Dynamic View: Crear y administrar vistas de sus datos

Dynamic View le permite mostrar datos específicos para que otras personas los vean y editen.  

Antes de crear vistas en Dynamic View

1. Asegúrese de contar con los aspectos básicos de Dynamic View.
2. Cree las hojas y los informes de origen a fin de organizar el proceso, y defina los permisos para los creadores de vistas.

Crear una nueva vista

Existen dos formas diferentes de crear vistas de Dynamic View.

Desde el iniciador

1. Seleccione Dynamic View.

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2. Seleccione Crear vista en el área superior derecha de la pantalla.

Si seleccionó un elemento de origen equivocado, cree otra vista nueva. No es posible regresar y seleccionar otro elemento de origen.

Desde el elemento de origen

1. Seleccione Dynamic View en el menú superior de su hoja o informe.
2. Seleccione Crear vista de Dynamic View. 

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Configurar la vista

Escriba un nombre para la vista, defina lo que las personas pueden ver y si pueden agregar nuevos elementos a una hoja de origen.

Estas son algunas cuestiones que debe tener en cuenta sobre la configuración en este paso:

• Revisar vista por usuario actual: Filtre la vista de un usuario en las tareas asignadas a él a través de la columna Lista de contactos. 
• Restringir vista por filtro de hoja: Los filtros de hoja permiten ajustar los datos que aparecen en la vista. Seleccione cualquier filtro de hoja compartida para restringir la vista a ese filtro específico. 
• Envío de elementos nuevos: Puede permitir que los usuarios creen entradas nuevas. Si la fuente es un informe, especifique la hoja subyacente, no solo el informe. 

Si recopila información de una amplia gama de usuarios, quizás sea más útil crear un formulario. Un formulario facilitará la coherencia de los datos y es otra manera de asegurarse de que todos usen la vista de la forma correcta.

Seleccionar los campos que aparecen

1. En la sección Available fields (Campos disponibles), seleccione los campos que desea mostrar en la vista.
2. Para filtrar datos en campos específicos, agregue cualquier campo desplegable o de símbolo de sus datos de origen. 
3. Opcional - Agregue archivos adjuntos o comentarios con la siguiente configuración: 
   • Archivos adjuntos
     • Mostrar archivos adjuntos
     • Los usuarios pueden agregar archivos adjuntos
   • Comments (Comentarios)
     • Mostrar comentarios
     • Los usuarios pueden agregar comentarios

Los campos que seleccione en este paso aparecerán como columnas y filas en la vista de Dynamic View. Si desea mostrar los campos solo cuando se presentan determinadas condiciones, no los agregue en la sección Campos visibles. En cambio, defina las condiciones o la lógica en la pestaña Panel de detalles.

Configurar el panel de detalles 

En el panel de detalles, puede personalizar lo que aparece para los usuarios después de seleccionar una fila en la vista de Dynamic View. Puede usar el panel de detalles para recopilar información y proporcionar detalles. 

1. Desde la sección Campos disponibles, arrastre los campos a la sección Diseño del panel de detalles.
2. (Opcional) Abra la descripción del panel de detalles e ingrese instrucciones para los usuarios. Verán ese mensaje cuando abran la vista de detalles desde una vista de Dynamic View. 
3. Seleccione la pestaña que desee que aparezca cuando los usuarios abran la vista de Dynamic View: datos, archivos adjuntos o comentarios. 
4. Seleccione el campo que desea configurar. 
5. Edite la lógica o las propiedades del campo. Las propiedades del campo definen el campo, y la lógica le permite aplicar una lógica condicional al campo. 
   • En la barra derecha, seleccione el ícono Propiedades del campo.
     Cuando seleccione un campo en la sección Diseño del panel de detalles, se abrirá el panel Propiedades del campo.
   • Para editar la lógica del campo, en la barra derecha, seleccione el ícono Lógica del campo.

Propiedades del campo

Campo de solo lectura

Es posible que no puedan editarse ciertos campos en función del tipo de datos o la información incluida en la celda. Las siguientes condiciones pueden hacer que un campo sea de solo lectura en Dynamic View:

• El campo proviene de una columna del sistema
• El campo proviene de una columna de fecha de finalización de Gantt
• El campo es la columna de fecha de finalización en la visualización del intervalo de fechas de la configuración del proyecto
• El campo proviene de una columna de fecha de predecesor de Gantt
• La celda de la hoja de origen contiene una fórmula
• La celda de la hoja de origen contiene un enlace de celda de entrada
• La celda de la hoja de origen contiene un hipervínculo

Lógica del campo

Cuando agrega lógica del campo, la vista muestra u oculta campos. Esta lógica se basa en las condiciones o los cambios en el elemento de Smartsheet o en la vista de Dynamic View.

La lógica del campo se basa en listas desplegables y columnas de símbolos. Necesitará un menú desplegable o una columna de símbolos en la hoja de origen para asignar un nombre a las reglas de lógica del campo y guardarlas.

Si la fuente es un informe con varias hojas, los valores de la lista desplegable de una columna determinada deben ser los mismos en todas las hojas. Si en una hoja falta un valor en las propiedades de la columna, es posible que no pueda usar ese valor en la lógica de campo.

1. En el panel Lógica del campo, seleccione + Lógica. 
2. Asigne un nombre a la lógica del campo. 
3. En la sección Cuándo, identifique la columna y los valores que desencadenarán la lógica. 
4. En la sección Acción, seleccione lo que sucederá cuando la vista detecte un desencadenador. Puede hacer lo siguiente:
   • Ocultar campos seleccionados
   • Mostrar campos seleccionados como de solo lectura
   • Mostrar campos seleccionados como editables
   • Mostrar campos seleccionados como obligatorios
5. Seleccione los campos que aparecerán en la vista, o que desaparecerán de ella, y seleccione Guardar.

Los permisos de visibilidad definidos aquí aparecen en el panel Detalles. Para acceder al panel Detalles, seleccione una fila en la vista.

Es posible crear reglas con acciones en conflicto. Dynamic View favorece a la regla con el nivel de permiso más bajo.

Uso compartido de la vista de Dynamic View

Utilice la pestaña de uso compartido para configurar quiénes pueden ver y editar la vista. Consulte cómo compartir la vista de Dynamic View para obtener más detalles.