Aplica a
Capacidades
¿Quiénes pueden usar esta capacidad?
Los administradores de asignaciones de recursos pueden importar o actualizar a varias personas a la vez a través de las plantillas proporcionadas por Resource Management.
Importar o actualizar varias personas a la vez
Resource Management proporciona plantillas de hojas de cálculo para agregar o actualizar varios perfiles a la vez.
Who can use this?
Plans:
- Resource Management
Permissions:
Los administradores de asignaciones de recursos pueden importar o actualizar a varias personas a la vez a través de las plantillas proporcionadas por Resource Management.
Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.
Preparar los datos
Para agregar personas nuevas
- Abrir Configuración de la cuenta.
- Si está trabajando en Resource Management en Smartsheet, seleccione el menú de kebab en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de la cuenta.
- Si está trabajando en Resource Management de forma independiente, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.
- Seleccione Personas en el menú de la izquierda.
- Seleccione Agregar/actualizar personas.
- Seleccione Descargar plantilla.
- Para agregar personas nuevas, abra un programa de hoja de cálculo y complete su información en las filas en blanco.
- Guarde el archivo como un archivo CSV UTF-8.
Para realizar actualizaciones a las personas que ya están en Resource Management
- Abrir Configuración de la cuenta.
- Seleccione Personas en el menú de la izquierda.
- Seleccione Agregar/actualizar personas.
- Seleccione Exportar lista de personas.
- Utilice un programa de hoja de cálculo para cambiar los atributos de las personas que quiera actualizar. Asegúrese de completar los campos personalizados de las personas cuando corresponda.
- Guarde el archivo como un archivo CSV UTF-8.
Consejos y trucos
- Asegúrese de codificar los archivos CSV en UTF-8 para evitar errores en las filas con caracteres especiales.
- Cada persona debe tener un nombre o correo electrónico, nivel de permiso y tipo de licencia. Todos los demás campos son opcionales.
- El primer y último día de las fechas de trabajo deben estar en formato AAAA-MM-DD.
- El nivel de permiso y el tipo de licencia deben coincidir exactamente con la configuración en Resource Management.
- Puede crear nuevas funciones, disciplinas y ubicaciones en esta hoja de cálculo.
- Los valores de campos personalizados de esta hoja deben coincidir con las opciones disponibles en Configuración de la cuenta > Campos personalizados de personas.
- Combine personas nuevas y actualizaciones de perfil en el mismo archivo para ahorrar tiempo.
- Asegúrese de que la configuración regional de su dispositivo utilice la coma como valor predeterminado para los separadores de listas.
Cargar su lista
- Abrir Configuración de la cuenta.
- Si está trabajando en Resource Management en Smartsheet, seleccione el menú de kebab en la esquina superior derecha, y luego seleccione Configuración de la cuenta.
- Si está trabajando en Resource Management de forma independiente, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.
- Seleccione Personas en el menú de la izquierda.
- Seleccione Agregar/actualizar personas.
- En la página Agregar/actualizar personas en Configuración de la cuenta, elija Seleccionar archivo y seleccione su archivo CSV actualizado.
- Marque la casilla para invitar a todos los usuarios con licencia recién agregados o actualizados.
- Haga clic en Cargar.
Puede salir de la página una vez que comience la carga (la importación se ejecutará en segundo plano). Recibirá un correo electrónico cuando haya finalizado.
El correo electrónico incluye un enlace a la página de estado si se producen errores durante la importación. Haga clic en el enlace para descargar una lista de los errores con instrucciones para corregirlos.
