Monitora lo storico modifiche con il Log delle attività

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Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Con il Log delle attività, puoi vedere rapidamente chi ha fatto cosa in un foglio o chi ha visualizzato per ultimo un pannello di controllo, ovvero puoi ottenere un audit trail delle modifiche e delle eliminazioni di vari elementi su un foglio e ottenere una migliore comprensione delle azioni che i tuoi collaboratori stanno eseguendo nel foglio. Puoi anche vedere chi ha visualizzato e ha apportato modifiche generali a un report o pannello di controllo, e richiedere un’istantanea del tuo foglio da una data precedente.

Questa funzione è inclusa nei piani Business e Aziendale idonei. Per ulteriori informazioni sui piani e sui prezzi, comprese le funzioni incluse in ogni piano, visita la nostra pagina Prezzi.

Azioni monitorate nel Log delle attività

Usa il Log delle attività per monitorare azioni comuni quali:

  • Chi ha visualizzato il foglio, il report o il pannello di controllo.
  • Chi è stato condiviso o annullato la condivisione da un foglio, report o pannello di controllo.
  • Solo fogli: Che tipo di modifiche sono state apportate e le specifiche delle modifiche, ad esempio: nella riga 4, Sally Smart ha cambiato lo stato da "In corso" a "Completato"
  • Il nome della persona che ha apportato la modifica.
  • L'ora e la data in cui sono state apportate le modifiche.
  • Condivisione di workspace

NOTA: Le modifiche apportate ai dati nelle celle e nelle righe di un report verranno visualizzate solo nel Log delle attività dei fogli di origine, non nel Log delle attività del report.

SUGGERIMENTO: Il Log delle attività mostrerà le modifiche di cella più recenti, ma se desideri vedere la cronologia completa di una cella particolare, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella e visualizzare la sua cronologia. (Per ulteriori informazioni sulla cronologia celle, vedi Visualizzazione della cronologia celle )


Visualizzare le voci del Log delle attività

Aprire il Log delle attività per visualizzare i record delle varie azioni del foglio che sono state eseguite dai collaboratori.

Per vedere il Log delle attività:

  1. Fai clic su File nella barra di menu.
  2. Seleziona Visualizza Log delle attività per visualizzare la finestra Visualizza Log delle attività. 

Nella finestra Visualizza Log delle attività, avrai visibilità sulle varie azioni del foglio, come chi ha eliminato le righe e quando o quando un utente ha visualizzato il foglio.All'apertura iniziale della finestra, verranno visualizzati gli ultimi sette giorni di eventi.

Puoi filtrare il Log delle attività per visualizzare più facilmente la cronologia che desideri.

NOTA: Alcune organizzazioni creano o utilizzano soluzioni personalizzate che sfruttano l'interfaccia API (Application Programming Interface) di Smartsheet: la Smartsheet Pivot App ne è un esempio. Se l'API influenza il contenuto di un foglio, vedrai l’immagine API - App integrata accanto alla colonna della data.

Attività inserita da API

Filtra le voci del Log delle attività

Puoi utilizzare i filtri del Log delle attività per visualizzare solo le voci che desideri. Applica un filtro che ti mostri l'attività per un intervallo di date specifico, ti mostri un tipo specifico di azione o le persone specifiche che sono state attive sul foglio.

NOTA: quando chiudi il Log delle attività, i filtri verranno cancellati automaticamente. I filtri del Log delle attività non possono essere salvati o condivisi con altri collaboratori sul foglio.

Per applicare filtri al Log delle attività:

  1. Apri il Log delle attività e seleziona Filtri nell’angolo superiore sinistro della finestra Log delle attività per espandere le opzioni del filtro.
  2. Seleziona una delle operazioni seguenti:
    • Azione—Il tipo di attività. (Ad esempio, la riga è stata cancellata.)
    • Collaboratori—Chi ha eseguito l'attività.
    • Intervallo di date—Il gruppo di date per le quali desideri visualizzare le attività.
  3. Seleziona Applica.

Se hai bisogno di cancellare i filtri, fai clic su Cancella filtri (accanto al pulsante Applica).

NOTA: Alcune azioni non possono essere ricondotte a un nome utente Smartsheet. Ad esempio, se una persona non ha effettuato l'accesso a Smartsheet e tale persona scarica un allegato da una riga inviata tramite e-mail, Smartsheet terrà traccia e registrerà l'attività, ma la voce del log mostrerà un nome utente di download@smartsheet.com.


Esporta il Log delle attività

Puoi scaricare il Log delle attività per l'elemento per mantenere un record aggiuntivo dell'attività del foglio. Ogni download del Log delle attività è limitato a un massimo di 90 giorni di dati di attività del foglio.

