Datos de perspectivas en Smartsheet

El Brandfolder Insights La integración de datos en Smartsheet permitirá a los usuarios mover los datos de insights de Brandfolder directamente a Smartsheet. Esto les dará el poder de manipular y compartir estos datos utilizando herramientas de Smartsheet, como informes y paneles.
Para poder usar esta integración, los usuarios necesitarán Insights habilitado en su cuenta de Brandfolder y también tendrán una cuenta de Smartsheet.

Configuración de la integración

1. Navegar hasta Hola, tu nombre en la esquina superior derecha. Seleccionar mi perfil. Seleccione la pestaña Integraciones en el lado izquierdo.
2. Desde esta página, haga clic en Conectarse a Smartsheet en el cuadro Conector de datos de Smartsheet Insights.
3. Aparecerá un nuevo modal. Seleccionar Permitir para que Brandfolder pueda acceder a tu cuenta de Smartsheet.
4. Los usuarios pueden seleccionar un espacio de trabajo de Smartsheet en el menú desplegable para conectarse a su cuenta de Brandfolder. Haga clic en conectarNo. Cuando la conexión sea exitosa, aparecerá una pantalla indicando que se ha conectado correctamente a Smartsheet
5. Después de que las dos plataformas se hayan conectado, verá una tabla que incluye el nombre de Brandfolder, el estado de sincronización de datos de cada Brandfolder, un menú de elipses que alberga las opciones para restablecer las hojas de datos y, finalmente, un alternador de sincronización de datos.

Si la sincronización está activada, Brandfolder enviará inmediatamente los datos de Insights a Smartsheet. A partir de ahí se actualizará una vez al día a las 5:00 AM MST. Si falla una sincronización, se notificará al usuario en la interfaz de usuario.

Si un usuario no tiene acceso a carpetas de marca específicas en una organización, no se mostrarán en el panel de integraciones.
 

Navegar por la integración en Smartsheet

Después de habilitar la sincronización de datos en Brandfolder, una carpeta llamada Integraciones de Brandfolder aparecerá en el área de trabajo de Smartsheet que haya seleccionado. Esta carpeta contendrá dos hojas; una para los recursos superiores del Brandfolder, la otra para los usuarios superiores.

Al abrir la hoja de activos, se le presentarán los datos más recientes disponibles para el día. Las columnas de la hoja de activos principales incluyen el nombre del activo, las vistas, las acciones, las descargas y el vínculo del activo.
Al seleccionar el ícono de clip en cada fila se abrirá un área de datos adjuntos para ver una CDN y la URL del recurso, al hacer clic en estos se abrirá la imagen en Brandfolder.

La hoja de usuario incluye columnas para el correo electrónico, nombre completo, ubicación de los usuarios, así como el número de activos que vieron, compartieron o descargaron.

Manipulación de hojas

Para obtener la mejor experiencia, los usuarios deben tratar las hojas generadas como de solo lectura. Al crear un informe de Smartsheet y seleccionar la hoja de información como hoja de origen o hoja derivada, los usuarios pueden seleccionar las columnas que se van a mostrar, agregar formato o agregar filtros sin modificar la hoja de origen. 

Solo los propietarios y administradores de las hojas tendrán la capacidad de editar. Si un usuario debe editar las hojas generadas, a continuación se muestra cómo las manipulaciones de las hojas de origen afectarán a la sincronización de datos:

1. Carpeta predeterminada: Los usuarios pueden cambiar el nombre o mover la carpeta predeterminada creada por la integración.
2. Nombre y ubicación de la hoja: Los usuarios pueden cambiar el nombre o mover las hojas creadas por la integración. Si el usuario elimina la hoja o pierde el acceso del propietario o del administrador a la hoja, la sincronización fallará. 
3. Columnas: Los usuarios pueden eliminar columnas de una hoja. Las columnas eliminadas no se vuelven a agregar en la próxima sincronización. Los usuarios también pueden agregar formato, ordenar, filtrar, reposicionar, cambiar el nombre, congelar u ocultar columnas.
4. Filas: Los usuarios pueden eliminar filas de una hoja. Las filas eliminadas no se vuelven a agregar en la próxima sincronización. Los usuarios pueden agregar formato, ordenar, filtrar, resolver, cambiar el nombre, congelar u ocultar filas. Los usuarios también pueden agregar filas adicionales a la hoja.
5. Celdas: Durante cada sincronización, cada celda de la hoja se rellena con los datos más recientes disponibles. Por lo tanto, cualquier modificación de los datos en una celda se sobrescribirá. Los usuarios pueden agregar formato a una celda y el formato se conservará entre las sincronizaciones. Las celdas de las filas o columnas agregadas por el usuario no se modifican mediante la sincronización nocturna. 
6. Enlaces de fila o celda: Si un usuario genera un enlace de fila o celda, no debe considerarse permanente. Los principales usuarios y hojas de activos incluyen la actividad de los últimos 30 días. Si no se accede a un recurso en los últimos 30 días o un usuario no interactúa con un Brandfolder durante 30 días, la fila correspondiente a los datos se eliminará en la próxima sincronización. Al eliminarlos, los vínculos a esos datos dejarán de ser válidos.

ISi se guardan cambios accidentales en las hojas y los datos se vuelven irreconocibles, podrá seleccionar la opción Restablecer hojas de datos en Brandfolder para restaurar la versión original. Para ello, simplemente confirme que está intentando crear una hoja nueva y que la versión original se restaurará en su Smartsheet Workspace.