Entradas y formato de las columnas
En esta tabla se proporcionan detalles para cada columna de su hoja de cálculo.
| Campos | Campo obligatorio | Descripción | Requisitos de formato |
|---|---|---|---|
| user_id | Sí* (para editar usuarios) | El ID de usuario almacena todos los atributos de usuario que se le asignaron. Al exportar la lista de personas, se incluirán los ID de usuario de los usuarios existentes. | Debe ser un ID de usuario válido en la organización
Para crear nuevos usuarios, deje en blanco la columna ID de usuario
Para actualizar los atributos de usuarios existentes, deje su ID de usuario intacto |
| first_name | Sí | Agregue el nombre de un usuario. | De 0 a 255 caracteres |
| last_name | Opcional | Agregue el apellido de un usuario. | De 0 a 255 caracteres |
| correo electrónico | Sí | Agregue la dirección de correo electrónico del usuario. Tenga en cuenta que el correo electrónico del perfil de un usuario es distinto del que utiliza para iniciar sesión. Consulte Ajustar la configuración del perfil. | usuario@dominio.com |
| permission_type | Sí | Configure el nivel de permiso del usuario. Tenga en cuenta que los usuarios pueden cambiar su tipo de permiso mediante Agregar/Actualizar personas. | Administrador de asignaciones de recursos Editor de carteras Programador de personas Lector de informes de cartera Observador de carteras Editor de proyectos Contratista |
| license_type | Sí | Defina el tipo de licencia para el usuario. Tenga en cuenta que los usuarios pueden cambiar su tipo de licencia mediante Agregar/Actualizar personas. | con licencia managed_resource |
| discipline | Opcional | Agregue el equipo/grupo para el usuario. Si no existe una disciplina, se creará una nueva. | De 0 a 255 caracteres |
| role | Opcional | Agregue el tipo de trabajo para el usuario. Si no existe una función, se creará una nueva. | De 0 a 255 caracteres |
| location | Opcional | Agregue la ubicación donde se encuentra el usuario. Si no existe una ubicación, se creará una nueva. | De 0 a 255 caracteres |
| first_day_of_work | Opcional | Agregue el primer día de trabajo del usuario. Este valor afecta la disponibilidad inicial del usuario. | Formato de la fecha: AAAA-MM-DD |
| last_day_of_work | Opcional | Agregue el último día de trabajo del usuario. Este valor afecta la disponibilidad final del usuario. | Formato de la fecha: AAAA-MM-DD |
| mobile_phone | Opcional | Agregue el número de teléfono móvil del usuario. Este valor se puede ver en la página de perfil del usuario. | De 0 a 255 caracteres |
| office_phone | Opcional | Agregue el número de teléfono de la oficina del usuario. Este valor se puede ver en la página de perfil del usuario. | De 0 a 255 caracteres |
| employee_number | Opcional | Agregue un número de identificación interno del empleado. Este valor aparece en las exportaciones de informes. | De 0 a 255 caracteres |
| utilization_target | Opcional | Agregue un número fijo para el objetivo de utilización del usuario. El objetivo aparece en los informes de utilización y no incide en la disponibilidad del usuario. | Debe ser un número
Si este valor está en blanco, se aplicará 100 |
| bill_rate | Opcional | Agregue una tarifa de facturación modificada para el usuario o use la tarifa de facturación predeterminada en función de su disciplina y función. | La tarifa de facturación modificada debe ser un número
[default] aplica la tarifa de facturación predeterminada en función de la disciplina y la función
Si este campo está en blanco, se aplicará [default] |
| people_tags | Opcional | Agregue etiquetas para identificar habilidades u otras características únicas. | De 0 a 255 caracteres
Separe las distintas entradas con punto y coma. |
| approvers | Opcional |
Si los propietarios del proyecto están habilitados como responsables de aprobación, no es necesario que los incluyan en esta lista.
| Debe ser un ID de usuario válido en la organización Separe las distintas entradas con punto y coma. |
| CF_## “name” (campo de texto) | Opcional | Agregue una cadena de texto al campo personalizado. | De 0 a 255 caracteres |
| CF_## “name” (menú desplegable) | Opcional | Defina un valor de campo personalizado existente para el usuario. | Asegúrese de que los valores ingresados en esta columna se guarden como opciones para este campo en la página Configuración de la cuenta >Campos personalizados de personas |
| CF_## “name” (menú desplegable de selección múltiple) | Opcional | Defina valores de campo personalizado existentes para el usuario. | Asegúrese de que los valores ingresados en esta columna se guarden como opciones para este campo en la página Configuración de la cuenta >Campos personalizados de personas
Separe las distintas entradas con punto y coma. |