Standardiser et personnaliser votre travail grâce aux modèles Smartsheet

L’enregistrement d’une feuille en tant que modèle, comme un plan de projet, peut vous aider à gagner du temps sur votre prochain projet et à maintenir la cohérence entre les noms et types de colonnes, les règles de mise en forme conditionnelle et d’autres éléments de feuille. Le maintien de la cohérence facilite l’ajout de rapports et de tableaux de bord à votre solution. 

Si vous cherchez à lancer votre prochaine solution, cherchez l’inspiration, ou souhaitez apprendre des bonnes pratiques, utilisez un modèle de la galerie de modèles. Les modèles sont prédéfinis avec des fonctionnalités de feuilles, de formulaires, d’automatisations, de rapports et de tableaux de bord, ce qui vous permet de personnaliser et de partager facilement une solution puissante pour votre cas d’utilisation.

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L’enregistrement d’une feuille en tant que modèle, comme un plan de projet, vous aide à gagner du temps sur votre prochain projet et à maintenir la cohérence entre les éléments standard tels que les noms et types de colonnes ainsi que les règles de mise en forme conditionnelle. Le maintien de la cohérence dans les feuilles de plan de projet vous permet d’ajouter facilement des rapports ou des tableaux de bord à votre solution.

Si vous avez besoin d’aide pour commencer, songez à travailler avec l’équipe de nos Services de solutions. L’équipe évaluera votre situation et vous proposera une solution adaptée à vos besoins spécifiques.

Créer des solutions à partir de la galerie de modèles  

Parcourez, recherchez et créez des solutions à partir de dizaines de modèles directement dans Smartsheet.

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Vous pouvez personnaliser ces modèles prédéfinis de la même manière que vous pouvez modifier des feuilles : vous pouvez par exemple modifier les données des cellules, ainsi que les types de colonnes ou inclure vos propres pièces jointes selon vos besoins.

Par défaut, le nom de la feuille est le même que celui du modèle. Vous pourrez cependant le modifier en cas de nécessité.

Certains modèles peuvent comporter des exemples de données afin de vous aider à comprendre des fonctionnalités données, comme des commentaires, des exemples de cellules, des formules, etc. Vous pouvez supprimer des exemples du modèle en utilisant Enregistrer sous un nouveau nom… et en sélectionnant Données et mise en forme. 

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Créer votre propre modèle

Vous pouvez créer un modèle à partir de n’importe quelle feuille existante. Les colonnes et les règles de mise en forme conditionnelle sont toujours enregistrées dans le modèle. Vous pouvez également choisir d’inclure des paramètres de notification, ainsi que des données spécifiques et des options de mise en forme, comme des données de ligne, une mise en forme manuelle, des pièces jointes, des discussions et des formulaires.

1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez enregistrer en tant que modèle.
2. Sélectionnez Fichier > Enregistrer en tant que modèle… pour ouvrir la fenêtre Enregistrer en tant que modèle.
3. Saisissez un nom et une description pour votre modèle.
4. Sélectionnez Options de flux de travail automatisé et d’alerte et Données et options de mise en forme pour spécifier les options que vous souhaitez enregistrer avec votre modèle.
   Pour ne conserver que les noms et types de colonnes, décochez Données et mise en forme de la feuille. 
5. Sélectionnez Enregistrer.

Le modèle est stocké dans le même dossier ou espace de travail que la feuille d’origine. Si nécessaire, vous pouvez le sélectionner dans Parcourir.

Vos modèles créés sont privés. Pour modifier un modèle, actualisez la feuille source et enregistrez-la en tant que nouveau modèle. Gardez à l’esprit que tous les flux de travail automatisés excluent des adresses e-mail spécifiques. Saisissez-les à nouveau dans de nouvelles feuilles dérivées du modèle.

Utiliser un modèle que vous avez créé

Pour créer une feuille à partir de votre propre modèle :

1. Localisez le modèle. Sélectionnez Parcourir dans la barre de navigation et choisissez le nom du dossier ou de l’espace de travail dans le panneau de gauche.
2. Sélectionnez le modèle. Un aperçu du modèle apparaît.
3. Cliquez sur le bouton Utiliser un modèle dans l’angle inférieur droit de la fenêtre pour afficher la fenêtre Utiliser un modèle.
4. Nommez votre feuille et déterminez si vous souhaitez inclure toutes les fonctionnalités que vous avez initialement enregistrées (par exemple : données et mise en forme, pièces jointes, discussions et formulaires). Vous pouvez également choisir d’enregistrer la feuille dans un autre dossier ou espace de travail.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Partager un modèle

Si vous ne pouvez pas partager des modèles individuellement, vous pouvez les partager de deux manières : 

1. Déplacez-les vers un espace de travail partagé. Toute personne avec laquelle l’espace de travail est partagé et dotée d’un accès Administrateur peut créer des feuilles.
2. Lorsque vous créez un modèle à partir de la galerie de modèles, vous pouvez inviter des personnes à collaborer sur la solution. Saisissez leurs adresses e-mail, sélectionnez leur autorisation de partage, personnalisez le message d’invitation, puis sélectionnez le bouton Partager.

Si vous disposez d’un forfait gratuit ou d’essai, l’invite de partage apparaît automatiquement une fois le modèle téléchargé. Pensez à inviter des collaborateurs pour vous aider à créer la solution. 

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Lorsque vous créez un modèle à partir de la galerie de modèles, un nouvel espace de travail désigné est créé pour ce modèle. Modifiez le nom de l’espace de travail en survolant son nom et en sélectionnant les trois points, puis Renommer. Saisissez le nouveau nom, puis sélectionnez Renommer.