Smartsheet Control Center: Preguntas frecuentes sobre el archivado de proyectos

Aplica a

Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

El archivado de proyectos permite que Smartsheet Control Center sea una herramienta completa de gestión del ciclo de vida del proyecto: permite que los líderes de programa automaticen y administren el archivado, es decir, la etapa final del ciclo de vida del proyecto.

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¿Cuáles son los requisitos relacionados con el archivado de proyectos y quiénes pueden usar esta función?

El archivado de proyectos se encuentra disponible para todos los clientes que utilizan Smartsheet Control Center. Debe ser líder de programa en Smartsheet Control Center para acceder al archivado de proyectos: únicamente los líderes de programa pueden crear y archivar flujos de trabajo.

¿Qué funciones forman parte del archivado de proyectos?

Con un flujo de trabajo de archivos, usted puede:

  • definir las condiciones de filtrado para que los líderes de programa puedan seleccionar rápidamente proyectos para enviar a archivado;
  • ofrecerle a su equipo de proyecto un directorio más ordenado de espacios de trabajo al mover proyectos a espacios de trabajo de archivo;
  • cambiar la propiedad, actualizar el uso compartido y limitar el acceso a proyectos a fin de preservar datos históricos que se utilizan para las auditorías y los análisis;
  • deshabilitar alertas y acciones, de manera tal de que, una vez finalizado el proyecto, dejen de generarse notificaciones;
  • retirar de la publicación de manera colectiva todas las hojas, los paneles o los informes archivados;
  • conservar datos de resumen en proyectos archivados para que puedan formar parte de los informes de cartera para el ejercicio fiscal;(Tal vez quiera archivar los datos de resumen en la renovación del ejercicio fiscal).
  • aportar una lista de proyectos archivados en Control Center en caso de que su equipo precise acceder a ellos a modo de referencia más adelante.

¿Podré archivar elementos de Smartsheet que no se crearon con Control Center?

No. Solo pueden archivarse los elementos creados con Control Center.

¿Cuáles son las situaciones habituales compatibles con el archivado de proyectos?

Algunas situaciones habituales son:

  • Archivo completo: se bloquean al mismo tiempo todos los elementos de Smartsheet relacionados con un proyecto finalizado. Se eliminan los proyectos completos de los paneles y de los informes de nivel de cartera en forma masiva sin que sea necesario editar manualmente los paneles e informes existentes.
  • Archivo con visibilidad limitada: se bloquean los proyectos completos y se elimina el acceso a ellos. No obstante, se los conserva en los paneles e informes de nivel de cartera hasta el final del ejercicio fiscal. Al comienzo del siguiente ejercicio fiscal, puede eliminar los proyectos archivados de los paneles e informes.

¿Puedo restaurar un proyecto archivado?

El archivado de un proyecto es una acción permanente. En este momento, no pueden restaurarse los proyectos archivados.

¿Pueden archivarse los proyectos de manera automática?

No. Un líder de programa debe archivar los proyectos en forma manual desde la aplicación Control Center. A continuación, Control Center realiza de manera automática las acciones que usted ha definido en relación con el flujo de trabajo de archivado de proyectos para todos los proyectos seleccionados.

¿Quién puede ver y acceder a los proyectos archivados?

Los usuarios pueden ver una lista de proyectos archivados en Control Center. Únicamente los usuarios que tienen permiso (configurado como parte del archivado) podrán acceder a los elementos del proyecto en Smartsheet.

¿Se eliminarán los proyectos archivados de los resultados de la búsqueda?

En los resultados de la búsqueda, solo se muestran los proyectos a aquellas personas que tienen acceso a ellos. Una de las opciones del flujo de trabajo de archivado consiste en mover la carpeta del proyecto a un espacio de trabajo del archivo. Una vez que se mueve la carpeta, solo los usuarios con permiso otorgado para acceder al espacio de trabajo de archivo verán los proyectos en los resultados de la búsqueda.

¿Puedo archivar parcialmente un proyecto para dejarlo abierto para la revisión o auditoría finales?

Sí. El archivado de proyectos admite el archivado en varias etapas. Cuando se completa un proyecto, éste puede moverse a un espacio de trabajo llamado Archivo pendiente, al que solo ciertas personas tienen acceso. Una vez finalizadas las revisiones y auditorías, puede llevar a cabo el proceso completo de archivado para eliminar los accesos y bloquear el proyecto.

Frequently Asked Questions

What are the requirements for Project Archiving and who can use the feature?

Project Archiving is available to all customers using Smartsheet Control Center. You must be a Program Lead in Smartsheet Control Center to access Project Archiving: only Program Leads can create and run archiving workflows.

What features are part of Project Archiving?

With an archive workflow, you can:

  • Set filtering conditions so Program Leads can quickly select projects for archiving.
  • Provide your project team with a cleaner directory of workspaces by moving projects to archive workspaces.
  • Change ownership, update sharing, and limit access on projects to preserve historical data for audit and analysis.
  • Disable Alerts & Actions so that a finished project no longer generates notifications.
  • Collectively unpublish all archived sheets, dashboards, or reports.
  • Retain summary data on archived projects so they can be part the portfolio reporting for the fiscal year. (You may still want to archive the summary data at fiscal year rollover.)
  • Provide a list of archived projects in Control Center in case your team needs to access them for reference at a later time.

Will I be able to archive Smartsheet items that were not created using Control Center?

No. Only items created using Control Center can be archived.

What are common scenarios that Project Archiving supports?

Some common scenarios are:

  • Complete archival—lock Smartsheet items related to a finished project all at once. Remove finished projects from portfolio level dashboards and reports in bulk, without having to manually edit your existing dashboards and reports.
  • Archive with limited visibility—lock completed projects and remove access to them, but keep them in portfolio level dashboards and reports until the end of the fiscal year. At the beginning of the next fiscal year, you can remove the archived projects from the dashboards and reports.

Can I restore an archived a project?

Archiving a project is a permanent action. At this time you cannot restore an archived project.

Can projects be archived automatically?

No. A Program Lead must manually archive projects from within the Control Center app. Control Center will then automatically perform the actions that you define for the project archive workflow on all of the selected projects.

Who can view and access archived projects?

Users can see a list of archived projects in Control Center. Only users who have permission (configured as part of the archive) will able to access the project items in Smartsheet.

Will archived projects be removed from search results?

Projects only appear in the search results for people who have access to the project. One of the options in the archiving workflow is to move the project folder to an archive workspace. After the folder is moved, only users with permissions to access the archive workspace will see the projects in search results.

Can I partially archive a project to leave it open for final review or audits?

Yes. Project Archiving supports multi-stage archiving. When a project is completed it can be moved into a Pending Archive workspace where only certain people will have access to it. After any reviews and audits are complete, you can perform the full archive to remove all access and lock the project.