Utilizza le approvazioni per gestire il tempo e le spese della tua organizzazione.
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Attivare il flusso di lavoro di approvazione
Gli Amministratori delle risorse possono impostare le approvazioni per le voci temporali e di spesa per la loro organizzazione. In Impostazioni account, vai alla sezione Approvals Workflow (Flusso di lavoro Approvazioni).
- Se stai lavorando in Resource Management in Smartsheet, seleziona il menu a tre linee nell’angolo in alto a destra, quindi seleziona Impostazioni account.
- Se stai lavorando in Resource Management in autonomia, seleziona Impostazioni > Impostazioni account.
Qui puoi:
- Abilitare il flusso di lavoro di approvazione per tempo e spese
Bloccare le voci al momento dell'approvazione
È necessario abilitare questa impostazione per garantire che gli utenti non possano aggiungere altro tempo o spese dopo l’approvazione delle voci. Se non abiliti questa impostazione, gli utenti non possono modificare il tempo o le spese approvate, ma possono aggiungere tempo o spese aggiuntive alle voci approvate.
- Consenti ai proprietari dei progetti di approvare tempi e spese per i progetti di loro proprietà.
- Imposta notifiche via e-mail per l’approvazione di tempi e spese
- Consenti all’approvatore di sbloccare le voci di tempo e di spesa inviate
Visualizzazione approvatore
Imposta chi approva i tempi e le spese nelle impostazioni del profilo della persona.
Per passare alla visualizzazione approvatore:
- Seleziona Il mio lavoro (la pagina del tuo profilo).
- Seleziona la scheda Approvazioni.
- Nel pannello di sinistra, seleziona Vista approvatore.
Se sei un approvatore, questa è la tua visualizzazione predefinita. Gli Editor di progetto dispongono di questa visualizzazione per impostazione predefinita quando i proprietari del progetto sono approvatori.
Approvazioni come proprietario del progetto
Puoi configurare Resource Management in modo che i proprietari del progetto possano rivedere e approvare i tempi e le spese per i progetti di cui sono proprietari. Se sei il proprietario di un progetto, vedrai i fogli presenze relativi al tempo per i tuoi progetti, ma non il tempo inserito per i progetti di proprietà di altri.
Puoi filtrare i fogli presenza visualizzati in base alle seguenti categorie:
- Intervallo di tempo: visualizza i fogli presenze relativi all'anno corrente, al trimestre corrente, al mese corrente, alla settimana corrente, all'anno scorso, ecc.
- Stato dell'approvazione: visualizza i fogli presenze in base allo stato attuale di approvazione.
- Respinto: fogli presenze non approvati
- Approvato: fogli presenze approvati
- Approvazione in attesa: fogli presenze che gli utenti hanno inviato per l'approvazione
- Non inviato: fogli presenze a cui gli utenti hanno accesso ma il cui valore non è stato modificato o la cui pianificazione non è stata accettata
- [nessuno]: fogli presenze di utenti che non hanno ancora intrapreso azioni sulla pianificazione che gli hai assegnato
- Approvatore: visualizza i fogli presenze assegnati a te o ad altri approvatori
- Proprietario del progetto: filtra i fogli presenze in base ai proprietari del progetto
- Persone: visualizza i fogli presenze di utenti specifici
- Progetto: visualizza i fogli presenze associati a un progetto specifico
- Cliente: visualizza i fogli presenze di utenti assegnati a un cliente specifico
- Disciplina: visualizza i fogli presenze in base alla natura del lavoro degli utenti (ad esempio: risorse umane, IT)
- Ruolo: filtra i fogli presenze in base al ruolo degli utenti (ad esempio: manager, copywriter)
- Tag persone: filtra i fogli presenze in base ai tag delle persone degli utenti
- Nome fase: visualizza i fogli presenze associati a una fase del progetto specifica
- Tag progetto: filtra i fogli presenze in base alla categoria del progetto
- Tipo di congedo: filtra i fogli presenze in base ai tipi di congedi degli utenti
- Competenze: filtra i fogli presenze i base alle competenze delle persone
La visualizzazione dell'approvatore raggruppa gli inserimenti di tempo in fogli presenze settimanali. Ogni foglio presenze mostra le ore tracciate per ogni progetto, a persona, ciascuna settimana.
