Workspace de Brandfolder ofrece a los usuarios una forma de crear rápidamente cuadrículas de Smartsheet para proyectos creativos que se pueden agrupar en informes de programas y de portafolio.
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El espacio de trabajo Brandfolder se integra estrechamente con Smartsheet. La automatización robusta de Smartsheet puede generar notificaciones adicionales, flujos de aprobación y mucho más a partir de los detalles de las tareas. Los usuarios pueden realizar actualizaciones y nuevas tareas en Smartsheet y obtener tareas actualizadas en Brandfolder.
Configurar la integración
Los miembros del equipo del espacio de trabajo pueden autenticarse y conectarse fácilmente a Smartsheet desde Brandfolder:
- En el espacio de trabajo, seleccione Abrir en Smartsheet junto a la pestaña Configuración.
- En la nueva ventana que aparece, seleccione Permitir.
- Seleccione el espacio de trabajo Smartsheet que desea conectar con su espacio de trabajo Brandfolder.
- Seleccione Conectar.
Cuando sus espacios de trabajo están conectados, Conectar a Smartsheet cambia a Abrir en Smartsheet y al seleccionarla, accede a la hoja que Brandfolder creó en su espacio de trabajo Smartsheet. Si otros miembros del equipo conectan sus cuentas de Smartsheet, se les da acceso a esta hoja.
Actualización de tareas en Smartsheet
Después de la configuración inicial, los usuarios pueden actualizar una tarea en Smartsheet haciendo lo siguiente:
- Edite el valor de una celda y guarde los cambios.
- Navega a tu espacio de trabajo de Brandfolder para ver los cambios reflejados.
Los cambios se realizan siempre que estén en un formato aceptable para la tarea Espacio de trabajo.
Los cambios rechazados revierten el valor de ese campo en Smartsheet al valor de la tarea Brandfolder Workspace después de unos segundos. Si los campos requeridos (por ejemplo, la sección) no se llenan o los campos se llenan incorrectamente, debe llenar ese valor o revisar la entrada a un valor aceptado. Una vez corregidas, estas filas se sincronizan con Brandfolder.
Un ejemplo de un cambio incompatible sería introducir un valor de texto en la columna de fecha en Smartsheet en lugar de elegir una fecha a través del selector de fechas.
Crear nuevas tareas en Smartsheet
- Rellene una nueva fila en Smartsheet, incluidas las secciones que son campos obligatorios. Si no se llena o se llena incorrectamente, debe llenar ese valor o revisar la entrada a un valor aceptado.
- Una vez rellenadas correctamente, estas filas se sincronizan con Brandfolder.
Es posible que experimente retrasos entre la creación de una nueva fila y ver que esa tarea se rellena en la carpeta Marca. Un buen indicador de que la tarea se ha creado correctamente es cuando el valor del enlace de activo se rellena en la fila Hoja inteligente.
Actualizar columnas
Las siguientes columnas se incluyen en la hoja que se genera desde un espacio de trabajo:
- Nombre: Asset/task name
- Sección: campo obligatorio pre-relleno con nombres de sección en un menú desplegable para elegir la sección para una tarea en la que vivir
- Situación: campo prepoblado con selecciones desplegables de en curso, sin iniciar o completado
- Prioridad: campo pre-poblado con selecciones desplegables de prioridad alta, media o baja
Asignado: campo pre-relleno con selecciones desplegables de usuarios válidos en la carpeta de marca conectada.
Se pueden agregar usuarios sin una cuenta de Brandfolder, pero no se contarán como cesionarios en Brandfolder.
- Fecha de vencimiento: campo con tipo de columna como selección de fecha
- Tipo de archivo: campo de texto abierto
- Dimensiones: campo de texto abierto
- Descripción: campo de texto abierto
- Asset Link: columna de solo lectura que enlaza con el activo, rellenada automáticamente por el usuario después de la creación de la tarea.
Borrar datos
- Las tareas (fila completa) eliminadas en Smartsheet no eliminan ni eliminan tareas en Brandfolder.
- Las tareas eliminadas o eliminadas de un espacio de trabajo en Brandfolder no eliminan la fila (tarea) correspondiente en Smartsheet.