Actuar respecto de las alertas y solicitudes en Google Chat

Por ejemplo, puede iniciar una acción en una solicitud de aprobación de Smartsheet mientras conversa con un compañero de trabajo en Google Chat respecto de una solicitud, todo esto sin salir de la aplicación.

Esta integración está diseñada solo para la próxima versión de la aplicación Google Chat, a la que puede acceder aquí: https://chat.google.com/ (o a través de las aplicaciones de escritorio y móviles de Google Chat).

Requisitos previos

Crear un flujo de trabajo automatizado

Antes de recibir alertas y solicitudes en Google Chat, debe ser destinatario en un flujo de trabajo automatizado en una hoja en Smartsheet. 

Cuando se crean flujos de trabajo automatizados, no existe una opción específica para seleccionar Google Chat desde el bloque de acciones. En su lugar, seleccione la columna de dirección de correo electrónico o contacto para recibir la notificación automatizada. Si el destinatario habilitó el bot de Google Chat y ajustó las Preferencias de notificaciones en la configuración personal para permitir que las notificaciones se envíen a aplicaciones de mensajería, entonces se enviará a Google Chat.

Habilitar los bots

Si no puede ver el bot de Smartsheet en Google Chat durante la búsqueda, es posible que el administrador haya deshabilitado los bots para su dominio. Para poder usar la integración de Google Chat con el bot de Smartsheet, el administrador de Google de su organización debe habilitar el bot mediante los pasos que se describen en el artículo Soporte de Google.

Configurar Google Chat para recibir alertas y solicitudes

Comience a recibir alertas de Smartsheet en Google Chat conectando las dos aplicaciones:

1. En la barra de búsqueda Buscar personas, salas y bots de Google Chat, escriba “Smartsheet” y seleccione el bot de Smartsheet. El bot inicia automáticamente una conversación con usted. 
2. En la ventana de chat, seleccione Permitir el acceso. 
3. Cuando se lo indiquen, inicie sesión en su cuenta de Smartsheet y seleccione Autorizar.

Una vez que vea la página de confirmación y el bot le envíe el mensaje “¡Listo!”, podrá realizar acciones respecto de las solicitudes de actualización, las solicitudes de aprobación, las notificaciones y los recordatorios desde Smartsheet.

Cancelar el registro de las notificaciones de Smartsheet

Dispone de dos métodos para dejar de recibir futuros mensajes de alertas y acciones en Google Chat:

En Smartsheet

1. Seleccione su imagen de perfil en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.
2. Seleccione Aplicaciones e integraciones.
3. Busque la lista de integraciones de Google Chat en la lista de aplicaciones y seleccione Revocar.

En Google Chat (versión de escritorio)

1. Busque el bot de Smartsheet y pase el cursor sobre él en el panel izquierdo.
2. Seleccione el ícono Más > Eliminar.

En Google Chat (aplicación para dispositivos móviles)

1. Busque y pulse el bot de Smartsheet en la pantalla de Chat.
2. Pulse el nombre del bot de Smartsheet (esquina superior izquierda de la pantalla).
3. Pulse Eliminar.

Tras revocar el acceso, dejará de recibir notificaciones en Google Chat.

Formas de usar Smartsheet en Google Chat

Maximice la combinación de trabajo en Smartsheet y la comunicación en Google Chat.

• Solicitudes de aprobación y actualización: apruebe solicitudes de presupuesto o complete y envíe solicitudes de actualización directamente desde la ventana de chat de Smartsheet en Google Chat. Seleccione Abrir formulario de aprobación o Abrir formulario de actualización para aprobar o rechazar una solicitud de aprobación, o completar una solicitud de actualización directamente desde Google Chat.
• Configurar un recordatorio para iniciar una acción más adelante: puede configurar la integración para que le envíe otro recordatorio y así poder revisarlo más adelante. Seleccione Recordarme más tarde y elija el horario deseado.
• Desactivar las notificaciones de inserción móvil: si utiliza activamente las aplicaciones para dispositivos móviles de Google Chat y Smartsheet, recibirá las mismas notificaciones de cada aplicación. Puede desactivar las notificaciones de inserción móvil de Smartsheet para recibir solo una notificación a través de Google Chat.