Smartsheet Control Center: Preguntas frecuentes sobre el archivado de proyectos

El archivado de proyectos permite que Smartsheet Control Center sea una herramienta completa de gestión del ciclo de vida del proyecto: permite que los líderes de programa automaticen y administren el archivado, es decir, la etapa final del ciclo de vida del proyecto.

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¿Cuáles son los requisitos relacionados con el archivado de proyectos y quiénes pueden usar esta función?

El archivado de proyectos se encuentra disponible para todos los clientes que utilizan Smartsheet Control Center. Debe ser líder de programa en Smartsheet Control Center para acceder al archivado de proyectos: únicamente los líderes de programa pueden crear y archivar flujos de trabajo.

¿Qué funciones forman parte del archivado de proyectos?

Con un flujo de trabajo de archivos, usted puede:

• definir las condiciones de filtrado para que los líderes de programa puedan seleccionar rápidamente proyectos para enviar a archivado;
• ofrecerle a su equipo de proyecto un directorio más ordenado de espacios de trabajo al mover proyectos a espacios de trabajo de archivo;
• cambiar la propiedad, actualizar el uso compartido y limitar el acceso a proyectos a fin de preservar datos históricos que se utilizan para las auditorías y los análisis;
• deshabilitar alertas y acciones, de manera tal de que, una vez finalizado el proyecto, dejen de generarse notificaciones;
• retirar de la publicación de manera colectiva todas las hojas, los paneles o los informes archivados;
• conservar datos de resumen en proyectos archivados para que puedan formar parte de los informes de cartera para el ejercicio fiscal;(Tal vez quiera archivar los datos de resumen en la renovación del ejercicio fiscal).
• aportar una lista de proyectos archivados en Control Center en caso de que su equipo precise acceder a ellos a modo de referencia más adelante.

¿Podré archivar elementos de Smartsheet que no se crearon con Control Center?

No. Solo pueden archivarse los elementos creados con Control Center.

¿Cuáles son las situaciones habituales compatibles con el archivado de proyectos?

Algunas situaciones habituales son:

• Archivo completo: se bloquean al mismo tiempo todos los elementos de Smartsheet relacionados con un proyecto finalizado. Se eliminan los proyectos completos de los paneles y de los informes de nivel de cartera en forma masiva sin que sea necesario editar manualmente los paneles e informes existentes.
• Archivo con visibilidad limitada: se bloquean los proyectos completos y se elimina el acceso a ellos. No obstante, se los conserva en los paneles e informes de nivel de cartera hasta el final del ejercicio fiscal. Al comienzo del siguiente ejercicio fiscal, puede eliminar los proyectos archivados de los paneles e informes.

¿Puedo restaurar un proyecto archivado?

El archivado de un proyecto es una acción permanente. En este momento, no pueden restaurarse los proyectos archivados.

¿Pueden archivarse los proyectos de manera automática?

No. Un líder de programa debe archivar los proyectos en forma manual desde la aplicación Control Center. A continuación, Control Center realiza de manera automática las acciones que usted ha definido en relación con el flujo de trabajo de archivado de proyectos para todos los proyectos seleccionados.

¿Quién puede ver y acceder a los proyectos archivados?

Los usuarios pueden ver una lista de proyectos archivados en Control Center. Únicamente los usuarios que tienen permiso (configurado como parte del archivado) podrán acceder a los elementos del proyecto en Smartsheet.

¿Se eliminarán los proyectos archivados de los resultados de la búsqueda?

En los resultados de la búsqueda, solo se muestran los proyectos a aquellas personas que tienen acceso a ellos. Una de las opciones del flujo de trabajo de archivado consiste en mover la carpeta del proyecto a un espacio de trabajo del archivo. Una vez que se mueve la carpeta, solo los usuarios con permiso otorgado para acceder al espacio de trabajo de archivo verán los proyectos en los resultados de la búsqueda.

¿Puedo archivar parcialmente un proyecto para dejarlo abierto para la revisión o auditoría finales?

Sí. El archivado de proyectos admite el archivado en varias etapas. Cuando se completa un proyecto, éste puede moverse a un espacio de trabajo llamado Archivo pendiente, al que solo ciertas personas tienen acceso. Una vez finalizadas las revisiones y auditorías, puede llevar a cabo el proceso completo de archivado para eliminar los accesos y bloquear el proyecto.