Bridge : concepts et terminologies clés
Les personnes disposant d’un compte Bridge peuvent créer, afficher, modifier et supprimer les flux de travail, les espaces de travail et les authentifications d’intégration, ainsi que gérer les utilisateurs. Bridge est disponible à l’achat avec un forfait Entreprise Smartsheet.
Flux de travail
Les flux de travail automatisent vos processus opérationnels. Utilisez-les pour connecter différents éléments de votre compte Smartsheet et pour connecter Smartsheet à d’autres systèmes. Lorsque vous créez un flux de travail dans Bridge, voici les éléments avec lesquels vous travaillez :
- Intégrations
- Déclencheurs
- Modules
- Références de données
- Flux de travail enfant
- Jonctions
- États
Intégrations
Vous pouvez utiliser Bridge pour connecter Smartsheet à d’autres systèmes tiers en utilisant les intégrations pour envoyer ou recevoir des informations depuis et vers Bridge. Certaines intégrations peuvent également déclencher vos flux de travail.
Certains systèmes tiers nécessitent une URL de rappel pour terminer leur configuration de Bridge. Cette URL permet au système tiers d’appeler Bridge et à Bridge de travailler avec ce système. L’URL de rappel de Bridge est la suivante : https://oauth.bridge.smartsheet.com/api/settings/oauth/oauth2callback.
Déclencheurs
Pour qu’un flux de travail s’exécute, il doit détecter un signal de départ. Ce sont les déclencheurs qui donnent ces signaux de départ dans un flux de travail. Ils peuvent se baser sur :
- une intégration,
- une planification, ou
- un flux de travail différent.
Vous pouvez également personnaliser un déclencheur pour qu’il se base sur un webhook spécifique.
Modules
Les modules sont les différents éléments des intégrations et des utilitaires. On peut considérer les modules comme les actions qui se produisent lorsque votre flux de travail détecte le déclencheur. Vous pouvez les utiliser pour :
- envoyer des mises à jour à partir d’un flux de travail,
- extraire des informations dans un flux de travail en temps réel, ou
- manipuler les données déjà réunies pour les utiliser à d’autres étapes du flux de travail.
Lorsque vous utilisez des modules d’intégration ou utilitaires personnalisés dans votre flux de travail, une balise Custom Built (Conception personnalisée) est visible lors de la modification de ces modules. Si vous êtes intéressé par des options de mise en œuvre personnalisées, contactez votre conseiller Smartsheet ou notre équipe commerciale.
Références de données
Au lieu de saisir manuellement les valeurs dont vous avez besoin dans un flux de travail, vous pouvez utiliser des références de données. Elles référencent des valeurs et des entrées situées ailleurs.
Vous pouvez référencer des données provenant :
- du Run Log (Journal d’exécution)
- d’un état ou
- d’un flux de travail enfant.
Flux de travail enfant
Les flux de travail enfant sont des flux de travail déclenchés par un autre flux de travail, appelé flux de travail parent. Cela peut être utile lorsque votre flux de travail est complexe : le diviser en plusieurs éléments le rend en effet plus facile à lire.
De plus, vous pouvez avoir plusieurs flux de travail ayant une partie commune. Au lieu de reproduire les mêmes étapes encore et encore, vous pouvez les créer dans un flux de travail enfant. Vous pouvez ensuite déclencher ce dernier à partir de tous les autres flux de travail.
Jonctions
Les jonctions vous permettent d’orienter les flux de travail dans différentes directions, selon vos besoins.
États
Les états sont les étapes individuelles d’un flux de travail. Ils agissent comme des collecteurs de données dans les flux de travail.
Le nom de l’état influe sur les références de données dans le flux de travail. Pour modifier le nom d’un état après avoir défini des références de données dans votre module, vous devez mettre à jour ces références de données pour que le flux de travail s’exécute correctement.
Bridge : présentation et exemples de flux de travail
Les flux de travail sont la fonctionnalité principale de Bridge. Grâce à eux, vous pouvez :
- d’éliminer les tâches manuelles et répétitives ;
- de collecter des données sur différentes plateformes et de fournir des informations exploitables.
Fonctionnement d’un flux de travail Bridge
Les flux de travail Bridge sont similaires aux flux de travail de l’application Smartsheet. Ils commencent à s’exécuter dès qu’ils détectent les déclencheurs que vous avez identifiés. Par la suite, une série d’actions se produira en fonction des conditions que vous avez définies.
Cependant, les flux de travail Bridge ne se limitent pas aux activités se déroulant dans l’application Smartsheet. Ils peuvent être plus complexes. Vous pouvez connecter les flux de travail Bridge à différentes plateformes en dehors de Smartsheet pour mener à bien vos processus opérationnels.
Voici quelques cas d’utilisation des flux de travail Bridge.
Exemple 1 : mises à jour du projet
Déclenchez un flux de travail Bridge lorsqu’un projet est créé dans votre système de suivi de projet. Utilisez Bridge pour :
- attribuer le projet au chef d’équipe approprié et disponible, en fonction du type de projet ;
- créer un projet dans votre système de suivi horaire ;
- envoyer des e-mails personnalisés de lancement de projet aux parties prenantes.
Intégration potentielle : Resource Management by Smartsheet
Exemple 2 : exposition de commentaires
Surveillez le statut général des projets ou des tâches. Créez un flux de travail Bridge qui vous alerte et vous envoie le commentaire le plus récent dans une cellule de la ligne concernée.
Intégration requise : Smartsheet