Tomar decisiones sobre alertas y solicitudes en Hangouts Chat

Envíe notificaciones y solicitudes desde Smartsheet, y accione sobre ellas desde Google Hangouts Chat. Por ejemplo, puede iniciar una acción respecto de una solicitud de aprobación de Smartsheet mientras chatea con un compañero de trabajo en Hangouts Chat sobre dicha solicitud, todo sin tener que salir de la aplicación Hangouts Chat.

Esta integración ha sido diseñada de manera exclusiva para la próxima versión de la aplicación Hangouts Chat, a la que puede acceder desde aquí: https://chat.google.com/ (o a través de las aplicaciones móviles y de escritorio de Hangouts Chat). (o a través de las aplicaciones móviles y de escritorio de Hangouts Chat).

Antes de comenzar

Crear un flujo de trabajo automatizado

Antes de recibir alertas y solicitudes en Hangouts Chat, deberá ser un destinatario en un flujo de trabajo automatizado en una hoja de Smartsheet. Para obtener más información sobre cómo crear flujos de trabajo automatizados, consulte Ahorre tiempo y trabaje con mayor rapidez gracias a los flujos de trabajo automatizados.

Esta integración no es compatible con la versión clásica de Hangouts.

 

Habilitar los bots

Si no ve el bot de Smartsheet al buscar, es posible que su administrador haya deshabilitado los bots para su dominio. Para poder usar la integración de Hangouts Chat con Smartsheet, pídale al administrador de Google de su organización que habilite el bot con los pasos que se mencionan en este artículo de Soporte de Google.


Configurar Hangouts Chat para recibir alertas y solicitudes

Comience a recibir alertas de Smartsheet en Hangouts Chat al conectar las dos aplicaciones:
búsqueda de hangouts chat

  1. En la barra de búsqueda Buscar personas, salas, bots de Hangouts Chat, escriba "Smartsheet" y seleccione el bot de Smartsheet. El bot iniciará una conversación con usted en forma automática.

    NOTA: Si no ve el bot de Smartsheet al buscar, es posible que su administrador haya deshabilitado los bots para su dominio. Para poder usar la integración de Hangouts Chat con Smartsheet, pídale al administrador de Google de su organización que habilite el bot con los pasos que se mencionan en este artículo de Soporte de Google.
     
  2. En la ventana del chat, haga clic en Permitir acceso.

    El bot de Smartsheet le pide autorización.
     
  3. Cuando se lo indique, inicie sesión en su cuenta de Smartsheet y haga clic en Permitir.

Una vez que vea la página de confirmación y el bot le envíe el mensaje "¡Todo listo!", podrá realizar acciones con las solicitudes de actualización, solicitudes de aprobación, notificaciones y recordatorios desde Smartsheet.

Cancelar el registro a las notificaciones de Smartsheet

Dispone de dos métodos para dejar de recibir alertas futuras y mensajes de acciones en Hangouts Chat:

En Smartsheet:

  1. Haga clic en Imagen de perfil, en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.
  2. Seleccione Aplicaciones e integraciones.
    Aparece una ventana con una lista de todas las integraciones conectadas a su cuenta de Smartsheet.
     
  3. Busque la lista de integraciones de Hangouts Chat en la lista de aplicaciones y haga clic en Revocar.

En Hangouts Chat (versión de escritorio):

  1. Busque y desplace el cursor sobre el bot de Smartsheet, en el panel de la izquierda.
  2. Seleccione Más ícono más > Quitar.

En Hangouts Chat (aplicación móvil):

  1. Busque y presione el bot de Smartsheet en la pantalla del chat.
  2. Presione el nombre del bot de Smartsheet (extremo superior izquierdo de la pantalla).
  3. Presione Quitar.

Luego de revocar el acceso, dejará de recibir notificaciones en Hangouts Chat.

Consejos para aprovechar al máximo Smartsheet en Hangouts Chat

Maximice la combinación de trabajos en Smartsheet y la comunicación en Hangouts Chat.

Ejecute las solicitudes de actualización y las solicitudes de aprobación de Hangouts Chat.

Puede aprobar solicitudes de presupuestos o completar y enviar solicitudes de actualización directamente desde la ventana de chat de Smartsheet en Hangouts Chat. Haga clic en Abrir formulario de aprobación o Abrir formulario de actualización para autorizar o rechazar una solicitud de aprobación o completar una solicitud de actualización directamente desde Hangouts Chat.

Obtenga más información sobre cómo crear Solicitudes de aprobación y Solicitudes de actualización en Smartsheet.

Configurar un recordatorio para iniciar una acción más adelante

Puede configurar la integración para que le envíe otro recordatorio para revisarlo más adelante. Haga clic en Recordarme más tarde y, luego, seleccione el horario deseado.

Obtenga más información sobre la configuración de Recordatorios en Smartsheet.

¿Utiliza Hangouts para dispositivos móviles? Desactive las notificaciones emergentes para dispositivos móviles de Smartsheet.

Si utiliza la aplicación de Hangouts para dispositivos móviles en forma activa, así como la aplicación de Smartsheet para dispositivos móviles, recibirá la misma notificación de cada una de las aplicaciones. Desactive las notificaciones emergentes de Smartsheet para asegurarse de recibir únicamente una notificación a través de Hangouts.

Para obtener más información sore cómo desactivar las notificaciones emergentes para dispositivos móviles, consulte el artículo de ayuda Cómo ajustar las configuraciones personales.
 

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