Les WorkApps de portefeuille vous permettent de centraliser les éléments des projets en un seul endroit, afin que votre équipe puisse se concentrer uniquement sur les informations dont elle a besoin pour accomplir les tâches qu’elle a effectuées.
USM Content
Les personnes avec qui une WorkApp est partagée peuvent voir l’application et l’utiliser en fonction des rôles qui leur ont été attribués par le créateur de l’application.
Les WorkApps de portefeuille comprennent des informations propres au portefeuille, une feuille de prise en charge pour vous aider à provisionner plusieurs projets ainsi qu’une liste de projets qui répertorie tous les projets provisionnés. Vous pouvez limiter l’accès de votre équipe aux seuls projets et éléments pertinents en personnalisant les rôles et les options de partage.
Vous devrez peut-être créer un nouveau programme Control Center si les paramètres de la WorkApp n’apparaissent pas dans les paramètres de configuration du plan d’action.
À garder à l’esprit avant de commencer
- Les plans d’action enfant à plusieurs niveaux ne prennent pas en charge les WorkApps de portefeuille.
- Les WorkApps de portefeuille sont disponibles uniquement avec les forfaits Entreprise.
- Les plans d’action sont soumis à une limite de 50 pages dans WorkApps.
Vous pouvez augmenter cette limite jusqu’à 90 pages maximum. Vous devez contacter votre responsable de la réussite client et fournir une justification commerciale pour pouvoir le faire.
Autorisations du Control Center et des WorkApps de portefeuille
Les responsables principaux et les responsables supplémentaires du Control Center peuvent gérer les WorkApps de portefeuille créées par l’intermédiaire de Smartsheet Control Center. Ils deviennent automatiquement administrateurs de portefeuille pour tout portefeuille, plan d’action ou projet WorkApps.
Les administrateurs de portefeuille peuvent :
- réorganiser les pages et les permissions dans les applications ;
- ajouter ou supprimer des utilisateurs et des groupes ;
- actualiser le thème de l’application ;
- republier une application ;
- ajouter des pages
- ajouter ou supprimer des rôles personnalisés.
Une fois qu’un projet est provisionné avec Control Center, le propriétaire du projet devient administrateur sur la WorkApp pour ce projet.
Créer une WorkApp avec Control Center
1. Ajoutez des rôles à votre feuille de prise en charge
Par défaut, Smartsheet Control Center crée une WorkApp de portefeuille pour chaque nouveau programme. Indiquez le propriétaire de la WorkApp dans une colonne simple de votre feuille de prise en charge. Vous pouvez également indiquer les rôles WorkApp par défaut dans la feuille de prise en charge.
2. Créez un nouveau portefeuille et un plan d’action
- Créez un nouveau programme.
- Ouvrez le programme Control Center et cliquez sur Gérer le programme. Vous pouvez voir un lien pour ouvrir la WorkApp de portefeuille. Celle-ci est vide.
- Créez un plan d’action.
3. Appliquez les paramètres WorkApps
- Naviguez dans le programme Control Center et accédez à l’outil de création de plan d’action à la page Paramètres WorkApps.
- Sélectionnez la colonne à renseigner avec l’URL de la WorkApp. Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devez ajouter une colonne URL de la WorkApp à votre feuille de prise en charge.
- Sélectionnez les paramètres du propriétaire du projet WorkApp. Sélectionnez une colonne de votre feuille de prise en charge pour désigner un propriétaire de projet de la WorkApp. Si vous laissez ce paramètre vide, le responsable principal (la personne qui crée le portefeuille) devient le propriétaire du projet.
- Facultatif : sélectionnez la case à cocher Send notifications (Envoyer des notifications) pour envoyer des e-mails à l’équipe lorsque des projets sont provisionnés.
