Actualizar automáticamente la función TODAY en las fórmulas

La función TODAY en Smartsheet arroja la fecha actual en las fórmulas. Sin embargo, para que la función TODAY reconozca cuál es la fecha actual, es necesario actualizar y guardar la hoja. Si existe la posibilidad de que una hoja no tenga actividad diaria suficiente para que la función TODAY actualice, hay algunos flujos de trabajo diferentes que puede usar para actualizar la hoja automáticamente.

Opción 1: Registrar una fecha en la columna de un colaborador 

Primero, agregue un tipo de columna Fecha en la hoja y agregue la fecha de ayer (o cualquier fecha pasada) en una celda. Luego, puede ocultar esta columna. 

A continuación, cree un flujo de trabajo basado en el tiempo para agregar la fecha de hoy en esa nueva columna mediante la acción Registrar una fecha. 

Para crear este flujo de trabajo:

1. Seleccione Automatización > Crear flujo de trabajo desde cero.
2. Dé un título al flujo de trabajo (por ejemplo, "Actualización diaria").
3. Determine el desencadenador Cuando se alcanza una fecha.
4. Seleccione Ejecutar una vez y cámbielo a Personalizado > Repetir cada día.
5. Seleccione un horario temprano a la mañana para el disparador (p. ej., 2:00 a. m.).
6. Configure un bloque de condiciones para cuando la nueva columna de fecha esté en el pasado. 
7. Establezca el bloque de acción para que Registre una fecha en esa columna de fecha.

Recuerde agregar al menos una fecha pasada en la nueva columna de fecha para que el flujo de trabajo tenga una celda que actualizar mañana. 
 

Opción 2: Registre una fecha y use los enlaces de celdas para actualizar varias hojas

Si tiene que actualizar varias hojas, puede configurar la columna de fecha y el flujo de trabajo mencionados arriba en una hoja de referencia aparte. Luego, use un enlace de celda para recuperar la fecha de esta hoja de referencia en la hoja actual que contiene la función TODAY. 

La automatización agregará una nueva fecha a la hoja de referencia diariamente, lo que, a su vez, actualizará la hoja de la fórmula mediante el cambio de datos del enlace de celdas. 

Opción 3: Use un flujo de trabajo para bloquear y luego desbloquear una fila

Otra forma de actualizar la hoja sin abrirla es configurar una automatización basada en el tiempo que primero bloquee y luego desbloquee las filas de la hoja. 

Para crear este flujo de trabajo:

1. Seleccione Automatización > Crear flujo de trabajo desde cero.
2. Dé un título al flujo de trabajo (por ejemplo, "Bloquear y desbloquear filas").
3. Determine el desencadenador Cuando se alcanza una fecha.
4. Seleccione Ejecutar una vez y cámbielo a Personalizado > Repetir cada día.
5. Seleccione una hora en la que nadie estará trabajando en la hoja (p. ej., 1:00 a. m.).
6. Elimine el bloque de condiciones. 
7. Elija el bloque de acción para Bloquear las filas.
8. Seleccione el signo más y Agregar una acción. 
9. Elija el bloque de acción para Desbloquear las filas.

Opción 4: Use Bridge para programar el guardado diario de una hoja

Si tiene acceso a Bridge, consulte el artículo de Bridge que explica la plantilla Programar el guardado diario de una hoja.