S’applique à

Smartsheet Advance Package

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Pour utiliser DataTable, l’utilisateur doit répondre à tous les critères suivants :

  • Vous devez être un utilisateur sous licence
  • Vous devez disposer d’une autorisation de Propriétaire ou d’Administrateur pour toute feuille dans laquelle vous allez établir une connexion DataTable
  • DataTable est une application premium disponible avec le forfait
  • Vous devez demander à votre Administrateur système Smartsheet d’activer les autorisations de l’application premium DataTable dans la Gestion des utilisateurs

Connectez une feuille à un DataTable

Lorsque vous connectez une feuille à un DataTable, les données seront automatiquement synchronisées du DataTable vers la feuille. Cela signifie que toutes les feuilles connectées à un DataTable resteront synchronisées avec votre source de référence.

Se connecter à DataTable

 

PLANS

  • Smartsheet Advance Package

Droits

Pour utiliser DataTable, l’utilisateur doit répondre à tous les critères suivants :

  • Vous devez être un utilisateur sous licence
  • Vous devez disposer d’une autorisation de Propriétaire ou d’Administrateur pour toute feuille dans laquelle vous allez établir une connexion DataTable
  • DataTable est une application premium disponible avec le forfait
  • Vous devez demander à votre Administrateur système Smartsheet d’activer les autorisations de l’application premium DataTable dans la Gestion des utilisateurs

Méthodes de connexion

Il existe deux méthodes pour connecter une feuille à un DataTable : le mode ajout et mise à jour et le mode de recherche. Pour créer une connexion, vous devez disposer des droits d’administrateur, de propriétaire ou d’éditeur vis-à-vis d’une feuille.

  • Mode ajout et mise à jour : ce type de connexion injecte des sous-ensembles de données dans une feuille à partir d’un DataTable. Vous pouvez utiliser des critères de filtrage afin d’affiner le sous-ensemble de données, établir une correspondance entre les données du DataTable et les colonnes de la feuille, et déterminer si les modifications apportées au DataTable s’appliqueront à la feuille. Utilisez les options « Ajouter », « Mettre à jour » et « Supprimer » pour vous assurer que votre feuille répond aux critères de filtre définis dans la connexion. Grâce aux dernières données du DataTable, vous pouvez être certain que votre feuille sera à jour.
     
  • Mode de recherche : ce type de connexion fusionne les données d’un DataTable dans une feuille basée sur un identifiant unique similaire à une formule VLOOKUP. Vous allez sélectionner un identifiant unique afin de rechercher des valeurs dans le DataTable, puis, en retour, choisir les colonnes de la feuille à faire correspondre avec le DataTable. Cette méthode vous permet d’utiliser un DataTable en tant que référence pour les processus s’exécutant dans une feuille.

    Dans le mode de recherche, lors de la synchronisation, les modifications apportées à la feuille seront écrasées par les données du DataTable. Le contenu de votre feuille correspondra toujours à celui du DataTable. C’est pourquoi la connexion verrouillera les colonnes mises en correspondance, afin que personne ne puisse modifier les données.
     

Les modifications apportées à la feuille ne sont pas resynchronisées dans le DataTable.

Mode ajout et mise à jour

Étape : 1 : sélectionnez le tableau

  1. Rendez-vous dans la feuille que vous souhaitez connecter à un DataTable, sélectionnez le menu Connexion , puis sélectionnez Se connecter à un DataTable.

2. Sélectionnez Mode ajout et mise à jour.

3. Sélectionnez le DataTable que vous voulez utiliser. La liste inclut les DataTables que vous avez créés et ceux qu’on vous a partagés en tant qu’administrateur ou spectateur. 

Étape 2 : filtrez vos données

Filtrez les données que vous allez synchroniser du DataTable vers votre feuille. Votre feuille est limitée à 500 000 cellules de données et à 20 000 lignes, tandis que le DataTable contiendra probablement beaucoup plus de données.

Vous devez définir au moins un critère de filtre ; vous pouvez ajouter jusqu’à dix critères à votre connexion. Vous pouvez filtrer vos données à l’aide de différents critères, en fonction du type de champ.