- Sélectionnez les paramètres de rôles WorkApps. Les paramètres de rôles WorkApps limitent l’accès aux données en fonction des rôles. Vous pouvez en avoir plusieurs. Chaque rôle est une colonne de votre feuille de prise en charge. Terminez le processus comme vous le faites habituellement, puis enregistrez le plan d’action.
- Sur l’écran Blueprint Created/Updated (Plan d’action créé/mis à jour), sélectionnez Open WorkApp (Ouvrir la WorkApp).
4. Configurez le plan d’action de la WorkApp
- Pour configurer un nouveau plan d’action WorkApp, vous devez :
- sélectionner l’icône de gestion de plan d’action
, - aller sur Manage (Gérer) > Open Blueprint (Ouvrir le plan d’action).
- Dans l’onglet Rôles, sélectionnez un rôle.
- Pour définir les permissions de page de chacun des rôles, sélectionnez le menu déroulant à côté de la page, puis sélectionnez une permission (Viewer [Spectateur] / Hidden [Masqué] ou Editor [Éditeur]). Par défaut, toutes les pages sont masquées dans tous les rôles.
Vous devez sélectionner les rôles et les permissions de page avant de provisionner des projets dans WorkApps.
- Dans le coin supérieur droit de l’écran, sélectionnez Update Blueprint (Mettre à jour le plan d’action). L’actualisation d’un plan d’action affecte toutes les WorkApps de projet créées à partir du plan d’action, à l’exception de la vue de page par défaut.
La vue de la page par défaut dans le plan d’action n’est prise en compte que lors de la création de nouveaux projets. Elle n’est pas mise à jour lors de ce processus.
Pour retrouver votre plan d’action dans WorkApps, vous devez :
- sélectionner WorkApps > Edit (Modifier) dans le panneau de gauche ;
- ouvrir l’icône de gestion de plan d’action, située sur la barre latérale gauche, pour accéder au nouveau plan d’action ;
- sélectionner Manage (Gérer) > Open Blueprint (Ouvrir le plan d’action) pour modifier le plan d’action dans WorkApps.
5. Configurez la WorkApp de portefeuille
- Dans le volet de gauche, sélectionnez Ajouter des pages du portefeuille pour ajouter des pages, des formulaires, d’autres éléments Smartsheet ou du contenu web externe.
- Créez des rôles si nécessaire. Deux rôles apparaissent automatiquement :
- Les administrateurs de portefeuille peuvent modifier tous les éléments du portefeuille. Les administrateurs de portefeuille incluent tous les responsables principaux et supplémentaires de votre programme Control Center. Vous pouvez modifier ces paramètres dans Control Center.
- Les utilisateurs de portefeuille peuvent voir une liste des projets pour lesquels ils bénéficient d’un accès partagé.
- En haut à droite de votre écran, sélectionnez Publish (Publier).
À présent, votre équipe peut utiliser la WorkApp de portefeuille.
Informations à connaître
- Les WorkApps de projet ont la même structure que celle des plans d’action de projet. Vous ne pouvez pas modifier les pages et les rôles qui proviennent du plan d’action dans le projet. Les éléments ayant une icône en forme de cadenas indiquent que les pages et les rôles sont définis dans le plan d’action.
- Si vous êtes le propriétaire du projet ou un responsable supplémentaire, vous pouvez ajouter des pages et des rôles à un projet individuel.
- Vous ne pouvez pas créer de nouveaux rôles dont les autorisations dépassent celles contenues dans le plan d’action. Par exemple, si un plan d’action accorde les permissions Spectateur et Masqué pour une feuille de budget, vous ne pouvez pas créer un rôle doté de permissions Éditeur pour cette même feuille de budget.
- La vue de la page par défaut dans le plan d’action n’est prise en compte que lors de la création de nouveaux projets. Les anciens projets n’ont pas de vues de page.
- Sur la page de la liste de projets WorkApps de portefeuille, vous pouvez rechercher des projets par nom de projet ou les filtrer en fonction du nom ou du propriétaire du plan d’action.