L'ID dell'utente che ha approvato la voce

approved_by_name

Il nome dell'utente che ha approvato la voce

client_name

Il cliente del progetto per la voce temporale o di spesa

comment

Le note di rifiuto o di approvazione fornite dall'approvatore (se presenti)

created_at

Ora e data in cui la voce è stata creata in origine

current_user_email

L'e-mail dell'utente che ha eseguito l'azione che ha generato la riga corrente

current_user_id

L'ID dell'utente che ha eseguito l'azione che ha generato la riga corrente

current_user_name

Il nome dell'utente che ha eseguito l'azione che ha generato la riga corrente nel registro di audit

expense_item_amount

L'importo della spesa

expense_item_category

La categoria (se presente) registrata con la voce di spesa

expense_item_notes

Note fornite con la spesa (se presente)

organization_id

ID dell'organizzazione corrente

phase_name

La fase (se presente) per la voce temporale o di spesa

project_name

Il nome del progetto per la voce temporale o di spesa

status

Lo stato di approvazione in quel momento

submitted_at

L'ora e la data in cui la voce è stata presentata per l'approvazione

submitted_by_email

L'e-mail dell'utente che ha inviato la voce per l'approvazione (può anche essere il manager che ha inviato il tempo o le spese per conto di qualcun altro)

submitted_by_id

L'ID dell'utente che ha inviato la voce per l'approvazione (può anche essere il manager che ha inviato il tempo o le spese per conto di qualcun altro)

submitted_by_name

Il nome dell'utente che ha inviato la voce per l'approvazione (può anche essere il manager che ha inviato il tempo o le spese per conto di qualcun altro)

time_entry_category

La categoria (se presente) registrata con la voce temporale

time_entry_difference

La differenza positiva o negativa tra l'ora inserita e l'ora programmata

time_entry_incurred_hours

L'ammontare di tempo inserito

time_entry_notes

Note fornite insieme alla voce temporale (se presenti)

time_entry_scheduled_hours

Le ore programmate associate alla voce temporale (se presenti)

updated_at

Data e ora in cui la voce è stata aggiornata

approvable_user_id

ID utente associato alla voce temporale o di spesa

approvable_user_name

Il nome dell'utente associato alla voce temporale o di spesa

approvable_user_email

L'e-mail dell'utente associato alla voce temporale o di spesa

approvable_user_employee_number

Il numero del dipendente associato alla voce temporale o di spesa

approvable_user_discipline

La disciplina dell'utente associato alla voce temporale o di spesa

approvable_user_role

Il ruolo dell'utente associato alla voce temporale o di spesa

assignable_id

L'ID del progetto per la voce temporale o di spesa

parent_id

L'ID del progetto se l'assegnazione era per una fase

 

 

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