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Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Il contenuto del log delle attività varia in base alle autorizzazioni. Per informazioni dettagliate, consulta il diagramma alla fine di questo articolo. 

Monitora le modifiche con il log delle attività

Il log delle attività ti consente di visualizzare l'attività di un utente in un foglio o chi ha visualizzato l'ultima volta una dashboard. Puoi ottenere un audit trail delle modifiche e delle eliminazioni di vari elementi su un foglio e ottenere una migliore comprensione di come i tuoi collaboratori stanno intervenendo sul foglio. Puoi anche vedere chi ha visualizzato e ha apportato modifiche generali a un report o a una dashboard e richiedere un'istantanea del foglio risalente a una data passata.

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Permessi

Il contenuto del log delle attività varia in base alle autorizzazioni. Per informazioni dettagliate, consulta il diagramma alla fine di questo articolo. 

Cosa puoi tracciare nel log delle attività

Usa il log delle attività per tracciare azioni comuni:

  • Chi ha visualizzato il foglio, il report o la dashboard
  • Le persone con cui viene condiviso o non condiviso un foglio, un report o una dashboard
  • Solo per i fogli: che tipo di modifiche sono state apportate e le specifiche delle modifiche
    • Ad esempio: nella riga 4, Sally Smart ha cambiato lo stato da In corso a Completato
  • Il nome della persona che ha apportato la modifica
  • L'ora e la data in cui sono state apportate le modifiche
  • Condivisione di workspace

Vuoi controllare le modifiche apportate alle celle e alle righe in un report? 

Questi record delle modifiche non vengono visualizzati nel log delle attività di un report. Vengono visualizzati solo nella finestra di dialogo del log delle attività dei fogli sorgente. Quindi, se hai bisogno di tenere traccia delle modifiche alle celle e alle righe in un report, vai al relativo foglio sorgente. 

Prima di cominciare

Ecco altre cose che potresti voler sapere sul log delle attività:

  • Il log delle attività mostrerà le modifiche più recenti alla cella. Per visualizzare la cronologia di una determinata cella, clicca con il tasto destro del mouse e visualizza la cronologia della cella
  • Quando chiudi il log delle attività, i filtri verranno cancellati automaticamente. Non puoi salvare i filtri del log delle attività o condividerli con altri collaboratori sul foglio.
  • Alcune azioni non possono essere ricondotte a un nome utente Smartsheet. Ad esempio, qualcuno ti ha inviato un foglio o una riga di cella con un allegato via e-mail. Quindi hai scaricato quell'allegato senza accedere a Smartsheet. Smartsheet traccerà e registrerà l'attività, ma la voce del registro mostrerà un nome utente di download@smartsheet.com.
  • Le dashboard non dispongono del livello di autorizzazione alla condivisione di Editor. Solo gli amministratori e il proprietario possono visualizzare il log delle attività per le dashboard.

Visualizza le voci del log delle attività

Esistono due modi per aprire la finestra di dialogo del log delle attività:

  • Aprire la finestra di dialogo del log delle attività tramite la barra dei menu
    • Nella barra dei menu selezionare File > Visualizza log delle attività.
  • Apri la finestra di dialogo del log delle attività tramite la barra di destra
    • Nella barra di destra, seleziona l'icona del log delle attività.

Modifiche del foglio influenzate dalle API

Alcune organizzazioni creano o utilizzano soluzioni personalizzate che sfruttano l'interfaccia API (Application Programming Interface) di Smartsheet. Un esempio è Smartsheet Pivot App. Se l'API influenza il contenuto di un foglio, vedrai l’immagine API - App integrata accanto alla colonna della data.

Attività inserita da API

Filtra le voci del log delle attività

Nella finestra Visualizza log delle attività vengono mostrate le azioni del foglio, come chi ha eliminato le righe e quando, o quando un utente ha visualizzato il foglio. Il report nella finestra di dialogo del log delle attività mostra per impostazione predefinita gli eventi degli ultimi sette giorni.

Puoi utilizzare i filtri del log delle attività per visualizzare solo le voci che desideri. Applica un filtro che ti mostri l'attività per un intervallo di date specifico, un tipo specifico di azione o le persone specifiche che sono state attive sul foglio.

Applica filtri al log delle attività

  1. Nella finestra di dialogo Log delle attività, espandi la sezione Filtri
  2. Seleziona uno dei filtri seguenti:
    • Azione: filtra il log delle attività in base al tipo di attività
    • Collaboratori: chi ha eseguito l'attività
    • Intervallo di date: il gruppo di date per le quali desideri visualizzare l’attività
  3. Seleziona Applica.

