L'organizzazione potrebbe dover controllare i registri di approvazione per dimostrare un processo di approvazione conforme (ad esempio la conformità SOX).
A differenza dei report, che rappresentano solo lo stato attuale di approvazione per ogni voce temporale, il registro di audit delle approvazioni contiene ogni evento di modifica (invio, rifiuto, approvazione, ecc.) e i commenti di rifiuto o approvazione associati, le date e gli utenti che apportano le modifiche. Il registro è utile per supportare processi relativi alla conformità, come ad esempio in un audit SOX.
All'inizio di ogni mese, Resource Management genera un file CSV contenente un registro di controllo del mese precedente. I mesi precedenti possono essere scaricati in qualsiasi momento.
I registri di audit del mese corrente non possono essere generati fino al mese successivo.
Scarica i registri di audit delle approvazioni
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Accedi ai tuoi registri di audit:
- Nelle impostazioni dell'account, scorri verso il basso fino al flusso di lavoro di approvazione, quindi clicca su Accedi ai registri di audit.
- Nella nuova finestra, scegli il mese e l'anno per le voci di tempo e spese che desideri controllare (il mese in cui sono state registrate le ore e/o le spese).
- Il registro di audit viene elaborato e, una volta disponibile, un link per il download appare nell'elenco delle richieste recenti. Un link al file viene inviato anche all'e-mail del richiedente.
- Seleziona Scarica per accedere al file del registro di controllo.
Il periodo di tempo si applica alle date per i registri dell'ora di iscrizione, non alle date in cui sono state presentate o approvate. Poiché i tempi e le spese possono essere approvati o respinti molto più tardi del mese durante il quale le voci sono state inviate, i file di registro di audit per un determinato mese possono variare a causa dell'approvazione delle voci dopo il download del registro. Durante l'esecuzione di un audit, si consiglia di richiedere e scaricare nuovi registri di audit per acquisire le modifiche più aggiornate.
Comprendere i registri di audit delle approvazioni
I log di audit di approvazione contengono record con voci temporali e/o di spesa (a seconda di quali vengono monitorate) insieme alla cronologia delle modifiche allo stato di approvazione di tali voci. Ciò significa che lo stesso record di voci temporali o di spesa avrà probabilmente più righe nel registro di controllo: una per ogni modifica dello stato di approvazione di quella voce.
Ad esempio, se un utente invia una voce temporale per l'approvazione che viene poi respinta, modificata, reinviata e quindi approvata, ci sarà una riga per ciascuna di tali modifiche allo stato di approvazione (che passa da in sospeso a respinto, di nuovo in sospeso e infine approvato).
Il registro di audit contiene più colonne che descrivono le varie proprietà della voce temporale o di spesa, nonché gli utenti che apportano modifiche al record. Di seguito è riportata una descrizione di ciò che ciascuna delle colonne del registro di audit rappresenta.
Colonna
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Descrizione
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Colonna
action
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Descrizione
Mostra se il record è stato creato o aggiornato
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Colonna
approvable_id
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Descrizione
Identificatore univoco per la voce specifica temporale o di spesa
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Colonna
approvable_date
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Descrizione
La data della voce temporale o di spesa
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Colonna
approval_id
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Descrizione
Identificatore univoco per il record di approvazione
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Colonna
approved_at
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Descrizione
L'ora e la data in cui il record è stato approvato
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Colonna
approved_by_email
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Descrizione
L'e-mail dell'utente che ha approvato la voce
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Colonna
approved_by_id
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Descrizione
L'ID dell'utente che ha approvato la voce
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Colonna
approved_by_name
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Descrizione
Il nome dell'utente che ha approvato la voce
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Colonna
client_name
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Descrizione
Il cliente del progetto per la voce temporale o di spesa
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Colonna
comment
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Descrizione
Le note di rifiuto o di approvazione fornite dall'approvatore (se presenti)
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Colonna
created_at
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Descrizione
Ora e data in cui la voce è stata creata in origine
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Colonna
current_user_email
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Descrizione
L'e-mail dell'utente che ha eseguito l'azione che ha generato la riga corrente
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Colonna
current_user_id
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Descrizione
L'ID dell'utente che ha eseguito l'azione che ha generato la riga corrente
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Colonna
current_user_name
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Descrizione
Il nome dell'utente che ha eseguito l'azione che ha generato la riga corrente nel registro di audit
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Colonna
expense_item_amount
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Descrizione
L'importo della spesa
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Colonna
expense_item_category
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Descrizione
La categoria (se presente) registrata con la voce di spesa
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Colonna
expense_item_notes
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Descrizione
Note fornite con la spesa (se presente)
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Colonna
organization_id
|
Descrizione
ID dell'organizzazione corrente
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Colonna
phase_name
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Descrizione
La fase (se presente) per la voce temporale o di spesa
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Colonna
project_name
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Descrizione
Il nome del progetto per la voce temporale o di spesa
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Colonna
status
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Descrizione
Lo stato di approvazione in quel momento
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Colonna
submitted_at
|
Descrizione
L'ora e la data in cui la voce è stata presentata per l'approvazione
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Colonna
submitted_by_email
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Descrizione
L'e-mail dell'utente che ha inviato la voce per l'approvazione (può anche essere il manager che ha inviato il tempo o le spese per conto di qualcun altro)
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Colonna
submitted_by_id
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Descrizione
L'ID dell'utente che ha inviato la voce per l'approvazione (può anche essere il manager che ha inviato il tempo o le spese per conto di qualcun altro)
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Colonna
submitted_by_name
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Descrizione
Il nome dell'utente che ha inviato la voce per l'approvazione (può anche essere il manager che ha inviato il tempo o le spese per conto di qualcun altro)
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Colonna
time_entry_category
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Descrizione
La categoria (se presente) registrata con la voce temporale
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Colonna
time_entry_difference
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Descrizione
La differenza positiva o negativa tra l'ora inserita e l'ora programmata
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Colonna
time_entry_incurred_hours
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Descrizione
L'ammontare di tempo inserito
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Colonna
time_entry_notes
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Descrizione
Note fornite insieme alla voce temporale (se presenti)
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Colonna
time_entry_scheduled_hours
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Descrizione
Le ore programmate associate alla voce temporale (se presenti)
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Colonna
updated_at
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Descrizione
Data e ora in cui la voce è stata aggiornata
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Colonna
approvable_user_id
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Descrizione
ID utente associato alla voce temporale o di spesa
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Colonna
approvable_user_name
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Descrizione
Il nome dell'utente associato alla voce temporale o di spesa
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Colonna
approvable_user_email
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Descrizione
L'e-mail dell'utente associato alla voce temporale o di spesa
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Colonna
approvable_user_employee_number
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Descrizione
Il numero del dipendente associato alla voce temporale o di spesa
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Colonna
approvable_user_discipline
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Descrizione
La disciplina dell'utente associato alla voce temporale o di spesa
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Colonna
approvable_user_role
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Descrizione
Il ruolo dell'utente associato alla voce temporale o di spesa
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Colonna
assignable_id
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Descrizione
L'ID del progetto per la voce temporale o di spesa
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Colonna
parent_id
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Descrizione
L'ID del progetto se l'assegnazione era per una fase
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