Per ogni progetto, le ore totali confermate e programmate sono mostrate insieme a una differenza calcolata (positiva in caso di superamento di quanto programmato, negativa in caso di mancato raggiungimento di quanto programmato).
Le risorse che inviano il tempo rispetto a un progetto non sono visibili al Proprietario del progetto, a meno che non vengano aggiunte al progetto come membri del team con tempo inviato rispetto al progetto.
Assicurati di aver aggiunto quella risorsa come membro del team al tuo progetto per approvare il tempo.
I Proprietari del progetto non possono visualizzare il tempo inviato dalle risorse assegnate ad altri progetti a meno che:
- Abbiano autorizzazioni di Editor di Portafoglio o superiori
- Il proprietario del progetto sia un approvatore delle risorse
- Le risorse facciano parte del progetto come membri del team e abbiano inviato tempo rispetto al progetto.
Assicurati di aver aggiunto quella risorsa come membro del team al tuo progetto per approvare il tempo.
Visualizzare i dettagli su tempi e spese
Puoi visualizzare ulteriori dettagli nei fogli presenze che vedi nella visualizzazione approvatore.
| Per | Segui questo passaggio |
|---|---|
| Controlla la ripartizione giornaliera delle ore, comprese categorie e note. | Nel foglio presenze, seleziona una riga di progetto. |
| Visualizza la ripartizione dettagliata delle spese, comprese categorie e note. | |
| Vai alla pagina del profilo di una persona e visualizza le voci temporali. | Seleziona il nome della persona. |
Filtra i fogli presenze o di spesa
È possibile approvare il tempo per progetti specifici piuttosto che l'intero foglio presenze o di spesa. Per visualizzare le voci temporali per un progetto o di un insieme di progetti specifici e approvarle:
- Nel riquadro di sinistra, utilizza i filtri del progetto o dei tag di progetto.
- Dopo aver configurato questi filtri, vedrai solo i fogli presenze per i progetti o le categorie di progetto che hai selezionato.
- Nel foglio presenze, seleziona Approva e blocca.
Ciò non influisce sulle voci per i progetti non selezionati nel filtro.
Per approvare tempo o spese
Utilizza le notifiche per avvisare le persone quando le loro voci temporali o di spesa vengono rifiutate o approvate.
Nella parte inferiore del foglio presenze, seleziona Approva e blocca per approvare la voce temporale o di spesa.
Per garantire che gli utenti non possano aggiungere tempo o spese alle voci approvate, abilita l’impostazione che blocca automaticamente le voci di tempo e spese al momento dell’approvazione. Puoi farlo nella sezione Flusso di lavoro di approvazione in Impostazioni account.
Per rifiutare il foglio presenze o di spesa
- Nell'area in basso a sinistra del foglio presenze o di spesa, inserisci una nota nella casella di testo.
- Se rifiuti la voce temporale senza inserire una nota, il sistema ti chiederà di inserirla.
- Seleziona Rifiuta.
Dopo aver rifiutato il foglio presenze o di spesa, viene reimpostato su Non inviato. Il mittente deve modificare la voce temporale o di spesa e inviarla di nuovo per l'approvazione.
Usare le mie visualizzazioni
Crea una visualizzazione salvata o visualizzazioni salvate multiple per scenari diversi.
Quando crei una visualizzazione salvata, puoi accedervi facilmente andando su La mia visualizzazione.
Per creare una visualizzazione salvata
- Vai alla scheda Approvazioni.
- Nel pannello di sinistra, seleziona Visualizzazione approvatore.
- Nel riquadro di sinistra, regola l'intervallo di tempo desiderato, lo stato di approvazione e altri filtri.
- Scorri verso l’alto fino a Le mie visualizzazioni.
- Seleziona + Salva vista corrente.