Smartsheet pour Jira : modifications importantes de la confidentialité Jira Cloud

Afin de continuer à améliorer la confidentialité des utilisateurs, Atlassian met à jour l’application Jira Cloud afin de supprimer les données personnelles pouvant être utilisées pour identifier les utilisateurs.

Le 29 avril 2019, Atlassian supprimera les champs nom d’utilisateur et clé utilisateur de Jira Cloud (et de l’API Jira) et les remplacera par le champ accountId. De plus, Atlassian limitera la visibilité sur d’autres données personnelles, comme les adresses e-mails, en conjonction avec le paramètre de confidentialité utilisateur.

Qu’est-ce que cela implique dans le cadre de Smartsheet pour Jira ?

Dans le cadre de cette initiative, Smartsheet a développé une solution visant à minimiser l’impact global et à garantir que les flux de travail des connecteurs Jira fonctionneront toujours après ces changements :

Les colonnes mises en correspondance dans Smartsheet contiendront des données périmées, ou des valeurs qui ne sont pas actualisées. Les données périmées sont définies comme étant les données obtenues lors de la dernière session de connexion précédant le 29 avril, date à laquelle ce changement intervient.

Nous recommandons de supprimer les colonnes concernées de vos flux de travail de connecteur et des autres processus, ou de les remplacer par des champs alternatifs.

Que dois-je faire pour m’assurer de ne pas être affecté ?

Voici les mesures que vous pouvez prendre pour minimiser les perturbations.

Remplacer les champs obsolètes des flux de travail Jira

Supprimez d’abord les champs obsolètes des flux de travail de votre Connecteur Jira. Remplacez-les par des champs appropriés si vous le souhaitez. Ensuite, supprimez les colonnes concernées dans Smartsheet. (Consultez l’article d’aide Smartsheet pour Jira pour plus d’informations sur la modification des flux de travail.)

Pour garantir que vos flux de travail restent actifs, il est important d’ajouter des champs de substitution avant de supprimer les champs obsolètes.

Champ actuel du Connecteur Jira Champs de substitution recommandés
Nom d’utilisateur du rapporteur Nom d’affichage du rapporteur ou Adresse e-mail du rapporteur
Nom d’utilisateur de l’attribution Nom d’affichage de l’attribution ou Attribué à

Supprimer les colonnes liées dans Smartsheet

Les champs utilisés en remplacement des champs obsolètes nom d’utilisateur et clé utilisateur peuvent nécessiter des ajustements des paramètres de confidentialité pour fonctionner normalement dans vos flux de travail.

Lorsque vous supprimez les champs, supprimez les colonnes liées dans vos feuilles Smartsheet mises en correspondance avec ces champs. (Plus d’informations sur la suppression de colonnes dans votre feuille dans Supprimer une colonne.)

Actualiser les filtres dans vos flux de travail

Vous pouvez soit supprimer complètement les champs obsolètes, soit ajouter des champs appropriés avant de supprimer les champs obsolètes. (En savoir plus sur les Filtres Jira.)

Demander à un administrateur Jira d’actualiser les paramètres de confidentialité

Travaillez avec les utilisateurs et les administrateurs du site Jira pour restreindre ou autoriser la visibilité d’autres données personnelles, telles que les adresses e-mail. (Consultez cet article d’aide d’Atlassian pour en savoir plus sur les restrictions de la visibilité des e-mails.)

Si les administrateurs ou les utilisateurs Jira ont configuré les paramètres de confidentialité du profil pour restreindre l’accès aux informations du profil, vous obtiendrez peut-être des erreurs lorsque les flux de travail du Connecteur Jira se synchronisent et tentent d’extraire des informations restreintes. 

Pour que les données des champs comme Attribué à ou Adresse e-mail du rapporteur soient visibles et exploitables dans les flux de travail du Connecteur Jira, le paramètre d’adresse e-mail du profil Atlassian doit être réglé sur visible pour Tous.

Ne pas créer de nouveaux flux de travail avec ces champs

Tout nouveau flux de travail créé avec ces champs peut perturber vos processus une fois qu’Atlassian les a rendus obsolètes. Conseillez aux autres utilisateurs de Smartsheet pour Jira dans votre organisation de ne pas utiliser ces champs dans les nouveaux flux de travail.

Modifier les alertes et actions automatisées associées dans Smartsheet

Toutes les alertes et actions automatisées dans Smartsheet, déclenchées par ou impliquant des champs obsolètes de quelque façon que ce soit, doivent être modifiées pour éviter qu’elles ne soient désactivées. (Consultez Automatiser votre travail avec des alertes et actions.)