Use los grupos de Okta para asignar funciones de Smartsheet a los usuarios. Puede crear grupos de Okta totalmente nuevos que se asignan a cada función de Smartsheet o puede usar los grupos de Okta existentes y asignar las funciones según los miembros existentes del grupo de Okta.
El concepto de prioridad de grupo de Okta puede requerir que utilice la función Force Sync (Forzar sincronización) en Okta después de actualizar la membresía de grupos de usuario para asegurarse de que los cambios de función se sincronicen con Smartsheet. Si se agrega un usuario a un grupo con menor prioridad que sus grupos existentes o se lo elimina de este, la actualización no se enviará automáticamente a la aplicación
Configure las funciones de Smartsheet para los grupos de Okta
Descripción general
En este artículo, se analiza información relevante tanto para el Modelo de colaborador heredado como para el Modelo de suscripción de usuarios. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.
- En los planes del modelo de colaborador heredado, Smartsheet brinda soporte a los usuarios sin licencia para que pueda aprovisionar usuarios de Smartsheet sin funciones. Los usuarios nuevos sin licencia aprovisionados mediante Okta no aparecen en el Centro de administración de Smartsheet hasta que inician sesión por primera vez o se agregan a un grupo de Smartsheet.
- En Modelo de suscripción de usuario En los planes de trabajo, todos los nuevos usuarios aprovisionados a través de Okta se designan como Miembros Provisionales en el momento de su creación. La única excepción a esta regla es el rol Administrador del sistema, que se puede aprovisionar como usuario que no es miembro. Además, la actualización o degradación de los usuarios existentes solo se admite a través del Administrar True-up en el Centro de administración.
| Funciones de Smartsheet | Valores de asignación | Nombres de variable (preferido) |
|---|---|---|
| Usuario con licencia de Smartsheet | LICENSED_USER | smartsheetLicensedUser |
| Administrador de grupo de Smarsheet | GROUP_ADMIN | smartsheetGroupAdmin |
| Visor de recursos de Smartsheet | RESOURCE_VIEWER | smartsheetResourceViewer |
| Administrador del sistema de Smartsheet | SYSTEM_ADMIN | smartsheetSystemAdmin |
Expresiones explicadas
- isMemberOfGroupName('Smartsheet US Licensed User')
- Esta parte de la expresión controla si el usuario es miembro de un grupo llamado ”Smartsheet US Licensed User”. Esto arroja un valor de verdadero o falso para la parte siguiente de la expresión.
- ? 'LICENSED_USER' : ''
- Si la parte anterior es verdadera (el usuario sí es miembro del grupo “Smartsheet US Licensed User”), se otorgará al usuario la función “LICENSED_USER”.
- Si la parte anterior es falsa (el usuario NO es miembro del grupo “Smartsheet US Licensed User”), no se le otorgará al usuario la función “LICENSED_USER” (por eso las comillas vacías).
Asignar usuarios a grupos de Okta
Configure un grupo de Okta para cada función de Smartsheet y asigne usuarios a estos grupos basados en funciones.
- Vaya a la pestaña Grupos del directorio de Okta.
- Cree un grupo para cada función.
- Actualice la página si los grupos de Okta no aparecen.
Actualizar las asignaciones de funciones de Smartsheet en Okta
Para actualizar las asignaciones de los miembros del grupo de Okta en relación con las funciones de Smartsheet, realice lo siguiente:
- Vaya a Editor del perfil y seleccione el Perfil de usuario de Smartsheet creado para esta integración. Es probable que el perfil de usuario de Smartsheet tenga un nombre que contenga la etiqueta de aplicación que definió al momento de agregar la integración de Smartsheet. Se autocompletarán cuatro atributos de las funciones de Smartsheet:
- Usuario con licencia de Smartsheet
- Administrador de grupo de Smartsheet
- Visor de recursos de Smartsheet
- Administrador del sistema de Smartsheet
- En la parte superior del panel Atributos, seleccione Asignaciones y, luego, el Usuario de Okta para las asignaciones de Smartsheet.
- En cada asignación de función de Smartsheet, agregue una expresión, como se indica abajo. Compruebe que la ortografía y las mayúsculas y minúsculas sean correctas.
- isMemberOfGroupName('Smartsheet US Licensed User')
- isMemberOfGroupName('Smartsheet US Resource Viewer') ? 'RESOURCE_VIEWER' : ''
- isMemberOfGroupName('Smartsheet US Group Admin') ? 'GROUP_ADMIN' : ''
isMemberOfGroupName('Smartsheet US System Admin') ? 'SYSTEM_ADMIN' : ''
Brandfolder Image
- En la parte inferior izquierda de la pantalla, seleccione Vista previa para validar las asignaciones con los usuarios existentes.
Por ejemplo, John Doe es miembro solo de los grupos de Okta Smartsheet US Licensed User y Smartsheet US Resource Viewer. La vista previa muestra que John Doe solo se aprovisionará para las funciones Usuario con licencia y Visor de recursos.
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- Si todo parece estar bien, seleccione Salir de la vista previa y, luego, Guardar asignaciones.
- Regrese a los grupos de Okta que creó para las funciones de Smartsheet y asigne los usuarios a los grupos que necesitan esas funciones.
- Aprovisione la aplicación de Smartsheet US para todo el conjunto de usuarios que necesita acceso a Smartsheet, independientemente de las funciones. Determine si quiere usar un grupo existente o crear uno nuevo.
Digamos que quiere permitir el acceso a Smartsheet a un grupo existente: Administradores de TI. Seleccione el grupo, elija la pestaña Aplicaciones, Asignar aplicación y asigne la aplicación Smartsheet a ese grupo.
Si los usuarios de este grupo no forman parte de ninguno de los grupos de funciones de Smartsheet, podrán aprovisionarse a Smartsheet como Usuarios sin licencia.
- Deje todos los campos de Smartsheet en blanco, guarde los cambios y, luego, regrese a la pestaña Grupos.
- Si los usuarios del grupo Administradores de TI están asignados a las funciones correctas de Smartsheet en Okta, los usuarios podrán aprovisionarse a Smartsheet con las funciones de Smartsheet correspondientes.
- Puede ver los registros de Okta en el sector izquierdo. Seleccione Informes > Registro del sistema para ver si hubo algún problema con el aprovisionamiento a Smartsheet.