Créer et envoyer des documents DocuSign pour signature

S’applique à

Smartsheet
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Les Propriétaires et les Administrateurs peuvent créer et modifier les correspondances DocuSign sur cette feuille, après s’être connectés à leur compte DocuSign. Les Éditeurs peuvent envoyer des documents à faire signer. Les Spectateurs ne peuvent pas créer ou modifier de correspondances, ni envoyer des documents à faire signer. 
 

Dans DocuSign, vous devez être en mesure de Permettre aux utilisateurs d’envoyer des enveloppes et de Créer des modèles. Pour en savoir plus sur les autorisations DocuSign, cliquez ici.

 

Grâce à l’intégration DocuSign, vous pouvez associer un modèle DocuSign à une feuille, puis utiliser cette correspondance pour créer et envoyer des documents personnalisés à des destinataires spécifiques pour qu’ils les signent. Vous pouvez également synchroniser les données entre DocuSign et Smartsheet, puis suivre la progression de vos documents.

Pour créer une correspondance DocuSign :

  • Vous devez avoir accès à un compte DocuSign.
  • Vous avez besoin d’un modèle PDF à remplir.
  • Vous devez avoir créé un modèle DocuSign utilisant le modèle à remplir et avoir attribué des rôles à vos utilisateurs. 

Faire correspondre votre feuille à un modèle DocuSign

  1. Cliquez avec le bouton droit sur la ou les lignes que vous voulez utiliser, sélectionnez ensuite Générer des documents > Créer une correspondance de documents
  2. Sélectionnez Signature électronique. Vous pouvez être invité à vous connecter à DocuSign.
  3. Sélectionnez un modèle DocuSign à utiliser pour la correspondance. En savoir plus sur les modèles DocuSign.
  4. Sélectionnez les colonnes à mettre en correspondance avec les rôles DocuSign. Vous devez disposer d’un nom et d’une adresse e-mail pour chaque personne qui signera le document. Vous pouvez soit utiliser deux champs Texte/nombre, soit une colonne de Contacts qui contient un nom et une adresse e-mail.

  1. Facultatif :  vous pouvez activer le suivi du statut dans votre feuille et saisir un nom pour la colonne de suivi. Smartsheet ajoute la colonne de suivi à votre feuille. Pour plus d’informations, consultez Suivre le statut des demandes de signature DocuSign.
  2. Facultatif :  vous pouvez activer la synchronisation des données, puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez synchroniser. Lorsque vos destinataires de signature électronique mettent à jour les champs DocuSign correspondants, vos colonnes Smartsheet seront actualisées en conséquence. 
  3. Vérifiez votre configuration. Survolez une étape avec la souris pour accéder au bouton Modifier et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez revenir à l’assistant pour modifier l’attribution des rôles et activer le suivi, mais vous ne pourrez pas modifier votre modèle ou désactiver le suivi.
  4. Sélectionnez Terminé. L’écran des correspondances apparaît. 
  5. Faites glisser et déposez les noms de colonnes de feuilles du panneau de gauche vers les champs DocuSign à droite. Ne vous souciez pas des champs de signature, vous les avez configurés dans la section Attribuer des rôles.
    Pour afficher plus de pages, faites défiler vers le bas et naviguez à l’aide des boutons Suivant et Précédent.
  6. En haut de l’écran, sélectionnez Enregistrer. Maintenant, vous pourrez accéder à cette correspondance chaque fois que vous voulez générer ce document particulier.

Générer le document pour la distribution via DocuSign

  1. Accédez à la correspondance que vous souhaitez utiliser. 
  2. À droite du nom de la correspondance, sélectionnez Générer.
  3. Procédez comme suit :
    1. Sélectionnez Envoyer avec DocuSign. Cela envoie les lignes que vous avez sélectionnées dans la feuille avant de lancer le processus de mise en correspondance.
    2. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon dans DocuSign. Cela permet de stocker les brouillons de documents dans votre compte DocuSign. 

Voir le statut d’un document DocuSign

Si vous avez sélectionné Activer le suivi du statut lorsque vous avez créé votre correspondance, votre feuille comporte désormais une nouvelle colonne. Le statut de chaque document est mis à jour avec un lien vers la page du statut DocuSign de cet élément. 

Lorsque le document est terminé, Smartsheet joint le document à la ligne appropriée dans votre feuille. 

Modifier une correspondance

  1. Survolez la correspondance avec la souris et sélectionnez Modifier
  2. Dans l’écran des correspondances par glisser-déposer, ajoutez, supprimez ou modifiez des colonnes mises en correspondance dans le modèle DocuSign.

Modifier l’attribution des rôles DocuSign

  1. Cliquez sur le bouton Paramètres sur l’écran de correspondance. 
  2. Apportez des modifications et cliquez sur Terminé pour revenir à l’écran des correspondances.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Suivi de la progression par e-mail

Vous pouvez mettre en copie les membres de l’équipe et les autres utilisateurs non signataires sur les e-mails DocuSign afin qu’ils puissent suivre la progression d’un document.

Le corps et les lignes d’objet des e-mails peuvent être personnalisés en utilisant les données mises en correspondance de Smartsheet lors de l’envoi d’un document pour signature électronique via l’intégration DocuSign. Utilisez des espaces réservés (doubles accolades) pour faire référence aux noms de colonne Smartsheet dans votre e-mail comme suit : 

 {{prénom}} {{nom de famille}}