Standardiser et personnaliser votre travail grâce aux modèles Smartsheet

L’enregistrement d’une feuille en tant que modèle, comme un plan de projet, peut vous aider à gagner du temps sur votre prochain projet et à maintenir la cohérence entre les noms et types de colonnes, les règles de mise en forme conditionnelle et d’autres éléments de feuille. Le maintien de la cohérence facilite l’ajout de rapports et de tableaux de bord à votre solution. 

Si vous cherchez à lancer votre prochaine solution, l’inspiration, ou à apprendre des bonnes pratiques, utilisez un modèle de la galerie de modèles. Les modèles sont prédéfinis avec des fonctionnalités de feuilles, de formulaires, d’automatisations, de rapports et de tableaux de bord, ce qui simplifie la personnalisation et le partage d’une puissante solution pour votre cas d’utilisation.

Si vous avez besoin d’aide pour commencer, songez à travailler avec l’équipe de nos Services de solutions. L’équipe évaluera votre situation et vous proposera une solution adaptée à vos besoins spécifiques.

Créer des solutions à partir de modèles  

Utilisez les modèles disponibles pour lancer vos solutions avec des feuilles, des formulaires et des tableaux de bord prédéfinis, conçus selon les bonnes pratiques. 

Ces modèles sont entièrement personnalisables, ce qui vous permet de modifier les données, de changer les types de colonnes et d’ajouter des pièces jointes en fonction de vos besoins spécifiques.

• Sélectionnez l’icône plus dans la barre de navigation de gauche. Sélectionnez ensuite Plus d’options > Afficher tous les modèles pour parcourir les solutions disponibles.
• Les modèles fonctionnent comme des feuilles classiques. Renommez-les ou modifiez des éléments une fois que vous les avez créés.

Créer votre modèle

Vous pouvez créer un modèle à partir de n’importe quelle feuille existante. Les colonnes et les règles de mise en forme conditionnelle sont toujours enregistrées dans le modèle. Vous pouvez également inclure des paramètres de notification, des données spécifiques et des options de mise en forme, comme des données de ligne, une mise en forme manuelle, des pièces jointes, des discussions et des formulaires.

1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez enregistrer en tant que modèle.
2. Sélectionnez Fichier > Enregistrer en tant que modèle… pour ouvrir la fenêtre Enregistrer en tant que modèle…
3. Saisissez un nom pour votre modèle et sélectionnez son emplacement d’enregistrement. 
4. Ouvrez la section Options de flux de travail automatisé et d’alerte et indiquez si vous souhaitez inclure les flux de travail automatisés et les alertes, et si les flux de travail qui copient ou déplacent des lignes doivent inverser la destination. 
5. Choisissez Données et options de mise en forme pour spécifier les options que vous souhaitez enregistrer avec votre modèle.
   Pour ne conserver que les noms et types de colonnes, décochez Données et mise en forme de la feuille. 
6. Sélectionnez Enregistrer.

Vos modèles créés sont privés. Pour modifier un modèle, actualisez la feuille source et enregistrez-la en tant que nouveau modèle. N’oubliez pas que tous les flux de travail automatisés excluent des adresses e-mail spécifiques. Saisissez-les à nouveau dans de nouvelles feuilles dérivées du modèle.

Utiliser un modèle que vous avez créé

Pour créer une nouvelle feuille à partir de votre modèle :

1. Sélectionnez Parcourir dans la barre de navigation et choisissez le nom du dossier ou de l’espace de travail dans le panneau de gauche pour localiser votre modèle.
2. Sélectionnez le modèle pour faire apparaître un aperçu.
3. Cliquez sur le bouton Utiliser un modèle dans l’angle inférieur droit de la fenêtre pour afficher la fenêtre Utiliser un modèle.
4. Nommez votre feuille et déterminez si vous souhaitez inclure toutes les fonctionnalités que vous avez initialement enregistrées (par exemple : données et mise en forme, pièces jointes, discussions et formulaires). Vous pouvez également choisir d’enregistrer la feuille dans un autre dossier ou espace de travail.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Partager un modèle

Si vous ne pouvez pas partager des modèles individuellement, vous pouvez les partager de deux manières : 

1. Déplacez-les vers un espace de travail partagé. Toute personne dotée d’un accès Administrateur avec laquelle l’espace de travail est partagé peut créer des feuilles.
2. Lorsque vous créez un nouveau modèle à partir de la galerie de modèles, vous pouvez inviter des personnes à collaborer sur la solution. Saisissez leur adresse e-mail, sélectionnez leur autorisation de partage, personnalisez le message d’invitation, puis sélectionnez le bouton Partager.

Si vous disposez d’un forfait gratuit ou d’essai, l’invite de partage apparaît automatiquement après le téléchargement du modèle. Pensez à inviter des collaborateurs pour vous aider à créer la solution. 

Brandfolder Image

Votre modèle est désormais disponible dans un nouvel espace de travail ou dans celui que vous avez sélectionné. 

Passez le curseur sur le nom de l’espace de travail pour le modifier. Sélectionnez les trois points, puis Renommer. Saisissez le nouveau nom, puis sélectionnez Renommer.