Per esportare un Log delle attività:

  1. Apri l’elemento.
  2. Fai clic su File > Visualizza Log delle attività.
  3. Seleziona una Data di inizio e una Data di fine nel filtro Intervallo di date. Devi selezionare un Intervallo di date prima di scaricare il Log delle attività.
  4. Puoi anche selezionare opzioni aggiuntive nei filtri Azione e collaboratore.
  5. Fai clic sul pulsante Download nella parte inferiore della finestra del Log delle attività.

    Smartsheet invierà un messaggio e-mail all'indirizzo e-mail che utilizzi con Smartsheet che contiene un link che utilizzerai per accedere al file scaricato.

    NOTA: Il tempo necessario a Smartsheet per generare il file e inviarti il ​​link per il download varia. Una volta che fai clic su Download, dovresti ricevere un messaggio con il link al file entro il giorno lavorativo successivo.
     
  6. Quando ricevi l’e-mail, fai clic sul link inviato per scaricare il Log delle attività.

Il file del Log delle attività verrà scaricato sul computer in formato .csv.


Richiedi un’istantanea del foglio

Se sei un proprietario del foglio con licenza o un amministratore, puoi richiedere un'istantanea del tuo foglio da una modifica o una data precedente.

Per richiedere un’istantanea:

  1. Apri il Log delle attivitàdel foglio e regola il filtro dell’intervallo di date tra Data di inizio e Data finale come necessario.
  2. Naviga fino alla modifica specifica e fai clic su Richiedi un’istantanea.

 

Smartsheet invierà un’istantanea tramite e-mail al proprietario del foglio in un file Excel. Il file Excel contiene soltanto i dati del foglio e i commenti. La formattazione condizionale, gli allegati, le notifiche, lo storico della cella, e qualsiasi formula non compatibile con Excel (formule di colonna, @row, @cell, formule incrociate tra fogli, ecc.) non sono supportati in questo momento.

Puoi inviare soltanto una richiesta di istantanea alla volta su un dato foglio. Una volta completata la prima richiesta, puoi inoltrare una richiesta aggiuntiva.


Spiegazione delle azioni del Log delle attività

Alcune azioni elencate nel Log delle attività descrivono una modifica complessiva, ma non forniscono un contesto sui dettagli di tale modifica.Di seguito sono riportate alcune azioni che potresti vedere e il loro significato.

Visualizzazione Cartellini: Cartellini riordinati e Visualizzazione Cartellini: Cartellini riordinati indirettamente

Visualizzazione Cartellini: Cartellini riordinati significa che hai trascinato e rilasciato manualmente uno o più cartellini da una posizione all'altra, in un percorso diverso o in una posizione diversa nello stesso percorso.

Visualizzazione Cartellini: Cartellini riordinati indirettamente significa che i cartellini sono stati spostati in qualsiasi altro modo. Ad esempio, quando trascini manualmente un cartellino in qualsiasi posizione, nello stesso percorso o in un percorso diverso, gli altri cartellini vengono spostati indirettamente in posizioni più alte o più basse di conseguenza, I cartellini possono anche essere riordinati indirettamente quando si apportano modifiche alle visualizzazioni Griglia e Gantt, come l'assegnazione di un'attività a una persona diversa o la modifica dell'opzione Elenco a discesa per una riga.


Chi può visualizzare il Log delle attività

L'accesso al Log delle attività dipende dal livello di autorizzazione alla condivisione. Il primo momento in cui puoi vedere le attività tracciate dipende dall'ultima volta che sei stato condiviso sul foglio.

NOTA: I pannelli di controllo non dispongono del livelli di autorizzazione alla condivisione di Editor. Solo gli amministratori e il Proprietario può visualizzare Log delle attività per i pannelli di controllo.

Condivisione dei livelli di autorizzazione Può visualizzare il Log delle attività Per esportare un Log delle attività Visualizzare l’attività monitorata iniziando da questa data/ora
Proprietario* Creazione di un elemento
Amministratore (Con licenza)** Visualizzare ed esportare dal momento in cui sei stato condiviso sull’elemento per l’ultima volta
Amministratore (Senza licenza) No No -
Editor (Con licenza)* No Visualizzare (ma non esportare) dal momento in cui sei stato condiviso sull’elemento per l’ultima volta
Editor (Senza licenza) No No -
Visualizzatore (Con o senza licenza No No -

*Se trasferisci la proprietà di un foglio, il nuovo proprietario vedrà tutto il Log delle attività, a partire dal momento in cui il foglio è stato creato.

**Se hai eseguito l'upgrade alle autorizzazioni di condivisione di amministratore (con licenza) o editor (con licenza), sarai in grado di vedere le voci del Log delle attività a partire dal momento in cui sei stato condiviso per la prima volta sul foglio. Per ulteriori informazioni sulle diverse autorizzazioni di condivisione, consulta l'articolo Livelli di autorizzazione di condivisione.