Integración con Workspace + Smartsheet

Brandfolder Espacio de trabajo también se integra estrechamente con Smartsheet. La robusta automatización de Smartsheet también se puede utilizar para generar notificaciones adicionales, flujos de aprobación y mucho más a partir de los detalles de las tareas. Los usuarios pueden realizar actualizaciones y nuevas tareas en Smartsheet y las tareas se actualizarán en Brandfolder.

Configuración de la integración

1. Los miembros del equipo de Workspace pueden autenticarse y conectarse fácilmente a Smartsheet desde Brandfolder haciendo clic en Abrir en Smartsheet que se encuentra junto a la pestaña Configuración. 

2. Una vez autenticado, se le llevará a la hoja que Brandfolder ha creado. Esta hoja se asociará con el área de trabajo y otros miembros del equipo tendrán acceso a ella si conectan sus cuentas de Smartsheet. 

Actualización de tareas en Smartsheet

Después de la configuración inicial, los usuarios pueden actualizar una tarea en Smartsheet haciendo lo siguiente:

1. Edite el valor de una celda y guarde los cambios en Smartsheet.

2. Navegue hasta su Brandfolder Workspace para ver los cambios reflejados. 

Los cambios se realizarán siempre que tengan un formato aceptable para la tarea de Workspace. Los cambios rechazados simplemente revertirán el valor de ese campo en Smartsheet de nuevo al valor de la tarea de Brandfolder Workspace después de unos segundos. Si los campos obligatorios (por ejemplo, sección) no se rellenan o los campos se rellenan incorrectamente, debe rellenar ese valor o revisar la entrada a un valor aceptado. Una vez corregidas, estas filas se sincronizarán con Brandfolder.

Un ejemplo de un cambio incompatible sería introducir un valor de texto en la columna de fecha en Smartsheet, en lugar de elegir una fecha a través del selector de fecha.

Creación de nuevas tareas en Smartsheet

1. Rellene una nueva fila en Smartsheet, incluyendo secciones que es un campo obligatorio. Si no se rellena o se rellena incorrectamente, debe rellenar ese valor o revisar la entrada a un valor aceptado.

2. Una vez rellenadas correctamente, estas filas se sincronizarán con Brandfolder. 

Es posible que experimente algún retraso entre la creación de una nueva fila y ver que esa tarea se rellena en Brandfolder. Un buen indicador de que la tarea se ha creado correctamente es cuando el valor del vínculo de activos se rellena en la fila de Smartsheet. 

Actualizando columnas 

Las siguientes columnas se incluyen en una hoja generada desde un espacio de trabajo:

• Nombre: Nombre del activo/tarea
• Sección: campo obligatorio rellenado previamente con nombres de sección en un menú desplegable para elegir la sección de una tarea en vivo
• Estado: campo rellenado previamente con selecciones desplegables de en curso, no iniciadas o completadas
• Prioridad: campo prepoblado con selecciones desplegables de prioridad alta, media o baja
• Asignatario: campo rellenado previamente con selecciones desplegables de usuarios válidos en el Brandfolder conectado. Nota: se pueden agregar usuarios que no tengan una cuenta de Brandfolder, pero no se agregarán como asignados en Brandfolder
• Fecha de vencimiento: campo con tipo de columna como selección de fecha
• Tipo de archivo: campo de texto abierto
• Dimensiones: campo de texto abierto
• Descripción: campo de texto abierto
• Enlace de Activo: Columna de sólo lectura que se vincula al activo y se rellena automáticamente para el usuario después de la creación de la tarea.

Supresión de datos

• Las tareas (toda la fila) eliminadas en Smartsheet no Eliminar o quitar tareas en Brandfolder.
• Las tareas eliminadas o eliminadas de un espacio de trabajo en Brandfolder no Elimine la fila correspondiente (tarea) en Smartsheet.