Actuar respecto de las alertas y solicitudes en Google Chat

Por ejemplo, puede iniciar una acción en una solicitud de aprobación de Smartsheet mientras conversa con un compañero de trabajo en Google Chat respecto de una solicitud, todo esto sin salir de la aplicación.

Esta integración está diseñada únicamente para la próxima versión de la aplicación Google Chat, a la que puedes acceder aquí: https://chat.google.com/ (o a través de las aplicaciones de escritorio y móvil de Google Chat).

Requisitos previos

Crear flujos de trabajo automatizados

Antes de recibir alertas y solicitudes en Google Chat, debe ser destinatario de un flujo de trabajo automatizado en una hoja de Smartsheet. 

Cuando se crean flujos de trabajo automatizados, no existe una opción específica para seleccionar Google Chat desde el bloque de acciones. En su lugar, seleccione la columna de dirección de correo electrónico o contacto para recibir la notificación automatizada. Si el destinatario ha habilitado el bot de Google Chat y ha ajustado sus Preferencias de notificación en su Configuración personal para permitir que las notificaciones se envíen a las aplicaciones de mensajería, la notificación se enviará a Google Chat.

Habilitar los bots

Si no puede ver el bot de Smartsheet en Google Chat durante la búsqueda, es posible que el administrador haya deshabilitado los bots para su dominio. Para utilizar la integración de Google Chat con el bot de Smartsheet, el administrador de Google de tu organización debe habilitarla siguiendo los pasos que se indican en este artículo del servicio de asistencia de Google.

Configurar Google Chat para recibir alertas y solicitudes

Comience a recibir alertas de Smartsheet en Google Chat conectando las dos aplicaciones:

1. En la barra de búsqueda Buscar personas, salas, bots para Google Chat, escribe Smartsheet y selecciona el bot de Smartsheet. El bot iniciará automáticamente una conversación contigo. 
2. En la ventana de chat, seleccione Permitir acceso. 
3. Cuando se le solicite, inicie sesión en su cuenta de Smartsheet y seleccione Permitir.

Una vez que veas la página de éxito y el bot te envíe el mensaje "¡Ya está todo configurado!". puede actuar sobre las solicitudes de actualización, las solicitudes de aprobación, las notificaciones y los recordatorios desde Smartsheet.

Cancelar el registro de las notificaciones de Smartsheet

Dispone de dos métodos para dejar de recibir futuros mensajes de alertas y acciones en Google Chat:

En Smartsheet

1. Seleccione la imagen de su perfil en la esquina superior derecha de la ventana de Smartsheet.
2. Seleccione Aplicaciones e integraciones.
3. Localiza la integración de Google Chat en la lista de aplicaciones y selecciona Revocar.

En el chat de Google (versión de escritorio)

1. Busque el bot de Smartsheet y pase el cursor sobre él en el panel izquierdo.
2. Seleccione Más > Eliminar.

En el chat de Google (aplicación para móviles)

1. Busque y pulse el bot de Smartsheet en la pantalla de Chat.
2. Pulse el nombre del bot de Smartsheet (esquina superior izquierda de la pantalla).
3. Pulse Eliminar.

Tras revocar el acceso, dejará de recibir notificaciones en Google Chat.

Formas de usar Smartsheet en Google Chat

Maximice la combinación de trabajo en Smartsheet y la comunicación en Google Chat.

• Solicitudes de actualización y aprobación: Aprueba solicitudes de presupuesto o rellena y envía solicitudes de actualización directamente desde la ventana de chat de Smartsheet en Google Chat. Selecciona Abrir formulario de aprobación o Abrir formulario de actualización para aprobar o denegar una solicitud de aprobación o completar una solicitud de actualización directamente desde Google Chat.
• Establece un recordatorio para actuar más tarde: Puedes hacer que la integración te envíe otro recordatorio para que puedas revisarlo más adelante. Seleccione Recordármelo más tarde y, a continuación, seleccione la hora deseada.
• Desactiva las notificaciones push para móviles: Si utilizas activamente las aplicaciones móviles de Google Chat y Smartsheet, recibirás las mismas notificaciones de cada aplicación. Puede desactivar las notificaciones de inserción móvil de Smartsheet para recibir solo una notificación a través de Google Chat.