Smartsheet Control Center: Configurar una hoja de ingreso

La función de la hoja de ingreso en un plan de acción

Una hoja de ingreso usa los datos recopilados para completar de manera automática la sección  Summary (Resumen) (o datos de perfil) de las hojas del proyecto.

Con una hoja de ingreso, puede estandarizar y restringir el acceso a los datos de perfil para cada proyecto y bloquear elementos, como Budget (Presupuesto) o Project Due Date (Fecha de vencimiento del proyecto), para evitar que los miembros del equipo cambien puntos de datos importantes.

No es necesario bloquear todos los campos; también puede permitir el ingreso manual de datos cuando se crea un proyecto.

Una hoja de ingreso también contribuye a administrar la demanda.

A continuación, se muestra un ejemplo de un flujo de trabajo habitual:

• Su equipo presenta propuestas o solicitudes de nuevos proyectos por medio de un formulario
• Luego, los Administradores revisan y aprueban o rechazan cada uno de los proyectos. Todo esto se lleva a cabo desde una sola hoja 
• Ahora puede crear proyectos aprobados en Smartsheet Control Center.

Crear y configurar la hoja de ingreso

Para comenzar, abra Smartsheet:

1. Abra el panel del espacio de trabajo o seleccione  Home (Inicio) > All workspaces (Todos los espacios de trabajo)...
2. Busque el espacio de trabajo de administración en el panel izquierdo si ya creó uno.
3. Crear una nueva hoja.
4. Escriba un nombre para la hoja de ingreso.
5. Guarde los cambios que realice en la hoja.

Configure la hoja de ingreso con columnas específicas. 

Siempre se requiere una columna Project Name (Nombre del proyecto).

Lo ideal sería crear las siguientes columnas en su hoja de ingreso:

Nombre de proyecto (obligatorio)

Introduzca el nombre de cada proyecto en esta columna. Al crear un proyecto, esta información es el nombre del proyecto en su totalidad. Colóquela en la columna primaria de su Resumen.

Aprobación (opcional)

Una columna de aprobación limita qué proyectos puede crear en Control Center. Solo puede crear proyectos aprobados cuando usa el estado Require an approval (Requerir una aprobación). Sin una columna Aprobación, puede aprovisionarse cualquier proyecto en la hoja de ingreso.

Use una columna de casilla de verificación o menú desplegable, y actualícela cada vez que apruebe un proyecto. De esta manera, solo crea proyectos aprobados en Control Center.

Proyecto creado (opcional)

Una columna Proyecto creado limita el proyecto a una instancia única. Si marca un proyecto como creado, no se muestra como opción para volver a aprovisionarlo.

Use la columna de casilla de verificación o menú desplegable, y actualícela cuando apruebe cada proyecto para evitar la duplicación de proyectos.

Enlace de proyecto (opcional)

En la pantalla Intake Settings (Configuración de ingreso) en el generador de planes de acción, tiene la opción de agregar el enlace de un proyecto.

Se trata de un acceso directo al proyecto que se encuentra en la hoja de ingreso. Cuando se hace clic en el enlace, se accede directamente al proyecto.

Datos de perfil de ingreso (opcional)

• Las columnas adicionales pueden completar de manera automática los datos de perfil de ingreso cuando se crea un proyecto.
• Asígneles a estas columnas el mismo nombre exacto que les asignó en sus datos de perfil.
• Configúrela como una columna Lista de contactos si desea usar datos de perfil para configurar los permisos.

Prácticas recomendadas para optimizar su proceso de ingreso

• Si aprueba proyectos, limite el uso compartido a permisos de nivel de editor.
• Cree un formulario de Smartsheet para que a todos les resulte más sencillo realizar solicitudes de proyecto.
• Cree una alerta para notificar a los responsables de aprobación de proyectos toda vez que ingrese una nueva solicitud de proyecto.
• Cuando configure su plan de acción, use la sección Advanced intake options (Opciones avanzadas de ingreso) para permitir que los usuarios no agregados como clientes potenciales adicionales aprovisionen proyectos.
• Agregue más columnas para realizar un seguimiento de los procesos de aprobación compuestos por múltiples etapas. Solo necesita la aprobación final para crear el proyecto. 

Agregar hojas de ingreso adicionales

Puede crear un máximo de cuatro hojas de ingreso y administrar hasta 5000 proyectos por hoja.

Para incluir hojas de ingreso adicionales, debe hacer lo siguiente:

• Seleccione Administrar programa y elija su plan de acción.
• Vaya a Configuración de ingreso.
• Active la opción  Add multiple intake sheets (Agregar varias hojas de ingreso).

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Duplique su hoja de ingreso

Puede duplicar su hoja de ingreso actual seleccionando Create intake sheet copies (Crear copias de hojas de ingreso) > Create (Crear).

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Aspectos a tener en cuenta si tiene varias hojas de ingreso:

• Cada vez que crea una copia, el sistema copia la hoja de ingreso existente. 
• Su plan de acción ahora identifica que tiene varias hojas de ingreso. 
• El sistema sincroniza automáticamente sus datos de perfil con sus hojas de ingreso múltiples. 
• Puede aprovisionar proyectos desde cualquiera de sus hojas de ingreso. 
• Use varias hojas de ingreso para planes de acción que tengan más de 1000 proyectos.

Aspectos que se deben evitar si tiene varias hojas de ingreso:

• No mueva proyectos entre hojas para evitar romper enlaces de celdas.
• No elimine filas del proyecto de la hoja de ingreso, ya que no puede recuperarlas.
• No use hojas de ingreso múltiples en planes de acción de múltiples niveles. 
• No use múltiples hojas de ingreso para planes de acción que tengan menos de 1000 proyectos.