Fusionner ou fractionner les comptes Resource Management

Forfaits uniques ou multiples ? 

Chaque scénario présente des avantages et des inconvénients. 

Forfait Resource Management unique 

• Les éditeurs de projet et les niveaux d’autorisation supérieurs peuvent voir toutes les personnes du forfait et leur attribuer du travail. Ils peuvent voir les allocations de chacune d’elles dans l’ensemble du compte, même s’ils ne peuvent pas voir des projets spécifiques. 
• Grâce à l’intégration de Control Center, vous pouvez automatiser les plans d’action et les programmes de Control Center dans un même forfait.

Forfaits Resource Management multiples

• Vous pouvez tenir compte de différents plannings de travail et jours non travaillés, comme les jours fériés locaux. 
• Les instances ne se partagent pas les données. Vous ne pouvez pas connaître l’allocation totale d’une personne, si elle est répartie sur plusieurs forfaits. Toutefois, il est facile de séparer les données avec plusieurs forfaits. 
• Les utilisateurs reçoivent une licence par forfait. Si un de vos utilisateurs est sur plusieurs forfaits, il aura besoin de plusieurs licences. 
• L’intégration de Control Center à Resource Management ne peut relier qu’une seule instance Resource Management à un programme Control Center. Il vous faudra donc déployer Control Center à chaque instance Resource Management. 

Risques lors de la fusion ou de la séparation d’instances

La fusion ou la séparation des instances Resource Management nécessite l’exportation de données depuis la plateforme. Cependant, ce processus ne les exporte pas toutes. Vous perdrez des informations relatives aux projets et au forfait. Une fois la configuration terminée, vous devrez recréer manuellement certaines données. 

Les éléments suivants ne sont pas inclus dans le processus d’exportation : 

Informations relatives au forfait

• Liste des rôles
• Liste des disciplines
• Taux facturables
• Espaces réservés
• Noms des phases
• Statut du travail
• Catégories de dépenses
• Catégories Temps et Frais
• Jours fériés officiels
• Clients
• Emplacements
• Types de congé
• Noms de personnes
• Balises du projet
• Tout ce qui exploite l’API développeur
• Champs personnalisés du projet
• Champs personnalisés des personnes
• Personnalisation liée à la marque
• Authentifications
• Images liées aux projets

Informations relatives aux projets

• Affectations de projet et dates associées
• Phases du projet
• Taux facturables associés aux phases du projet
• Taux facturables propres à un projet
• Statut des éléments de travail
• Notes d’élément de travail
• Listes de tâches d’élément de travail
• Journal d’activité du projet
• Rapports propres à un projet
• Cahier des charges du projet

Informations relatives aux personnes

• Nom de l’affectation du travail
• Statut des éléments de travail
• Notes d’élément de travail
• Listes de tâches d’élément de travail
• Journal d’activité du projet
• Rapports propres à un projet
• Cahier des charges du projet

Vue d’ensemble du processus

Vous devez être un administrateur Resource Management sous licence pour effectuer ce processus. 

La principale différence entre la fusion et la fraction des forfaits est la cible. Lors de la fraction, vous importez des données dans un nouveau forfait. En revanche, pendant la fusion, vous les importez dans un forfait existant. Pour gérer vos données, vous suivrez les mêmes étapes, la seule différence étant la destination de l’importation. 

1. Exportez les données du forfait source. Vous exporterez les personnes et les projets.
2. Exportez les données historiques du forfait source. 
3. Utilisez un tableur pour préparer le fichier des personnes à importer.
4. Importez le fichier des personnes dans le forfait cible. 
5. Recréez vos projets.
   • Grâce à l’intégration de Smartsheet, vous pouvez reconnecter vos feuilles et les données de vos projets apparaîtront. 
   • Si vous n’utilisez pas l’intégration de Smartsheet, vous devez les recréer manuellement. 
6. Passez en revue vos données et effectuez toutes les tâches de nettoyage. 

Exporter des données du forfait source

Exporter des utilisateurs 

1. Dans Resource Management, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte.
2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Personnes, puis Exporter la liste des personnes. La liste contient tous les utilisateurs associés à votre forfait et leurs champs personnalisés associés. 

Exporter des projets

1. Sélectionnez Importation du projet > Exporter la liste des projets pour exporter les projets et leurs paramètres associés, y compris les champs personnalisés.  

Exporter des données historiques

1. Connectez-vous à Resource Management> Analyses.
2. En haut à droite, sélectionnez New Report (Nouveau rapport). Utilisez les paramètres suivants pour indiquer les bonnes données :
   sous View (Affichage), sélectionnez Budgets: Hours (Budgets : Heures).
   Pour Time Frame (Dates), sélectionnez Custom Date Range (Plage de dates personnalisée). Choisissez les dates pour la durée de votre instance. Sélectionnez un délai plus long si vous ne connaissez pas les dates exactes.
   Sous Show (Afficher), sélectionnez Everything (Tout). Vous recueillerez tous les projets actifs et archivés dans Resource Management. 
3. Sélectionnez Demander les données sous-jacentes. Vous recevrez par e-mail un fichier zip contenant les données historiques. 
4. Ouvrez l’e-mail et sélectionnez Télécharger le fichier CSV. Vous ne trouvez pas l’e-mail ? Recherchez dans votre boîte de réception les données sous-jacentes csv. L’exportation ne comprend pas toutes les données. Vous devez en recréer certaines. Consultez la liste ci-dessus pour voir les éléments exclus.
   
   Attention, il s’agit d’un fichier volumineux. Il inclut : 

• le type d’enregistrement (dépenses ou temps et frais)
• le projet et toutes les métadonnées qui y sont liées (paramètres, champs personnalisés)
• la phase associée (le cas échéant)
• les taux facturables de l’affectation/des dépenses spécifiques
• l’heure de soumission 
• le temps/les dépenses approuvés, y compris les personnes qui les ont approuvées et la date
• les champs personnalisés des personnes pour l’utilisateur en question

Préparer les données pour la fusion

Importer des utilisateurs

1. Sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte. 
2. Sélectionnez Personnes > Exporter la liste des personnes. 
3. Ouvrez le projet et les fichiers d’exportation .csv des personnes. 
4. Copiez et collez les utilisateurs de la liste des personnes exportées, de la colonne B vers la colonne R. Ne mappez pas la colonne A (« user_id ») dans la cible, car il s’agit d’une colonne automatiquement générée selon le forfait associé.
5. Copiez manuellement les champs personnalisés des personnes (toute colonne partant de la colonne S de votre exportation et commençant par « CF_XXX »), un à la fois. Les identifiants de champs personnalisés sont différents dans chaque instance Resource Management, même si leurs noms sont identiques dans les deux forfaits.

Importer des projets dans le forfait cible

Si vous utilisez Smartsheet :

Reconnectez les feuilles de projet au forfait Resource Management. Smartsheet mappera tous les éléments associés au projet en question où des données se trouvent dans les domaines suivants :

• Colonne principale
• Attribué à (Liste de contacts)
• Date de début (Date)
• Date de fin (Date)
• % Allocation (Texte/nombre) 

Si vous n’utilisez pas Smartsheet :

Vous devrez recréer manuellement chaque projet et affectation. Pour limiter la portée des tâches manuelles, concentrez-vous uniquement sur les projets actifs.