  1. Sélectionnez tous dans Synchroniser les enregistrements qui correspondent aux conditions afin de sélectionner une des options situées entre l’exigence que tous les filtres soient appliqués et au moins une condition. Sélectionnez + Ajouter une nouvelle condition si vous souhaitez ajouter d’autres conditions. 
  2. Définissez vos filtres et sélectionnez Suivant

Étape 3 : mettez les données d’un DataTable en correspondance avec une feuille

  1. Activez les champs que vous souhaitez mettre en correspondance, puis sélectionnez la colonne de la feuille où vous souhaitez transférer ces informations. Il n’est pas obligatoire que les noms du DataTable et ceux de la feuille soient identiques. 
    La connexion ajoute une nouvelle colonne à votre feuille, appelée DataTable Record ID (ID d’enregistrement DataTable). Cet identifiant effectuera un suivi des lignes ajoutées au DataTable. Cette colonne est verrouillée et masquée par défaut. Si vous changez les valeurs de cette colonne, la ligne correspondante ne recevra plus de mises à jour.
  2. Sélectionnez Suivant.

Étape 4 : définissez les comportements de connexion

  1. Choisissez entre différentes combinaisons de comportements : 
    Ajouter des lignes au fur et à mesure qu’elles sont ajoutées au DataTable
    Mettre à jour les lignes au fur et à mesure des modifications dans le DataTable
    Supprimer les lignes de la feuille qui ne correspondent plus aux conditions du filtre
  2. Une fois que vous avez activé les comportements que vous désirez, sélectionnez Suivant.

Étape 5 : vérifiez la connexion

Un récapitulatif de la connexion créée va s’afficher. Afin de réviser les paramètres de votre connexion, sélectionnez Précédent

Sélectionnez Créer lorsque vous avez terminé. Toute donnée qui correspond aux critères du filtre sera automatiquement ajoutée à votre feuille. Cela peut prendre plusieurs minutes, et il vous sera peut-être nécessaire d’actualiser votre feuille. 

Mode de recherche

Étape 1 : configurez la connexion

  1. Rendez-vous dans la feuille que vous souhaitez connecter à un DataTable, sélectionnez le menu Connexion , puis sélectionnez Se connecter à un DataTable.
  2. Sélectionnez Mode de recherche.
  3. Sélectionnez le DataTable que vous voulez utiliser. La liste inclut les DataTables que vous avez créés et ceux qu’on vous a partagés en tant qu’administrateur ou spectateur.

Étape 2 : sélectionnez un identifiant unique

  1. Sélectionnez un identifiant unique pour faire correspondre les lignes de votre feuille aux enregistrements du DataTable. Veillez à bien sélectionner un champ DataTable qui contient des valeurs uniques. En général, cette valeur représente une chaîne de chiffres et de lettres issue du jeu de données, comme le code d’un magasin, l’adresse e-mail d’un employé ou un identifiant d’enregistrement sur une base de données. Si le DataTable comporte des enregistrements contenant plusieurs correspondances avec des valeurs d’identifiant uniques, la connexion utilisera les données du premier enregistrement trouvé. Dans la majorité des cas, il s’agira de l’ID d’enregistrement le plus bas du DataTable.
  2. Après avoir mis en correspondance votre identifiant unique, sélectionnez Suivant.

Étape 3 : mettez les champs en correspondance

  1. Activez les champs que vous souhaitez mettre en correspondance, puis sélectionnez la colonne de la feuille où vous souhaitez transférer ces informations. Vous devez sélectionner au moins un champ. Il n’est pas obligatoire que les noms du DataTable et ceux de la feuille soient identiques.
  2. Sélectionnez Suivant.

Étape 4 : vérifiez la connexion

Un récapitulatif de la connexion créée va s’afficher. Afin de réviser les paramètres de votre connexion, sélectionnez Précédent

Sélectionnez Créer pour finaliser votre connexion. La connexion va s’exécuter automatiquement et ajouter des valeurs de recherche à tous les identifiants uniques disposant d’une correspondance dans le DataTable. Cela peut prendre plusieurs minutes et vous serez peut-être obligé d’actualiser votre feuille. 

 

 

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