Se è necessario cancellare i filtri, selezionare Cancella filtri.


Esporta il log delle attività

Puoi scaricare il log delle attività per l'elemento per mantenere un registro aggiuntivo dell'attività del foglio. Ogni download è limitato a 90 giorni di dati di attività del foglio.

Per esportare un log delle attività

  1. Nella barra dei menu di un foglio o report, selezionare File > Visualizza log delle attività.
  2. Nella sezione Intervallo di data, seleziona una data di inizio e una data di fine. 
  3. Facoltativo: nei filtri Azione e Collaboratori, seleziona le opzioni aggiuntive.
  4. Seleziona Scarica.

    Smartsheet invia via e-mail un link al file all'indirizzo associato al tuo account Smartsheet. 
     
  5. Seleziona il link nel messaggio e-mail per scaricare il log delle attività.

Se il nome di un foglio contiene un carattere speciale, potrebbe essere necessario rimuovere i caratteri speciali dal nome del file quando esporti il CSV del log delle attività. Alcuni simboli come | (barra verticale) o * (asterisco) faranno risultare il file danneggiato all'apertura.

Entro quanto devi aspettarti il file esportato?

Il tempo necessario a Smartsheet per generare il file e inviarti il link per il download varia. Una volta che selezioni Scarica, dovresti ricevere un messaggio con il link al file entro il giorno lavorativo successivo.

 


Richiedi un'istantanea del foglio

Se sei il proprietario o l'amministratore del foglio con licenza, puoi richiedere un'istantanea delle modifiche alla cella o alla colonna nel tuo foglio.

Per richiedere un'istantanea delle modifiche al foglio

  1. Apri la finestra di dialogo del log delle attività del foglio. 
  2. Nella sezione Intervallo di date, regola le date di inizio e fine secondo le necessità.
  3. Vai alla modifica specifica, espandi la riga e seleziona Richiedi snapshot

 

Smartsheet invia l'istantanea (snapshot) via e-mail al proprietario del foglio in un file Excel. Il file Excel contiene solo i dati del foglio, il riepilogo del foglio e i commenti. La formattazione condizionale, gli allegati, le notifiche, la cronologia delle celle e qualsiasi formula non compatibile con Excel (formule di colonna, @riga, @cella, formule tra fogli, ecc.) non sono supportati.

Puoi inviare solo una richiesta di istantanea su un determinato foglio. Una volta completata la prima richiesta, è possibile presentare un'ulteriore richiesta.


Azioni relative alla Visualizzazione cartellino nel log delle attività

Alcune azioni elencate nella finestra del log delle attività descrivono una modifica complessiva, ma non forniscono un contesto sui dettagli di tale modifica. Di seguito sono riportate alcune azioni che potresti vedere e il loro significato:

  • Visualizzazione cartellino: cartellini riordinati: hai trascinato e rilasciato manualmente uno o più cartellini da una posizione all'altra, in una corsia diversa o in una posizione differente nella stessa corsia.
  • Visualizzazione cartellino: cartellini riordinati indirettamente: i cartellini sono stati spostati in qualsiasi altro modo. Ad esempio, quando trascini manualmente un cartellino in qualsiasi posizione, nella stessa corsia o in una corsia diversa, gli altri cartellini vengono spostati indirettamente in posizioni più alte o più basse. I cartellini possono anche essere riordinati indirettamente quando modifichi le Visualizzazioni griglia e Gantt, come l'assegnazione di un'attività a una persona diversa o la modifica di un'opzione dell'elenco per una riga.

Chi può visualizzare il log delle attività

Condivisione dei livelli di autorizzazione Può visualizzare il log delle attività Può esportare il log delle attività
Proprietario*
Amministratore (con licenza)**
Amministratore (senza licenza) No No
Editor (con licenza)** No
Editor (senza licenza) No No
Commentatore (con o senza licenza) No No
Visualizzatore (con o senza licenza) No No

*Solo il proprietario può vedere l'attività di creazione del foglio. *Tuttavia, se trasferisci la proprietà di un foglio, il nuovo proprietario vedrà tutti i log delle attività a partire dal momento in cui il foglio è stato creato.

**È possibile visualizzare le voci del log delle attività se si è passati alle autorizzazioni di condivisione Amministratore (con licenza) o Editor (con licenza).

Vuoi saperne di più sull'autorizzazione di condivisione? Consulta l'articolo sulle autorizzazioni per fogli, report o workspace.

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