Cómo solicitar y aceptar una licencia

Los usuarios con licencia de Smartsheet pueden crear nuevas hojas, informes y paneles en Smartsheet. Si todavía no tiene una licencia creativa, puede solicitar una de su plan existente.

Unirse a un plan existente de Smartsheet en su organización.

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Ya probó Smartsheet, le gusta y está listo para comprar una licencia y, así, aprovechar al máximo todas las funciones que ofrece Smartsheet. ¿Cuál es la manera más sencilla de hacerlo? Una forma rápida de obtener una licencia para Smartsheet es solicitándola para una cuenta que ya exista en su organización. Para hacerlo, deberá contactarse con el administrador del sistema de la cuenta directamente.

Según cómo hayan configurado Smartsheet los administradores del sistema de su organización, es posible que pueda solicitarlo directamente desde la aplicación de Smartsheet.

NOTA: Si es administrador del sistema, tendrá control absoluto respecto de si esta función está disponible para las cuentas de Smartsheet que administra. Para más información, consulte la sección Información para administradores del sistema más adelante, en este mismo artículo.

Solicitar unirse a una cuenta existente

Si un administrador del sistema de Smartsheet de su organización ha habilitado la Detección de cuentas, podrá agregarse a una cuenta existente con uno de estos métodos:

  • Responder al mensaje 'Unirse a una cuenta': si recibe un mensaje en el que se le pregunta si desea unirse a una cuenta existente, seleccione el nombre de la cuenta a la cual quiere unirse y haga clic en Pedir unirse.
     
  • Unirse a través de Información del plan y facturación en su propia instancia de Smartsheet: haga clic aquí para abrir y usar la herramienta Detección de cuentas.O bien, navegue desde Smartsheet. Para comenzar, seleccione Cuentas (en el extremo inferior izquierdo de la ventana de Smartsheet). En el panel de la izquierda, seleccione Información del plan y facturación y haga clic en Unirse a una cuenta.

Complete la información de la solicitud y haga clic en Enviar.

¡Eso es todo! Ya hizo su parte. Su administrador del sistema se ocupará del resto. Sabrá que ha hecho bien las cosas cuando reciba un mensaje de correo electrónico que diga que el administrador del sistema quiere agregarlo a la cuenta.

Información para administradores del sistema

Con Detección de cuentas, es mucho más sencillo agregar personas a su cuenta y administrar a los usuarios de su organización.

Las personas de su organización que usan Smartsheet como colaboradores gratuitos, o quienes realizan una prueba, podrán ver qué cuentas de Smartsheet de su organización están disponibles para unirse. De manera sencilla, podrán solicitarle una licencia y usted podrá aprobarla haciendo clic directamente desde su correo electrónico.

Para permitir que las personas de su organización descubran su cuenta y le soliciten una licencia para acceder a ella, tanto usted como su cuenta deben cumplir con los siguientes criterios:

Actualizar a un usuario y otorgarle una licencia

Cuando la función Detección de cuentas está habilitada, comienza a ver las solicitudes de personas de su organización que quieren que se las agregue a su cuenta de Smartsheet. Recibirá solicitudes por correo electrónico con un texto similar al siguiente: Deseo que me agreguen como usuario con licencia en la cuenta (nombre de la cuenta).

Tenga en cuenta que se enviarán tres mensajes de correo electrónico:uno se envía de inmediato, otro se envía luego de 48 horas y el último se envía 10 días después de la solicitud.

Cuando reciba un mensaje de este tipo, haga clic en Agregar a la cuenta para ir al formulario de Administración de la cuenta. Desde allí, podrá otorgar licencias y configurar cuentas.

Habilitar o deshabilitar la Detección de cuentas

Para habilitar o deshabilitar la detección de cuentas:

  1. Seleccione Cuenta (en el extremo inferior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Información del plan y facturación > Configuración de la cuenta.
  2. Haga clic en Editar junto a Detección de cuentas. Compruebe que la opción Activado esté marcada y luego haga clic en Guardar (desmarque la casilla de verificación para desactivar esta función).

CONSEJO: Si activa esta función, asegúrese de que el nombre de su cuenta muestre con claridad el nombre del grupo o departamento que es el propietario. Por ejemplo, si es administrador del sistema de Smartsheet respecto de una cuenta utilizada por el departamento de marketing en MBF Corp., el nombre de cuenta MBF Marketing ayudará a otras personas de la organización a diferenciar mejor, por ejemplo, el departamento Contable en MBF Corp.

Para más información sobre cómo actualizar el nombre de cuenta de Smartsheet, consulte Cambiar el contacto principal y el nombre de la cuenta.

Resolución de problemas administrativos con Detección de cuentas

Si recibe solicitudes de personas que considera no deberían solicitar acceso a su cuenta, contáctese con el equipo de soporte.

Qué hacer cuando recibe una invitación para unirse a una cuenta de Smartsheet

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Cuando un administrador del sistema (SysAdmin) de Smartsheet lo invite a unirse a un plan Empresarial o de Negocios, recibirá una invitación por correo electrónico para unirse a la cuenta. También puede recibir un aviso en la aplicación de Smartsheet. 

NOTAS:

Aceptar una invitación por correo electrónico

  1. Busque una invitación por correo electrónico desde esta dirección de correo electrónico: user@smartsheet.com.  
  2. Para aceptar o rechazar la invitación, seleccione Continuar.  

Si ya ha iniciado sesión, es posible que vea una notificación que le pide que se una a una cuenta. Si rechaza la invitación, su cuenta y el acceso a Smartsheet seguirán siendo los mismos.

Para los usuarios con una suscripción de pago a Smartsheet

Si es un usuario de pago y acepta la invitación para unirse a una cuenta: 

  • No se le facturará por su cuenta anterior. La cuenta que envió la invitación gestionará los pagos futuros.
  • Su cuenta será adquirida por la cuenta del SysAdmin que envió la invitación y combinada con esta.
    Lea el artículo Descripción general del Centro de administración si desea obtener información sobre cómo los SysAdmin gestionan los usuarios y las invitaciones.

Después de unirse a la cuenta

Su cuenta será administrada por el nuevo SysAdmin. Las hojas que cree heredarán la configuración global de la cuenta establecida por el SysAdmin. Esto afectará su capacidad de publicar desde Smartsheet o de cambiar los elementos de marca personalizados.

El SysAdmin de la cuenta a la que se ha unido podrá hacer lo siguiente:

Administradores del sistema de un plan de Negocios

Si es SysAdmin de un plan de Negocios (o de un plan heredado como un plan de Equipo), usted y los usuarios de su cuenta se verán afectados de la siguiente manera:

  • Todos los usuarios activos de su cuenta se trasladarán a la cuenta del SysAdmin que envió la invitación.
    La cuenta que invita debe tener suficientes licencias de usuario disponibles para cubrir todos los usuarios con licencia que se adquirirán.
  • Para mantener su propio acceso de Usuario con licencia, Visor de recursos, Administrador de grupo y Administrador del sistema, el usuario que envió la invitación debe concederle el mismo acceso.
  • Todos los demás Usuarios con licencia, Visores de recursos y Administradores de grupos de la cuenta adquirida mantendrán sus niveles de acceso existentes.
  • Los SysAdmin de la cuenta adquirida perderán el acceso de Administrador del sistema.
    Un SysAdmin de la cuenta a la que se está uniendo tendrá que volver a concederle acceso de Administrador del sistema.
  • Las vistas de recursos y grupos configurados en la cuenta adquirida se mantendrán.
  • La configuración global de la cuenta adquirida se sobrescribirá.