Publicar una hoja, un informe o un panel

Al publicar una hoja, un informe o un panel, se genera una URL única a la que cualquier persona puede acceder sin iniciar sesión en Smartsheet y un código iframe que puede insertar en el código fuente de un sitio web para mostrar la hoja o el informe.

Los elementos que publica son dinámicos, por lo que los datos que se muestran siempre están actualizados. 

Puede dejar de publicar cuando quiera. Al hacerlo, ya no se podrá acceder a la versión publicada de la hoja, el informe o el panel. 

Los propietarios y administradores pueden publicar una hoja, un informe o un panel. Los administradores del sistema del plan de Negocios y Empresarial pueden limitar o desactivar la publicación para todos los usuarios de la cuenta. Obtenga más información sobre la configuración global de la cuenta. 

El uso de esta característica puede exponer datos confidenciales fuera de la empresa. Para compartir un enlace de manera más limitada, use Control de acceso (ver a continuación) o copie y comparta el enlace que está disponible en la ventana de propiedades de la hoja, propiedades del informe o propiedades del panel. El enlace de la ventana de propiedades es seguro y solo los colaboradores compartidos pueden acceder a él.

Al publicar un elemento de Smartsheet, puede usar el Control de acceso para limitar el acceso al elemento. 

• Disponible para cualquier persona que tenga el enlace
  • Crea un enlace que permite que cualquier persona con acceso a él vea o edite el contenido de su enlace.
• Solo disponible para usuarios con el mismo plan de Smartsheet que este elemento
  • Crea un enlace seguro que requiere que el usuario inicie sesión en Smartsheet antes de ver el contenido del enlace que usted comparte. Solo los usuarios que usted agregó a su plan de Smartsheet pueden ver el contenido.
  • Esto no incluye a los usuarios sin una cuenta que comparten su elemento de Smartsheet o un espacio de trabajo donde almacena su elemento. Para obtener más información, consulte “Uso compartido”.

Los clientes de nivel empresarial y niveles superiores tienen una opción adicional de control de acceso:

• Solo está disponible para los usuarios con los que se compartió el elemento
  • Crea un enlace seguro que requiere que el usuario inicie sesión en Smartsheet antes de ver el contenido del enlace que usted comparte. Solo los usuarios con los que comparte el elemento pueden acceder a él. El resto ve una página de error.

Su plan de Smartsheet incluye usuarios que figuran como usuarios activos en el Centro de administración del administrador del sistema. Para obtener más información, consulte Administración de usuarios.

Guarde el elemento antes de publicarlo; la última vista guardada es la publicada. 

Publicar una hoja

1. Seleccione Publicar  Brandfolder Image  en la barra de características de la derecha.
    
2. Seleccione el control deslizante en una o más de las opciones de publicación y configúrelo en modo ACTIVADO. 
   
   Si se activa el control deslizante, se crea un enlace a la hoja y se muestra una ventana para que pueda personalizar aún más la experiencia publicada. 
   Brandfolder Image
   Las diferentes opciones para publicar una hoja son:
    
   • Solo lectura - HTML: La mejor opción si desea una vista ligera y de carga rápida de los datos de la hoja. Brinda una vista simple y de solo lectura de los datos de la hoja, sin la opción de cambiar a la vista de calendario o a la vista de Gantt. Los archivos adjuntos y los comentarios no están disponibles, y no puede contraer ni expandir las filas con sangría.
   • Solo lectura - Completo: Esta opción tiene una interfaz de usuario más enriquecida que la opción Solo lectura - HTML, lo que permite que los observadores abran archivos adjuntos y comentarios de la fila, y contraigan o amplíen las jerarquías.
     
     Use las opciones de Control de acceso para controlar si cualquier persona podrá acceder al enlace o solo los usuarios seleccionados con los que se haya compartido el elemento.
     
     Use las opciones Configuración de publicación para configurar la vista predeterminada a Cuadrícula (Gantt) o Calendario. Los visitantes de la hoja publicada pueden cambiar las vistas cuando quieran.
   • Cualquier persona edita: Esta opción habilita a cualquier persona a abrir la hoja e introducir cambios como si tuviera permisos de uso compartido de nivel de editor.
     
     Use las opciones de Control de acceso para controlar si cualquier persona puede acceder al enlace o solo los usuarios con el mismo plan de Smartsheet que este elemento.
     
     Use las opciones Configuración de publicación para configurar la vista predeterminada a Cuadrícula (Gantt), Tarjeta o Calendario. Los visitantes de la hoja publicada pueden cambiar las vistas cuando quieran.
   • iCal (Calendario): Esta opción permite que cualquier persona agregue fechas de la hoja a su calendario que no es de Smartsheet. 
      
3. Para compartir la URL e insertar el código para la hoja, use el teclado para copiar la URL o el código de la ventana y pegarla en un mensaje de correo electrónico o en una página web. 

Publicar un informe

Use la opción de publicar para mostrar un informe en formato de solo visualización que les permita a los observadores abrir archivos adjuntos y comentarios de las filas, resaltar cambios e imprimir el informe.

Para publicar un informe:

1. Seleccione Publicar  Brandfolder Image  en la barra de características de la derecha.
2. Utilice el control deslizante para colocar la función de publicación en modo ACTIVADO. Aparece la ventana Solo lectura - Completo - Enlaces de publicación.

Brandfolder Image

3. Elija los atributos que desee:
   • Use las opciones de Control de acceso para controlar si cualquier persona puede acceder al enlace o solo los usuarios con el mismo plan de Smartsheet que este elemento.
   • Use las opciones de Configuración de publicación para definir la vista predeterminada a Cuadrícula (Gantt), Calendario o Tarjeta. Los visitantes de la hoja publicada pueden cambiar las vistas cuando quieran.
4. Para compartir la URL e insertar el código para la hoja, use el teclado para copiar la URL o el código de la ventana y pegarla en un mensaje de correo electrónico o en una página web.

El informe publicado muestra los mismos resultados que la persona que lo publicó ve en Smartsheet. Si se elimina el acceso de uso compartido del editor en relación con el informe, se desactiva la publicación y se notifica al propietario del informe.

Publicar un panel

La opción Publicar muestra un panel en formato de solo lectura. Los observadores del panel publicado pueden usar accesos directos y cualquier interacción de widgets configurada para el panel.

Para publicar un panel:

1. En el menú superior, seleccione Archivo > Publicar.
2. Utilice el control deslizante para colocar la función de publicación en modo ACTIVADO.

Brandfolder Image

3. Use las opciones de Control de acceso para controlar si cualquier persona podrá acceder al enlace o solo los usuarios con el mismo plan de Smartsheet que este panel.
4. Para compartir la URL e insertar el código para la hoja, use el teclado para copiar la URL o el código de la ventana y pegarla en un mensaje de correo electrónico o en una página web. 

Un panel publicado se actualiza automáticamente cada 10 minutos. No puede personalizar ni desactivar este comportamiento.

Dejar de publicar o editar opciones de publicación

1. Respecto de las hojas y los informes, seleccione Publicar  Brandfolder Image  en la barra de características de la derecha. Respecto de los paneles, seleccione Archivo > Publicar.
2. Lleve a cabo una de estas acciones:
   • Para desactivar la publicación y suspender el acceso a la hoja desde los enlaces publicados o el código iframe, seleccione el control deslizante debajo de cada opción de publicación habilitada para configurarlo en modo DESACTIVADO.
   • Para realizar un cambio, seleccione Obtener enlace junto a la opción de publicación que desee cambiar.