Affecter des personnes avec un flux de travail automatisé

Suivez ces étapes pour affecter des personnes dans un flux de travail automatisé :

1. Accédez à Automatisation > Créer un flux de travail à partir d’un modèle…
2. Dans la section de modification de la feuille, sélectionnez Affecter quelqu’un lorsque les critères spécifiés sont remplis > Utiliser un modèle.
3. Saisissez le nom que vous voulez donner à votre flux de travail. 
4. Configurez les paramètres qui déclenchent votre flux de travail. 
5. Sélectionnez la colonne de contacts dans laquelle vous souhaitez ajouter le contact existant ou un nouveau contact (défini comme adresse e-mail). Vous pouvez utiliser une colonne de contacts à sélection unique ou multiple.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau éditeur ne peuvent créer, modifier ou supprimer que des alertes ou des rappels dont ils sont le destinataire.

À savoir lors de l’affectation des personnes :

• Si la cellule d’une colonne à plusieurs contacts contient déjà du texte qui n’est pas lié au contact (par exemple non applicable ou tout autre texte qui n’est pas un contact/une adresse e-mail) et que l’écrasement est désactivé, l’action Affecter des personnes n’ajoute pas de contact dans la cellule.
• Vous ne pouvez ajouter que 20 contacts par cellule. Si un flux de travail ajoute constamment des contacts à une cellule existante, cette cellule peut atteindre la limite et invalider le flux de travail à ce moment-là.
• Les contacts ne peuvent être ajoutés qu’aux colonnes de contacts. 
• Avec l’action Affecter des personnes, vous pouvez uniquement ajouter des adresses e-mail ou des contacts existants qui contiennent des adresses e-mail. L’action Affecter des personnes ne permet actuellement pas d’ajouter des groupes ou des contacts « Créé par » ou « Modifié par ».
• L’affectation des personnes est une action finale. Vous ne pouvez pas ajouter de conditions ou d’actions après avoir affecté des personnes.
• Les actions de mise à jour des cellules prennent un certain temps pour mettre à jour la feuille, en particulier s’il existe plusieurs flux de travail. 

Afin d’éviter de créer des boucles infinies, Smartsheet ne lance pas l’action Affecter des personnes lorsque la cellule de déclenchement comprend des formules de feuilles croisées ou est liée à d’autres cellules. Pour contourner cela, utilisez des automatisations basées sur le temps ou des flux de travail récurrents.