Actualisations globales de Control Center : Données de profil

S’applique à

Smartsheet Advance Package

Les données de profil de projet (ou métadonnées) sont des informations de haut niveau pour les projets de votre portefeuille. Les données de profil peuvent être utilisées pour :

  • Définir le projet avec des valeurs telles que le nom du projet, la description, le propriétaire, le budget, la date d’échéance
  • Créer des métriques de suivi du statut ou des indicateurs clés de performance (KPI) avec des valeurs telles que le pourcentage d’achèvement, la date de fin prévue, la bonne voie du projet

Vous pouvez spécifier des valeurs statiques ou définir une formule pour le suivi d’une métrique spécifique. Par exemple, créez des Données de profil pour le suivi des tâches À risque dans les projets en spécifiant une formule qui compte toutes les cellules où une case À risque a été cochée.

Utilisez le type d’Actualisation globale Ajouter de nouvelles données de profil pour ajouter de nouvelles données de profil à vos modèles et projets existants.

Pour ajouter de nouvelles données de profil dans votre portefeuille du Control Center :

  1. Naviguez vers Control Center > Gérer le programme > Actualisations globales et sélectionnez le type d’actualisation Ajouter de nouvelles données de profil.
  2. Nommez votre actualisation, puis sélectionnez le plan d’action et le modèle que vous souhaitez utiliser.
  3. Nommez les Données de profil dans le Champ, ajoutez la Valeur souhaitée, et sélectionnez les Modèles que vous souhaitez actualiser.
    • Sélectionnez Tester la formule pour tester toute modification de formule dans une feuille de test avant de valider vos actualisations.
    • Sélectionnez Ajouter un champ pour créer plusieurs champs de données de profil à la fois. Notez que les champs que vous créez seront tous appliqués aux modèles que vous sélectionnez dans l’actualisation.
  4. Effectuez l’actualisation globale pour tester et appliquer vos modifications. Reportez-vous à Tester et valider vos modifications pour plus d’informations.

Après avoir exécuté les Actualisation globales, les nouveaux champs de Données de profil apparaissent dans les feuilles de projet et les modèles, dans la hiérarchie du Récapitulatif de ces feuilles.

REMARQUE : pour exécuter une actualisation de recherche/remplacement pour les champs de données de profil, sélectionnez Ajouter une condition dans les Options avancées, puis sélectionnez [Ligne] dans Sélectionner le test et définissez la condition comme étant Données de profil.

Restrictions avec la fonction Rechercher/remplacer

Certains types de colonnes ne sont pas disponibles pour la fonction Rechercher/remplacer de SCC ou sont disponibles mais avec des restrictions. Ces types de colonnes sont énumérés dans le tableau suivant.

Type de données de colonne ou de cellule

Ignorée par la fonction Rechercher/remplacer

Disponible avec restrictions

Remarques

Système

Oui

Non

-

Colonnes désignées dans vos Paramètres du projet :
 

  • Colonne de Date de début
  • Colonne de Date de fin
  • Colonne Prédécesseur

Oui

Non

-

Liste des contacts

Non

Oui

Reportez-vous à Restrictions sur les données de la colonne Liste des contacts

Date

Non

Oui

Reportez-vous à Restrictions sur les données de la colonne de Date

Durée

Non

Oui

La correspondance des données de colonne de durée s’effectue strictement en faisant correspondre la chaîne.

 

La fonction Rechercher/remplacer n’effectuera aucune conversion de durée.

 

Par exemple, si votre chaîne de recherche sur une colonne de durée est 2d, elle ne correspondra qu’aux cellules qui contiennent la valeur 2d. Elle ne correspondra pas à une durée de 16h.

Commentaires

Oui

Non

 

Toute cellule avec un lien de cellules entrant

Oui

Non

Notez que les liens de cellules sortants peuvent être modifiés.

Cellules avec lien hypertexte

Oui

Non

-

Cellules avec images

Oui

Non

-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Restrictions sur les données des colonnes de Liste des contacts

La valeur dans le champ Rechercher doit être le nom complet de la personne qui est affichée dans la feuille ou l’adresse e-mail associée à ce contact. Vous pouvez spécifier Jean Martin ou jean.martin@mbfcorp.com.

Les valeurs des colonnes Liste des contacts doivent correspondre exactement. Pour la valeur de recherche, vous devez utiliser l’un des éléments suivants dans le champ Restreindre à :

  • est égal(e) à
  • n’est pas égal(e) à
  • est vide
  • n’est pas vide

Pour la valeur de remplacement, le champ Restreindre à dans Options avancées doit être défini à Remplacer la cellule entière. Si vous utilisez d’autres valeurs pour les critères de Restreindre à, les colonnes de Liste des contacts seront ignorées (mais d’autres types de colonnes seront traités).

Lorsque vous utilisez la fonction Rechercher/remplacer avec les colonnes de Liste des contacts, utilisez l’adresse e-mail plutôt que le nom du contact.

Restrictions sur les données des colonnes de Date

Les cellules des colonnes de Date ne seront mises en correspondance avec la valeur de recherche que si l’une des restrictions suivantes est spécifiée :

  • est égal(e) à
  • n’est pas égal(e) à
  • est vide
  • n’est pas vide

Si une autre restriction est spécifiée, les colonnes de Date seront ignorées. De même, la restriction Remplacer doit remplacer toute la cellule, sinon les colonnes de Date seront ignorées.

Par exemple, si vous utilisez la valeur « 30/01 » dans le champ Rechercher et la valeur « 01/02 » dans le champ Remplacer alors que le champ Restreindre à est paramétré à Contient, cela ne correspondra PAS à une cellule de colonne de Date qui serait le « 30/01/2017 », car la restriction Contient est utilisée. Si ces valeurs sont incluses dans l’actualisation, cette opération sera exécutée pour les types de colonnes Texte/nombre.

Lorsque vous saisissez une date dans la zone Rechercher ou remplacer et qu’une colonne Date (ou Date/Heure) est sélectionnée, vous recevez un avertissement indiquant comment la date sera interprétée (par exemple, 15 février 2018). Vous aurez la possibilité de convertir la valeur en un format de date universel (AAAA-MM-JJ). La conversion au format de date universel est une bonne pratique pour faire correspondre les colonnes de Date : elle peut vous aider à éviter la confusion causée par les différents formats d’affichage de date (par exemple, mm/jj/aa ou jj/mm/aa).

Les dates dans Smartsheet sont affichées selon les paramètres personnels de chaque utilisateur. Autrement dit, l’affichage de la date est contrôlé au niveau de l’utilisateur dans les Paramètres personnels. Pour plus d’informations sur les formats de date, reportez-vous à Modification du format des nombres et des dates par défaut (via le paramètre de Langue).